Risker i leveranskedjan

Vi möts av risker vid varje korsning idag, oavsett om man navigerar i en styrd leveranskedja eller ej.

Risker tycks vara det nya normala.

Som J.R.R. Tolkien en gång skrev: “Det är farligt för ett företag att gå utanför dörren. Man kliver ut på vägen, och om man inte håller sig på fötterna vet man inte vart man kan svepas iväg.”

Under de senaste åren har vi upplevt flera “en gång i livet”-händelser som har skapat risker.

Covid-pandemin, kaos i leveranskedjan kaos över hela världen, kriget i Ukraina, utbredd inflation, den stora uppgivenheten, extrema väderförhållanden orsakade av den globala uppvärmningen, cyberattacker… listan kan göras lång.

Vissa har definierat denna period som en polykris.

En “polykris” är en ström av varierande kriser som har en djup inverkan på världen och din förmåga att navigera runt dem. Allt känns som en försämring av en redan svår situation och väcker frågan “är du förberedd?

Med alla de olika typer av problem som finns på menyn, oavsett om de är geopolitiska, ekonomiska eller klimatrelaterade, skulle ett vanligt svar på den frågan naturligtvis vara “förberedd för vad?

Vissa har definierat denna period som en polykris.

En “polykris” är en ström av varierande kriser som har en djup inverkan på världen och din förmåga att navigera runt dem. Allt känns som en försämring av en redan svår situation och väcker frågan “är du förberedd?

Med alla de olika typer av problem som finns på menyn, oavsett om de är geopolitiska, ekonomiska eller klimatrelaterade, skulle ett vanligt svar på den frågan naturligtvis vara “förberedd för vad?”

Är du redo för vad världen kommer att ge dig härnäst?

Chansen är stor att du inte är det och många andra sitter i samma båt.

Men att inte vara förberedd för att man beter sig som om ingenting har förändrats är inte tillräckligt bra. Man kan inte sticka huvudet i sanden och hoppas på det bästa.

Denna föråldrade syn på riskhantering hör inte hemma i någon del av er verksamhet, än mindre i er leveranskedja.

När allt kommer omkring kan dessa störande händelser få bestående effekter på ditt företag och till och med påverka andra företag eller världen som helhet.

Kommer ni ihåg debaclet med Suezkanalen?

9,6 miljarder dollar i global handel på skrothögen. Otaliga företag runt om i världen drabbades av störningar i flera veckor. Och allt detta på grund av att ett containerfartyg gick på grund.

Man kan argumentera: “Det är en av de saker som vi inte kan kontrollera”. Men vilken global händelse kan inte beskrivas på det sättet?

Visst, du ensam kunde förmodligen inte ha gjort något åt Ever Given’s ödesdigra resa. Men det kanske finns åtgärder som du kunde ha vidtagit för att skydda ditt företag från efterdyningarna.

Därför handlar dagens artikel om beredskapsplanering och strategiskt tänkande.

Där det finns en vilja, finns det ett sätt

När det gäller riskplanering tittar många företag på sin förmåga att hantera den genom att analysera kapaciteten hos varje avdelning.

Kanske har du hört liknande farhågor uttryckas i din organisation:

• “Hur ska vår finansavdelning hantera en ny lågkonjunktur?”
• “Hur kan försäljningen fortsätta att visa bra siffror om vi inte kan få produkter från vår leverantör i öst?”
• “Hur ska vår kundtjänst kunna hålla kunderna nöjda om leveransen blir kraftigt försenad?”

Detta inåtblickande synsätt betraktar inte verksamheten som en enhet. Man tittar på varje avdelning och försöker ta itu med scenarier som är omöjliga att hantera individuellt. Problemet är dock att dessa problem ofta påverkar hela företaget.

Denna attityd innebär inte att försäljning och marknadsföring ses som sammankopplade. Eller försörjning och finans. Eller kundservice och drift.

Du kan tydligt se detta problem illustrerat framför dina ögon genom att använda “stoppljusdiagram” med röda, gula eller gröna färgade rutor där risken anges per avdelning. På ytan kan man se var det finns en inneboende risk för vissa situationer och var denna risk känns starkast.

Om du t.ex. stryper försörjningen kommer din försäljningsavdelning att drabbas, vilket illustreras med en orange eller röd ruta.

Men vad dessa diagram inte visar är hur sammanlänkade alla avdelningar i ditt företag är.

Ja, om du stryper leveranserna kommer försäljningen att påverkas. Men det kommer även kundtjänsten att göra. Och finans. Och drift. Och marknadsföring. Visar stoppljusdiagrammen risk och sannolik påverkan? Eller visar de vilka avdelningar som inte arbetar bra tillsammans och hur företagspolitiken påverkar?

En av de främsta anledningarna till att vissa företag känner sig oförberedda på nya risker är att de historiskt sett har prioriterat finansiell motståndskraft framför operativ motståndskraft. Om rörelsekapitalet skulle falla under de standarder som krävs finns det en strategi att tillgå.

Men om de plötsligt inte kan fullfölja kundorder finns det ingen lösning.

Det väcker frågan…

Hur kan ditt företag förbereda sig för risker för att förbli flexibelt och motståndskraftigt?

De allra flesta företag har upplevt ett avbrott i leveranskedjan under det senaste året. Det uppskattas att 80% av företagen har gjort detvilket är en ganska häpnadsväckande siffra.

När en störning i leveranskedjan gör sig påmind kan företagen se en kostnadsökning på 3-5% och en försäljningsminskning på 7%. Se avsnittet om sammanlänkning ovan.

Enligt en rapport uppgav 65% av företagsledarna att förlusterna relaterade till leveranskedjan var högre eller mycket högre än förväntat under de senaste två åren.

I en tid då risker är det nya normala måste ditt företag ha ett ramverk för att bedöma och hantera dem.

De flesta gör det inte.

Bara 35% av företagen har en formaliserad riskaptitförklaring , och ännu färre (11%) har nått mognadsnivån för funktionsspecifika riskaptitförklaringar.

För att hantera och undvika risker så bra som möjligt är det ett bra alternativ att bygga upp och använda en riskaptitförklaring. Det ger dig möjlighet att utvärdera risker i leveranskedjan, störningar, kvalitetsproblem och förseningar samt hitta alternativ för att minska riskerna genom att prioritera dina ansträngningar för att hitta kostnadslösningar. Nedan undersöker vi hur du kan bygga upp en sådan.

“Låter bra, men vad är ett riskaptituttalande för leveranskedjan?”

Ett uttalande om riskaptit bedömer ditt företags förmåga att hantera risker i leveranskedjan. Det är ett enda dokument som definierar risk och den nivå ni kan hantera. Det ger specifika direktiv om vilka typer av risker som kan vara acceptabla och vilka som inte är det.

I ett väldefinierat uttalande om riskaptit analyseras era risktoleransnivåer, riskprioriteringar, riskstyrning, kommunikation och rapportering.

Om du undrar hur en sådan kan fungera tillsammans med ditt stoppljusdiagram så kommer en riskaptitförklaring att titta på olika delar av verksamheten och även på leveranskedjan.

Men när du tittar på upphandling, produktion, transport och inventory management kan du få en bild av specifika tröskelvärden för faktorer som störningar, förseningar, kvalitetsproblem, finansiella risker och efterlevnadsrisker.

En stark riskaptitbeskrivning ger er leverantörskedja ett robust ramverk för att fatta bra beslut. Du får en bättre förståelse för riskbedömning, riskhantering och strategier för att minska riskerna.

Du kommer att vara bättre positionerad för att prioritera företagets motståndskraft, förbättra din leveranskedjas prestanda och chanserna för din bredare verksamhet att förbli opåverkad av omvälvningar, oavsett varifrån de kommer härnäst.

Och som supply chain manager eller direktör kommer du att kunna göra mycket bättre val, grundade på fakta och starka resonemang. Och du kan fatta dessa beslut i linje med det bredare företagets förmåga att hantera risker och dess övergripande mål.

Vilka är fördelarna med ett riskaptituttalande för försörjningskedjan?

Att förbereda en sådan hjälper ditt företag att navigera i det okända. Så mycket är klart. Men här är en sammanfattning av några av de andra fördelarna med att skapa en riskaptitförklaring.

Riskgränserna blir tydligare

Ett uttalande om riskaptit visar hur mycket risk olika avdelningar och områden inom företaget kan utsättas för.

Att veta hur mycket risk du kan ta hjälper dig att fatta bättre beslut. Och att veta att dessa beslut inte kommer att påverka verksamheten i stort kommer att säkerställa att du är på rätt sida av historien om risken skulle bli en faktisk situation. Detta bör hjälpa dig att säkerställa att de steg du tar som företag i allmänhet är riskaversiva.

Risk i leveranskedjan och verksamhetsanpassning

Att se till att er leveranskedja är i samklang med er verksamhet i stort är avgörande för ett välskött företag. Det är en av de principer som vi regelbundet diskuterar i samband med sälj- och verksamhetsplanering (S&OP).

De strategiska mål som ni har som företag måste vara anpassade till er leverantörskedja, och vice versa. En stark riskaptitförklaring kommer att prioritera de risker ni tar, baserat på deras hypotetiska påverkan:

• Hur mycket påverkar de era strategiska mål?
• Hur påverkar de fördelningen av resurser och insatser?
• Är de placerade på de mest avgörande områdena?

Genom att se till att de risker ni tar är väl avvägda kommer ni att öka effektiviteten och relevansen i era riskhanteringsmål.

Proaktiv riskhantering

Precis som när man går ut genom ytterdörren på morgonen är vissa risker värda att ta. Men vilka är det?

Ett uttalande om riskaptit möjliggör proaktiv riskhantering i hela leveranskedjan. Den visar potentiella risker, hjälper er att ta fram idéer för riskreducering och installerar kontroller innan de inträffar. Att vara proaktiv när man står inför risker kommer sällan att löna sig.

Fatta bättre beslut

Vissa beslut i leveranskedjan är inte självklara. Det är ofta lika riskfyllt att fatta ett strategiskt beslut som att inte göra det. Resultaten av båda kan vara komplexa och innebära negativa konsekvenser för andra delar av verksamheten.

Med ett uttalande om riskaptit har ni ett ramverk för att analysera risker och en mycket bättre förståelse för resultaten av de val ni gör. Risktolerans, riskprioriteringar och strategier för riskreducering bör alla vara lättare att hitta.

Förtroende från intressenter

Du bör aldrig underskatta den inverkan som förtroende för din förmåga kan ha på verksamheten.

Om de du anställer och arbetar med inte har förtroende för att du kan möta risker direkt och navigera runt dem, kommer det inte att dröja länge innan de arbetar för någon som de har förtroende för.

Ett uttalande om riskaptit kommer att skapa mycket större förtroende för din och företagets förmåga.

För det första visar det att risker övervägs. Vilket är en bra början för de flesta. Men det visar också att beslut inte kommer att fattas lättvindigt eller mot bakgrund av fakta. Öppenhet och bra kommunikation är två viktiga faktorer som bidrar till god supply chain management. En stark riskaptitförklaring kommer att visa upp båda.

Som ett resultat av detta kommer relationerna med era kunder, leverantörer, investerare och tillsynsmyndigheter att baseras på förtroende, samarbete och fakta.

Hur kan ni bygga upp ert riskaptituttalande?

För att skapa förtroende i teamet kring din förmåga att hantera risker måste du visa dem att du noga överväger dem. Oavsett var den kan komma ifrån.

Följ stegen nedan för att skapa en riskaptitförklaring.

Steg ett: Uppmuntra till inköp av riskaptit.

Att få med sig företagets intressenter är avgörande.

Det innebär interna intressenter, externa partners och leverantörer. Du måste absolut ha ett samarbete för affärsmål inom alla funktioner i ditt företag. Företagets tillväxtambitioner och konkurrensförmåga är beroende av det. Du bör tänka på kostnadsoptimering , innovation och riskhantering.

Om ni misslyckas med detta kommer ert företag att få hantera skeva prioriteringar, misslyckade program, kostnadsökningar och ineffektiv innovation och riskhantering.

Innan ni skapar ert riskaptituttalande för leveranskedjan är ert mål att utbilda hela företaget. Definiera konceptet och förklara varför det kan vara så effektivt att skapa en sådan.

Steg två: Utvärdera riskerna i leveranskedjan

Nästa steg handlar om att belysa de potentiella riskerna för er leveranskedja, oavsett om de är i form av förändringar i efterfrågan (på grund av inflation), tillförlitligheten hos era leverantörer (som en följd av Covid), transportstörningar (Suezkanalen), lagändringar (Brexit) eller naturkatastrofer (klimatförändringar).

Hur stor inverkan skulle en händelse som den ovan ha på ditt företags framgång och strategi?

Steg tre: Utforska riskpreferenser

Många av ledare inom leveranskedjan tar steg två för långt. De tittar på varje enskild risk som kan drabba deras verksamhet. Att lista allt som kan påverka företaget verkar vara god praxis, men det kan begränsa din förmåga att analysera och prioritera de mest betydande riskerna.

För att väga in de potentiella riskerna kan en workshop vara en effektiv lösning.

En workshop ger dig möjlighet att prata igenom potentiella risker med varje avdelning och bedöma hur stort problem den risken kan vara. Det kommer också att få avdelningens medlemmar att tänka på riskreducering och fundera på hur de kan hantera en sådan risk om den skulle uppstå.

Genom att göra detta tar du risken från den hypotetiska världen till den verkliga beredskapsplaneringen.

Steg fyra: Information om verksamheten och utarbetande

När du diskuterar potentiella problem kommer du att stöta på teammedlemmar som inte vet hur de ska hantera dem. Det är naturligt om risken verkar osannolik, inte har uppstått tidigare eller om det finns brist på erfarenhet i ett visst team.

Genom att skapa ett uttalande om riskaptit tillsammans med teamet säkerställer du att alla medlemmar har full insyn och vet hur de ska agera.

Fråga dig själv om det riskaptituttalande du håller på att ta fram är användbart? Är den tydlig? Vet era chefer hur de ska agera i den aktuella situationen? Vet nuvarande och potentiella leverantörer hur de bäst ska agera?

Om inte, måste de göra det.

Steg fem: Kommunikation

Precis som många andra strategier i näringslivet finns det en toppstyrd strategi. Din högsta ledning fattar ett beslut och meddelar sina underordnade om planen.

Det är inte alltid en dålig sak, men ett uttalande om riskaptit kan leda till att informationsutbytet lämnas åt slumpen. Ett dåligt informerat team är ett dåligt utrustat team.

Och resultatet av detta är att felaktiga beslut fattas, eller beslut av fel skäl.

Dina medarbetare är där för att fatta beslut som är bra för företaget, så de måste känna till de parametrar som gäller. Och det börjar med stark och kontinuerlig kommunikation.

Steg sex: Kontinuerlig översyn

Att regelbundet granska och uppdatera riskaptiten är det enda sättet att se till att den alltid är relevant.

Är en risk som ni uppfattade som relevant och sannolik för 12 månader sedan fortfarande aktuell? Ser du Covid som en mindre risk för din leveranskedja ju längre tiden går? Kan en annan pandemi få samma avbrottsnivå? Eller är ni bättre förberedda nu?

Endast genom regelbundna granskningar och bedömningar kan du säkerställa att din riskaptit är användbar och att de beslut som fattas i ditt företag är välgrundade.

Så hur riskbenägen är du?

Allt i livet innebär en risk. Din leveranskedja är inte annorlunda. De risker som kommer från externa källor kan vara ett ständigt hinder för din förmåga att nå framgång.

Men att sticka huvudet i sanden är den mest riskfyllda strategin av dem alla.

Med regelbunden översyn kan en riskaptitförklaring bli er superkraft för att mildra alla potentiella problem som tornar upp sig vid horisonten.

Och även om en specifik risk inte har beaktats och dyker upp, kommer den organisatoriska förändring som ni uppnår genom att utarbeta en riskaptitförklaring att göra er bättre förberedda och få stöd från alla delar av er leveranskedja.