Optimering av lager, den definitiva guiden

På ytan handlar det helt enkelt om att beställa rätt mängd lager vid rätt tidpunkt.

“När” och “hur mycket” är de två viktigaste frågorna.

När” i pusslet styrs av kostnaden för lagerhållning i förhållande till risken för att du får slut på lager. Och “hur mycket” definieras av lagerkostnader kontra beställningskostnader.

Enkelt då?

Att optimera lagerhanteringen kan se olika ut beroende på vilket perspektiv du har

Ekonomi, försäljning, IT, inköp och logistik har alla ett unikt perspektiv på rätt sätt att optimera lagerhållningen och till och med på hur optimering ser ut.

Din ekonomiavdelning kanske vill titta på kapitalkostnader och se till att föråldring tas om hand.

Försäljningen vill ha goda marginaler och nöjda kunder.

Och hur är det med ditt IT-team? De vill förmodligen bara ha lugn och ro och kunna sova på natten.

Vem tar då ansvaret?

Många företag vet inte svaret på detta. Därför har de en lagersituation som inte bara inte är optimerad utan också helt obalanserad.

Vad är lageroptimering?

Kundernas beteende förändras ständigt.

Sortimenten utvecklas. Efterfrågemönstren fluktuerar. Och utbudet är aldrig stabilt.

Detta innebär att det är viktigt att finjustera dina lagernivåer i takt med marknaden. Om dina nivåer inte motsvarar kundernas förväntningar kommer det inte att dröja länge innan du undrar var allt gick fel.

Det är viktigt att regelbundet stanna upp och omvärdera de processer som ska ge en kostnadseffektiv lagerhantering. Till exempel.

• Får din inventering den strategiska medvetenhet den förtjänar?
• Vet du vilka artiklar som behöver lagras? Och varför?
• Vet du hur mycket av varje produkt du behöver för att undvika lagerbrist och förlorad försäljning?
• Har du fasta principer för att hålla koll på ditt lager?

Om du vill se till att din inventering ger konkreta konkurrensfördelar kan du inte ignorera dessa frågor.

Ingredienser för effektiv lageroptimering

“God lagerhantering” säkerställer att rätt varor finns tillgängliga i rätt mängd och med rätt lageromsättning.

Om du fokuserar på de fem områdena nedan kan du skapa en ännu mer kostnadseffektiv lagerhanteringsprocess. En som gör den från bra till bra.

Prognostisering av efterfrågan

Tillförlitliga prognoser skapar en trovärdig grund för alla beslut. Oavsett om det gäller sortiment, inköpsvolym eller säkerhetslager.

Historiska data används ofta i kombination med kunskap om lageromsättning, aktuella ordernivåer och förväntningar på framtida försäljning.

Men det är viktigt att fråga sig om de befintliga prognosprocesserna är uppdaterade.

Är prognosens kvalitet tillfredsställande? Även med blygsamma insatser kan man ofta snabbt identifiera möjligheter till förbättringar.

Topptips: Vill du få en tydligare bild av efterfrågan? Kolla in vår guide om planering av efterfrågan och ta reda på hur du kan öka prognosprecisionen redan idag.

Stamdata

Ett företags processer är bara lika bra som de data de bygger på.

Dåliga uppgifter leder till dåligt beslutsfattande.

Och dåliga beslut leder till kostsamma överdrifter, förlamande lagerutbud och arga kunder. Det är inga goda nyheter, oavsett vilken avdelning du arbetar på.Hur ofta omvärderas dina inventariska stamdata?

Har du rätt ledtider i systemet? Är leverantörernas minsta beställningsmängder uppdaterade? Är dina regler för servicenivåer och säkerhetslagernivåer lämpliga?

Topptips: Det är lätt att glömma bort denna kritiska komponent i beslutsprocessen för optimering av lagret. Se till att alla dina parametrar är i ordning med vår stegvisa guide till framgångsrika masterdata!

Mänsklig kompetens

Tyvärr spelar människan för vissa en avgörande roll när det gäller att göra optimering av lagerhållningen till verklighet.

Därför är det viktigt att dina medarbetare vet vilka spakar de ska dra i. Att skapa en gemensam översikt och förståelse för arbetsflödena för inventering är därför inte frivilligt. Alla inblandade måste ha tillräcklig kunskap.

Det är också viktigt att roller och ansvarsområden i försörjningskedjan är tydligt definierade.

• Vem äger masterdata?
• Vem ansvarar för att prognoserna är korrekta?
• Vem bestämmer i slutändan servicenivån?

Utan rätt kunskap och ansvarstagande kan hela lagerhanteringsprocessen hindras av fel och ineffektivitet.

Förhållandehantering

Nästa område som bidrar till framgångsrik lageroptimering är hur väl kund- och leverantörsrelationer hanteras.

Ingen kedja är starkare än den svagaste länken.

Kommunikation och informationsutbyte är avgörande för att fatta effektiva beslut. Och för att vidta korrigerande åtgärder när utbudet inte motsvarar efterfrågan.

Programvarustöd

För att optimera lagerhållningen krävs vanligtvis massor av data och hundratals algoritmer.

Men det är ingen användbar information om du befinner dig mitt i en strid med en fanatiker som gillar kalkylblad. Någon som försöker ge beslutsrelevant information genom en deprimerande manuell och utdragen process. Men kombinera detta med ett besvärligt verktyg och det blir en snabb väg till katastrof.

För att kunna fatta bra beslut om inventering bör inventeringsprocesserna stödjas av rätt verktyg.

5 steg för att navigera din resa för optimering av inventarier.

Vi har talat om förutsättningarna för en framgångsrik lageroptimering. Men vilka steg bör du följa för att förverkliga dina vinster i leveranskedjan?

Se nästa avsnitt som ett framgångsrecept. Naturligtvis är bevisen i puddingen. Men man kan inte baka en tårta utan att bryta några ägg!

Här är de grundläggande stegen som du måste ta:

1.  Att städa upp efter föråldring
2. Bestämma inventeringens sammansättning
3. Definiera prioriteringsstyrning.
4. Beräkna optimalt lager per artikel
5. Optimering av logistikkostnader

1. Att rensa upp föråldringar

Som många andra resor i livet är det första steget att acceptera att du har ett problem. När det gäller lageroptimering innebär det att erkänna att du håller fast vid ett lager som du förmodligen inte behöver.

Att analysera vilka produkter i ditt sortiment som är föråldrade har högsta prioritet. Detta ger dig insikter som du kan ta hänsyn till omedelbart och hjälper dig också med långsiktig planering.

Du kan sedan “rensa” ditt lager från dessa beslut. Vad stannar kvar? Vad skickas till avgrunden?

Genom att dubbelkontrollera de parametrar som du fattar dessa beslut utifrån kan du vara säker på att du gör rätt val i varje steg.

Det säkerställer också att du ger företaget korrekta inställningar för att förhindra felaktiga inköp i framtida lager.

En blandning av nya, mogna och uttjänta artiklar blir då uppenbar.

2. Bestäm inventariernas sammansättning.

Alla inventarier är inte lika bra.

Så hur ska din inventariesammansättning se ut? Hur många nya föremål ska du ha? Vilka reserver ska du ge dig själv för ständigt närvarande, väl sålda artiklar? Och vad kan du minska dina förluster på?

Optimering av lagret handlar om att finjustera det du kan. I tabellen nedan kan du se vilka typer av lager som det är klokt att ändra på och vilka du bör låta vara som de är.

Fast lager

Det fasta lagret är din lagerkonstant. Din baslinje. Dina ständigt närvarande produkter. Du kan till och med vara avtalsenligt förpliktigad att hålla detta lager. Därför är dina händer bundna. Du skulle förmodligen inte kunna minska det, även om du ville.

Strategiskt lager

Strategiska lager är till för att dra nytta av marknadsförhållandena.

Din leverantör kanske erbjöd dig ett erbjudande som du inte kunde säga nej till och du fattade ett medvetet beslut om att köpa alla lager som du behöver för nästa år.

Kanske har du en särskild lagernivå för att vinna den nya kund som dina säljare har jagat.

Oavsett vilket, beslutet har fattats. Och det lagret ligger nu i ditt lager.

Introduktionslager

Det är dessa produkter som du har beslutat att satsa på.

Du kanske kan göra en smart analys för att räkna ut hur mycket du kan sälja. Men i slutändan är den här aktien här för att sätta igång. När du har riktiga försäljningsdata att arbeta med kan du börja optimera dessa produkter.

Rörledningslager

Det här är aktien som är på gång. Beställningen har gjorts, aktien kanske till och med är på väg ut i vattnet.

Om din beställning redan är på väg över Panamakanalen har du förmodligen inga andra alternativ. Men om beställningen fortfarande är hos leverantören kan du kanske skjuta upp beställningen eller påskynda den så att den når ditt lager tidigare.

Felaktigt lager

Alla gör misstag. Vissa mer än andra. Felaktigt lager borde aldrig ha beställts från början. Men nu måste du göra något åt det.

Som tur är har felaktiga aktier redan en strategi. Normalt sett kretsar den kring förbränningsanläggningen. (Observera att andra mer miljövänliga alternativ kan finnas tillgängliga!)

Partistorlek och säkerhetslager

Äntligen kan vi optimera vår inventering!

Partistorlek och säkerhetslager är två kategorier som du kan och bör påverka.

En viktig orsak till överlager är dock att säkerhetslager och orderkvantitet ses som statiska siffror. Det är de inte.

Hur mycket du beställer eller producerar beror naturligtvis på leverantörens minsta beställningskvantitet (MOQ).

3. Definiera prioriteringsstyrning.

Paretoprincipen kommer in i bilden när man tänker på att definiera prioriteringar.

Precis som “80 % av förmögenheten ägs av 20 % av befolkningen”, är 80 % av försäljningen i många företag driven av endast 20 % av produktportföljen.

Alla produkter är inte lika bra. Och du vet utan att ens tänka på det vilka produkter i ditt sortiment som bidrar med lejonparten av dina vinstmarginaler.

Om du har arbetat igenom den här artikeln med ditt eget företag i åtanke har du insett var ditt rörelsekapital hotar att försvinna, vilket lager du kan och inte kan mixtra med, och därför känner du till de potentiella besparingarna på rörelsekapitalet.

Frågan är nu hur du ska optimera lagret för att uppnå denna besparing.

Och det utan att påverka tillgängligheten och därmed servicenivåerna för dina lojala kunder.

Vilfredo Pareto kommer in från vänster.

80-20-regeln gäller för många orsakssamband. Och det kommer inte att vara annorlunda i ditt företag när du gräver i data.

Vilka 20 procent avgör 80 procent av din omsättning? Eller 80 % av orderstockarna? Eller 80 % av ditt lager?

För att ta reda på det kan du göra en XYZ-analys, där X är viktigast och Z minst viktigt.

På så sätt kan man få en inblick i vilka 20 % av artiklarna som bestämmer 80 % av omsättningen OCH t.ex. marginalen.

Topptips: En bra sortimentsanalys kan ge dig chockerande insikter om hur ditt lager ser ut. Här är några praktiska tips för att genomföra en ABC-analys av ditt sortiment.

4. Beräkna optimalt lager per artikel

Det finns ett berömt ordspråk, vars författare är okänd, som säger att man bara ska oroa sig för de saker som man har kontroll över.

Allt annat är inte värt besväret, eftersom det finns små möjligheter att påverka resultatet ändå.

Även om det är en beundransvärd avsikt att täcka företagets risker så mycket som möjligt, finns det alltid saker som du inte kan påverka.

Som till exempel en snöstorm som plötsligt påverkar dina leveranstider.

Eller en ny pandemi. Eller en annan politisk katastrof som kommer i förgrunden, hur sorgligt förutsägbart det än är.

Nyckeln till att beräkna ditt optimala lager per artikel är att balansera utbud och efterfrågan så nära varandra som möjligt.

När är det optimala tillfället för ditt företag att köpa?

Om du beställer för tidigt testar du företagets gränser. Du tar mer plats och använder mer kapital. Du kommer att vara mindre flexibel vid förändrade marknadsförhållanden och sätta företaget på prov.

Om du beställer för sent utsätter du också företaget för risker. Du kan förlora kortsiktiga kunder och eventuellt skada varumärkets ställning på lång sikt.

Du bör göra en reverse engineering av dina lagernivåer utifrån prognoser för framtida efterfrågan. Det är mycket lättare att fatta beslut om efterfrågan är stabil.

Om din efterfrågan ser ut som i diagrammet ovan är det en ganska enkel beräkning för att se till att du är täckt för det befintliga basbeståndet. Samtidigt som du ser till att du har ett säkerhetslager för att täcka det bästa scenariot.

Efterfrågan ser ut som i diagrammet nedan, men är mycket svårare att förutse och täcka med lager.

Att känna till genomsnittlig försäljning, MOQ, leveranstid, nuvarande lager och säkerhetslager för en produkt ger dig fortfarande inte tillräckligt med data för att fatta avgörande beslut.

Du behöver information om efterfrågemönstret. Du måste förstå efterfrågeprofilen. Du behöver förstå nya trender.

Du måste identifiera kända riskfaktorer på efterfrågesidan. Och du måste skydda dig mot de faktorer för volatilitet på efterfrågesidan som du inte kan kontrollera.

Först då kan du börja planera för en optimerad inventering.

5. Optimering av logistikkostnaderna

Har du tillräckligt med lager för att se till att dina beställningar uppfylls?

Om inte, kan du beställa den i tid? Vilka extra kostnader kan det medföra? Kommer beställning med kortare ledtid att påverka kostnaderna för hela verksamheten? Kommer avsaknaden av lager att skapa större störningar? Och i båda fallen, täcks den ökade kostnaden av försäljningsmarginalen?

Det är absolut nödvändigt att du förstår konsekvenserna av att ha eller inte ha aktier.

Hur påverkar det verksamheten i stort?

Förstår du hur det påverkar företaget att ha eller inte ha aktier? Det är bra att ha ett lager. Men om det är fyllt med produkter som du inte behöver och aldrig kommer att behöva, innebär det en onödig kostnad.

Att fylla den med produkter som du behöver är en möjlighet.

Slim4 > ERP och Excel

Optimering av lager är enkelt (åtminstone i teorin), men det betyder inte att det inte är lätt.

Att förlita sig på förenklade metoder för att göra komplicerade analyser är därför inte det bästa alternativet. Om du använder ditt ERP-system eller till och med Excel för att fatta komplexa beslut är det mer sannolikt att du får fler frågor än svar.

Frågor som: “Var gjorde vi fel?” Eller “varför är vår faktiska vinst så mycket lägre än den förväntade vinsten?”.

Om du säljer en enda produkt till en stadig ström av regelbundna kunder som aldrig varierar i efterfrågan, är Excel förmodligen bra. Men jag skulle gissa att det förmodligen inte är fallet.

Om din verksamhet är mer komplicerad än så behöver du en mer robust produkt. En som är effektiv, överförbar, reproducerbar och skalbar.

Du behöver Slim4.

Du kan också testa detta

Tro inte bara på vårt ord. Följ nedanstående steg och se om dina nuvarande inventeringsverktyg klarar av jobbet.

Använd din nuvarande programvara, välj 5 artiklar från ditt sortiment och bjud in 3 planerare för att justera följande parametrar:

• Förläng ledtiden med en månad.
• Öka servicenivån till 97 %.
• Öka försäljningsprognosen manuellt med 20 procent.

Be att få veta hur stor effekten är och hur mycket de bör beställa för de fem varorna.

Se sedan hur lång tid det tar att göra dessa beräkningar och hur många klick som behövs. Är det en effektiv process?

Är resultaten överförbara? Hur många av svaren är desamma?

Är svaren reproducerbara? Fråga om de kan göra om det här nästa dag och, viktigast av allt, komma med samma svar.

Och slutligen, är det en skalbar process? Fråga ditt team vad de skulle behöva för att anpassa ytterligare 200 artiklar.

Detta kan låta som en övning i meningslöshet, och resultaten kan bekräfta den uppfattningen, men tankegången bakom den här strategin kommer att hjälpa dig långt när det gäller optimering av inventarier. Och även belysa styrkan hos verktyg som Slim4 som gör processen så enkel som att klicka på en knapp.

Om du vill ta reda på hur robust vår plattform är och hur mycket ditt företag kan tjäna på den, prata med en av våra experter.