ABC Analizi Temel Kılavuzu

Şirketler depolarındaki ürünlerin yaklaşık %25’inden fayda elde edemiyor!

Klasik Pareto analizine göre, ürünlerinizin %50’si toplam marjınızın sadece %5’ini oluşturur. Elbette bu yine de %5 de göz ardı edilemez. Ancak bu ürünlere, bize gerçekten para kazandıran en önemli ürünlerle aynı yatırımı ve önemi vermeli miyiz?

Biraz daha derine indiğimizde tamamen farklı bir tablo ortaya çıkmaya başlar.

Bu makalede, daha etkili envanter stratejileri uygulamak için en önemli ürünlerinizi nasıl belirleyebileceğinizi keşfedeceğiz.

Ama önce Pareto yasalarını ve pratikte nasıl işlediklerini açıklayayım.

ABC Analizi nedir?

Pareto prensibini tedarik zincirine uygulamak için genellikle ABC Analizi adı verilen akıllıca bir teknik kullanırız. ABC envanter analizi özünde, envanterin belirli kriterler önceliğine göre sınıflandırılması sürecidir. Bu analitik yaklaşımın sağladığı içgörülerle, envanter seviyelerini optimize etmek için anlamlı fırsatlar belirleyebiliriz.

Bu faydalı araç, tedarik zinciri ekiplerinin taşıma maliyetini azaltmasına ve işletme sermayesini açığa çıkarmasına yardımcı olur. Ancak daha da önemlisi, iyi bir ABC analizi müşteri için en önemli olan ürünlerde daha iyi bulunurluk elde ederek satış cirosunu artırmaya yardımcı olmalıdır. Sonuç olarak, bu yaklaşımdan yararlanan işletmeler daha yalın ve daha verimli çalışır.

İşiniz bittiğinde, envanteriniz genellikle stratejik önemine göre A, B ve C olmak üzere üç temel kategoriye ayrılacaktır.

Kategori A: Önemli olan ve bu nedenle sıkı kontrol gerektiren ürünler.

Kategori B: Daha düşük öneme sahip, ancak yine de orta düzeyde bir kontrolle yönetilmesi gereken ürünler.

Kategori C: Daha düşük öneme sahip olan ve yalnızca en basit düzeyde kontrol gerektiren ürünler.

“ABC” adı sadece 3 sınıfınız olduğunu göstermektedir. Ancak isterseniz 10 sınıfı ayırt edebilirsiniz. Ancak bu, verilerin yorumlanmasını biraz daha zorlaştırabilir. Bunu daha sonra inceleyeceğiz.

Pareto analizi nedir

80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto ilkesi, bir şirketin cirosunun %80’inin ürün yelpazesinin yalnızca %20’si tarafından üretildiğini gösterir. Bunlar ‘altın yumurtalar’dır ve özenle ve dikkatle ele alınmalıdır.

Aşağıdaki örnekte, Kategori A makaleleri şirketin marjına %70, Kategori B makaleleri %20 ve son olarak Kategori C makaleleri %10 katkıda bulunmaktadır.

Aşağıdaki grafik, ürünlerin %70’inin şirketin marjına yalnızca %10 katkıda bulunduğunu açıkça göstermektedir. Genellikle bu Kategori C ürünleri, dalgalanmaları ve gelecekteki taleplerini doğru tahmin etme konusundaki karmaşıklıkları nedeniyle çok fazla düşünmeyi gerektirir.

Ancak, Kategori A maddelerinin işletme için en önemli maddeler olduğu göz önünde bulundurulduğunda, bunlara gereken önem verilmeli ve ihmal edilmemelidir.

Ürünlerinizi sınıflandırmak neden önemlidir?

Geniş bir ürün yelpazesi sunduğunuzda , şirketinizin kar marjına çok düşük katkı sağlayan ürünlerle dikkatinizin dağılması kolaydır. Bunun ana nedeni, bu ürünlerin genellikle yüksek bir dalgalanma göstermesi ve bu nedenle yönetilmelerinin zor olmasıdır.

ABC Analizinin tüm amacı, ürün yelpazenizi mantıksal olarak yapılandırmak ve içindeki önceliklerinizi belirlemektir. Sonuç olarak, daha fazla odaklanmanın faydasını göreceksiniz. Ürünleri işletmeniz için stratejik önemlerine göre sınıflandırarak, zamanınızı ve paranızı en önemli yere yatırdığınızdan emin olabilirsiniz.

Neden ABC Analizi yapmalısınız?

ABC analizi size ürün yelpazenizle ilgili pek çok ilginç bilgi sağlayacaktır. Bu bilgiler, paradan tasarruf etmek, hizmeti iyileştirmek ve kârlılığı artırmak üzere tasarlanmış optimizasyon girişimlerini yönlendirmek için kullanılabilir.

İşte işletmenizin ABC analizini tamamlamaktan nasıl faydalanabileceğine dair birkaç örnek:

• Yatırım önceliklerinizi, iş için pek bir şey yapmayan Kategori C ürünleri yerine Kategori A ürünlerine odaklanacak şekilde değiştirmek
• Önemsiz ürünlerde manuel müdahale gereksinimini en aza indiren yeni stratejilerin uygulanması
• Ekibinizin dikkatini önemli ürünleri proaktif bir şekilde yönetmeye ve sorunları müşteriyi veya kâr-zarar hanesini etkilemeden önce önlemeye yeniden odaklamak

Nihayetinde, bu kullanışlı analizi, her ikisi de genellikle yetersiz olan zaman ve kaynakları gerçekten fark yaratan şeylere harcamak için kullanmalısınız.

ABC Analizinde hangi adımlar yer alır?

ABC analizi, aşağıdakilerle ilgili geçmiş veya tahmini rakamlarınız gibi geniş bir kriter yelpazesi üzerinde gerçekleştirilebilir:

• Satış hacmi
• Satılan Malın Maliyeti (COGS)
• Satış Cirosu
• Marj

Bir ABC analizini tamamlamak için gereken adımlar, keşfetmek istediğiniz karmaşıklık ve ayrıntı düzeyine bağlıdır.

Ama önce hedeflerinizi düşünelim.

ABC yöntemi amacı nedir?

Yönetim ekibinin yapması gereken ilk şey, bir ABC analizi yaparak neyi başarmak istediğinizi belirlemektir.

İşte birkaç örnek:

1. Hangi ürünlerin önemli olduğunu belirlemek için mi?
2. Hangi müşterilerin önemli olduğunu belirlemek için mi?
3. Depo düzeninin nasıl olması gerektiğini belirlemek için mi?

Hedeflediğimiz amaç ABC analizinin temelini oluşturacaktır.

Yönetim ekibi ürün yelpazenizi daha iyi anlamak istiyorsa (yukarıdaki madde #1), ideal olarak aşağıdaki verilere ihtiyaç duyulacaktır:

• SKU başına marj
• SKU başına müşteri sayısı

Ancak, hedef depo yerleşimiyle ilişkilendirilirse (yukarıdaki madde #3 ), aşağıdaki veriler anahtar olacaktır:

• SKU başına seçim sayısı
• SKU başına metre kare (veya küp)

İşletmeniz için ne tür bir ABC Analizi doğru olur?

Analizin hedeflerini belirlediğinize göre, istenen içgörüye ulaşmak için analizinizin ne kadar karmaşık olması gerekiyor?

Sadece tek bir kritere dayalı basit bir ABC analizi mi arıyorsunuz? Yoksa birden fazla faktöre bakan daha ayrıntılı bir ABC analizine mi ihtiyacınız var?

Herkesin anlayabileceği hızlı ve kolay bir sonuç için muhtemelen basit bir analiz yapmak mantıklı olacaktır. Ancak, ürün yelpazenizin daha ayrıntılı bir dökümüne ihtiyacınız varsa, biraz daha derine inmeniz gerekecektir.

Basit bir ABC Analizinin Tamamlanması

Yeni bir depo mu kuruyorsunuz ve bu ürünlerin kolay erişilebilir yerlerde depolanabilmesi için hızlı koşucularınızın neler olduğunu bilmek mi istiyorsunuz? (Muhtemelen alçakta ve deponun ön tarafına yakın bir yerde.) O zaman sipariş hattı sayısını veya satış cirosunu belirleyen basit bir ABC analizi yeterli olacaktır.

Bu tek boyutlu ABC analizini tamamlamak için basitçe en önemli kriterleri alıyor ve ürünleri her birinin işletmeye ne ölçüde katkıda bulunduğuna göre kategorize ediyoruz.

Daha karmaşık, çok boyutlu ABC Analizi

İşletmeniz, planlama ekibinin bu ürünlere öncelik vermesine yardımcı olmak için en çok para kazandıran kalemleri belirlemekle ilgileniyorsa, çok boyutlu bir ABC’ye ihtiyacımız vardır. Bu bazen ABC-XYZ analizi olarak da adlandırılır.

Bu örnek için şunu kullanabiliriz:

Boyut 1 = Marj

Boyut 2 = Sipariş Hattı Sayısı veya belki de Satış Hacmi

İki farklı boyuta bakarak, her bir ürünün söz konusu iki faktörde nasıl performans gösterdiğine dair çok daha zengin bir içgörü elde edebiliriz. Örneğin, bir ürün marj açısından düşük ancak müşteri siparişi sayısı açısından yüksek bir sıralamada yer alıyorsa, bu ürünün ürün yelpazemiz içinde kilit bir ürün olduğunu görebiliriz.

ABC analizinizi hangi kriterlere dayandırmalısınız?

Bir analiz yapmak için kullanabileceğimiz pek çok kriter vardır. Ancak, analizinizin hedeflerine en uygun kriterleri seçmeniz önemlidir.

İşte kullanabileceğiniz kriterlere ve analizin size söyleyeceklerine dair birkaç örnek:

Nihayetinde, hangi kriterlerin önemli olduğunu ve analizi tamamlamak için kaç kriterin kullanılması gerektiğini belirlemesi gereken kişi yönetim ekibidir.

ABC Analizi nasıl yapılır

Artık basit bir analize mi yoksa daha karmaşık bir analize mi ihtiyacınız olduğunu belirlediğinize ve yönetim ekibi ana kriterleri ana hatlarıyla belirlediğine göre, bir sonraki adım analizi gerçekleştirmektir.

ABC analizi yapmak için birbirinden biraz farklı pek çok yaklaşım vardır. Ancak, tipik olarak 5 ana adım vardır. İşleri basit tutmak için, aşağıdaki çalışılmış ABC Analizimizde ana kriterimiz olarak marjı kullanacağız.

1)Verilerinizi hazırlayın

Analizinize başlamadan önce doğru verilere ihtiyacınız olacaktır. Bunu yapmak için, istenen tarih aralığında seçilen kriterlere sahip verileri bir ürün düzeyinde ayıklayın. Örneğimizde, her bir SKU’nun marjını çıkarmamız gerekiyor.

2) Verilerinizi sıralayın

Şimdi, her bir ABC kriterini sırayla ele alın ve ürünlerinizi en yüksekten en düşüğe doğru sıralayın. Aşağıdaki ABC analizi örneğinde, verileri her bir ürünün sunduğu marja göre azalan sırada düzenledik.

3)Her bir ürünün katkıda bulunduğu yüzdeyi hesaplayın

Her bir ürünün katkıda bulunduğu marjı, tüm ürün yelpazesi için toplam marjın yüzdesi olarak hesaplayın. Ardından, en yüksek marja sahip üründen başlayarak, birikmiş marjı yüzde olarak hesaplayın.

4)Ürünlerinizi kategorize edin

Biriken yüzdelere dayanarak ürünlerinizi ABC kategorilerinize göre sınıflandırın. Tipik olarak:

• Kategori A ürünleri = ürün yelpazenizin en üst %80’ini temsil eden kalemler
• Kategori B ürünleri = ürün yelpazenizin sonraki %15’ini temsil eden kalemler
• Kategori C ürünleri = ürün yelpazenizin son %5’ini oluşturan kalan ürünler

Bu örnekte, matkap ve çalışma tezgahı şirketin marjı üzerinde en yüksek etkiye sahiptir. Bu nedenle bunları Kategori A ürünler olarak sınıflandırıyoruz. Müşteri talebini karşılamak için yeterli envanterin mevcut olduğundan emin olmak bu ürünler için çok önemlidir.

• Çok boyutlu bir analiz için işlemi tekrarlayın

ABC analizinin aksine, çok boyutlu veya ABC-XYZ analizi bir makalenin önemini belirlemek için birden fazla kriter kullanmanıza olanak tanır. ABC-XYZ analizinizi tamamlamak için 1-4. Adımları ikinci kriterle tekrarlayın.

Sonuçlarınızı nasıl yorumlamalısınız?

ABC analizi tamamlandıktan sonra her bir ürün Kategori A, B veya C olarak sınıflandırılmalıdır. Çok boyutlu analiz için sonuçlar aşağıdaki gibi görünmelidir:

Yukarıdaki örnekte, ABC-XYZ analizi marj ve sipariş hatlarına dayanmaktadır. “AX” olarak adlandırılan maddeler işletme için en önemli maddelerdir, CZ maddeleri ise düşük öneme sahiptir.

ABC-XYZ sınıflandırmasına dayalı olarak, şirketler sınıflandırma grubu başına hizmet seviyelerini farklılaştırabilmektedir. AX ürünlerinin hizmet seviyesi CZ ürünlerinden daha yüksek olabilir.

Başka neleri düşünmeniz gerekiyor?

Kaç adet Kategori A ürünü stoklamalısınız?

Her zaman gündeme gelen önemli bir soru şudur: “Bir şirket kaç tane Kategori A ürününe sahip olmalıdır?”. Sonuçta, bunlar en fazla odaklanılması ve en düzenli gözden geçirilmesi gereken ürünlerdir (yeni ürünler dışında). Bu mantıklı bir karar olur.Çünkü bunlar para kazandıran ürünlerdir.

Eğer iki planlamacı olsaydı, ilk 500 kalemi (marj bazında) etkin bir şekilde optimize edebilirlerdi.

• Bu 500 ürün, ürün yelpazesindeki toplam ürünlerin %0,3’ünü oluşturmaktadır;
• Yine de marjın %25’ini oluşturmaktadırlar.

Bu tür bir dağılım olağandışı değildir ve yukarıda Kategori A ürünlerine odaklanılmış olsa da, planlamacılarınızın zamanlarının bir kısmını Kategori B ve Kategori C ürünlerine harcamaları gerekir.

Ancak, yukarıda vurgulandığı gibi, odaklanmaları gereken Kategori A ürünleri olmalıdır.

Daha karmaşık ürünleri nasıl yönetmelisiniz?

Sınıflandırmayı geçmiş verilere dayalı olarak oluşturmak, satışların gerçekten gerçekleştiği ve verilerin muhtemelen güvenilir olduğu anlamına gelir. Peki ya sezonluk ürünleriniz varsa?

Geçtiğimiz birkaç ay içinde sıcak hava dalgası nedeniyle talepte bir zirve yaşandıysa ve ürünlerinizi bu belirli aylara göre sınıflandırırsanız, dondurmalarınız çok önemli olarak sınıflandırılacaktır. Ancak bu ürünler yılın geri kalanında bu kadar yüksek miktarlarda satılmayacaktır. Bu nedenle kaç aylık veri ve analizin tam olarak ne zaman yapılacağı büyük önem taşımaktadır.

Ayrıca, tedarikçi teslim süreleri dikkate alınmalıdır. Bir şişme yüzme havuzunun tedarik süresi 4 ay ise ve önümüzdeki 2 ay için yüksek sezonda bir sınıflandırma yapıyorsanız, yüzme havuzu elbette çok önemli olarak sınıflandırılacak, bu da daha yüksek bir hizmet seviyesi ve dolayısıyla daha fazla envanterle sonuçlanacaktır.

Ancak 4 aylık bir teslim süresi ile şişme yüzme havuzları sonbaharda teslim edilecektir.

Tahmin edilen talep temelinde dinamik bir ABC sınıflandırması gerçekleştirmek, mevsimsel ürünlerin veya olumlu ya da olumsuz bir eğilim gösteren ürünlerin doğru hizmet seviyesine ve odağa sahip olmasını sağlamak için genellikle harika bir yoldur.

Giderek daha popüler hale gelen ürünler, bu noktada hala bir BY makalesi olabilir. Ancak satışlardaki eğilime dayanarak, tahmin açıkça ürünün hızlı bir hareket haline geleceğini gösteriyor. Bu nedenle, ürün daha yüksek bir hizmet seviyesine sahip olmalı ve yaklaşan talebi yönetmek için envanter seviyelerinin artırıldığından emin olmak için şimdiden daha fazla dikkat çekmelidir.

Bu noktada tedarik zinciri ekipleri, ürün sınıflandırmasını dinamik olarak yeniden hesaplayarak ürünlerin doğru seviyede ilgi görmesini ve talebe göre en iyi karşılık gelen hizmet seviyesine sahip olmasını sağlayabilir.

Doğru verileri kim sağlayacak?

İyi bir analiz yapmak için iyi verilere ihtiyacınız vardır. Ancak bu verilerin sahibi kim olmalıdır? BT ekibi mi, finans mı, operasyonlar mı, hatta yönetim mi?

Bu zor bir sorudur ve birçok işletmenin net bir cevabı yoktur. Muhtemelen bunun söz konusu işletmeye bağlı olduğunu düşünüyorsunuz ve bir noktaya kadar haklısınız.

BT ekibinin desteklemesi gereken teknolojik bir süreç veya sistem olabilir. Ancak ana veriler herkesin sorunudur. Talep planlamacısından CEO’ya kadar hepimizin ana verileri temiz tutmak gibi bir görevi vardır. Ancak o zaman herkes fayda sağlayacaktır.

Bazı son düşünceler

Bu makalede, etkili bir ABC analizini tamamlamak için atmanız gereken adımları inceledik.

Umarım bu basit ipuçları, ürün yelpazenizin değerini en üst düzeye çıkarmak için harekete geçmenizi ve envanter seviyelerini düşürmek için anlamlı fırsatları belirlemenizi sağlar.

Başka makalelerimize göz atmaya ne dersiniz?

Ürün yaşam döngüsünün her aşamasında ürün yelpazenizi optimize etmeye yönelik basit kılavuzumuzla ürün çeşitliliği yönetimini nasıl bir üst seviyeye taşıyabileceğinizi öğrenin.