Hur man frigör rörelsekapital i leveranskedjan för förbättrade finansiella resultat

Kostnaderna för leveranskedjan skjuter i höjden över hela världen och precis som för många av era konkurrenter så har ni förmodligen funderat över hur ni investerar ert rörelsekapital.

Är ni i behov av omprövning av era lagerbeslut, flytt av verksamheten till billigare destinationer eller funderar ni kanske på en mer lokal leveranskedja?

Det är troligt att er balansräkning ser annorlunda ut idag än vad den gjorde före covidpandemin, vare sig det gäller övergripande affärsresultat, avdelningar eller produkter.

Vad gäller leveranskedjan finns det goda möjligheter att sänka kostnaderna och frigöra kapital. Men i dagens föränderliga miljö finns det också risker som gömmer sig i detta. Om ni exempelvis minskar kostnaderna inom fel område kan ni råka ut för lagerbrister. Om ni däremot investerar för mycket i fel lager riskerar ni att dränera verksamheten på rörelsekapital genom att låsa in det i produkter som ni inte kan sälja. Det finns dock sätt att öka era chanser att lyckas genom att effektivisera era kostnader och frigöra rörelsekapital inom hela leveranskedjan.

Vad är rörelsekapital och hur påverkar det er leveranskedja?

Rörelsekapital, eller omsättningstillgångar, är era tillgångar som kan omvandlas till likvider på kort sikt, dvs. mindre än 12 månader.

Vi får ofta frågan om inventarier är en del av rörelsekapitalet. Det enkla svaret är ja, men det är inte den enda komponenten att tänka på.

De viktigaste tillgångarna som utgör rörelsekapitalet är:

• Lager
• Likvider
• Kortfristiga fordringar
• Investeringar

Att ha rörelsekapital är nödvändigt för att driva den dagliga verksamheten i ett företag. Denna viktiga finansiella resurs är livsnerven i alla organisationer. När det gäller leveranskedjan finansierar rörelsekapitalet en rad olika aktiviteter, t.ex:

Inköp av råvaror och lager

Rörelsekapital gör det möjligt för ett företag att köpa de material och komponenter som behövs för produktionen, och även färdiga varor när det gäller distributörer och återförsäljare. En effektiv rörelsekapitalhantering säkerställer att företaget har tillräckliga finansiella resurser för att upprätthålla ett stadigt flöde av leveranser.

Betalningar till leverantörer

En stark leverantörskedja bygger på goda relationer med leverantörskedjans partners. Att betala leverantörer i tid är en förutsättning för ett effektivt samarbete. Rörelsekapital är därför viktigt för att säkerställa att företaget kan betala sina leverantörer utan dröjsmål.

Lagerhantering och distribution

Rörelsekapitalet täcker också alla lagerkostnader . Detta inkluderar hantering och transport av varor, lagerhyror och löner till anställda som är involverade i leveranskedjan.

Hur använder man rörelsekapital i utmanande tider?

När det kommer till användning av rörelsekapital i svåra och utmanande situationer är det viktigt att effektivt använda alla tillgängliga resurser och maximera värdet av varje möjlighet. Varje medarbetare måste bidra till hela organisationens framgång. Det krävs att varje individ är produktiv och bidrar till att upprätthålla och utveckla företagets gemensamma mål för att undvika misslyckande.

Vikten av effektiv användning av rörelsekapital

Ert rörelsekapital måste göra nytta om ni ska kunna överleva tuffa, främmande förhållanden. Era inventarier, gäldenärer och fordringsägare måste hanteras oerhört noggrant och utvärderas regelbundet.

Om ni inte kan finansiera den dagliga driften av företaget kommer den helt enkelt att upphöra att fungera. Samtidigt vill man inte heller att rörelsekapitalet inte ska användas när det skulle kunna återinvesteras någonstans där det verkligen gör nytta.

Balansen mellan lagerhantering och rörelsekapitaloptimering

Utmaningen för många företag är att hitta rätt balans mellan hög tillgänglighet och optimala lagernivåer.

Om ni investerar i för mycket lager kommer ni snart att få problem med kassaflöde. Men om ni inte investerar tillräckligt får ni nöja er med att erbjuda en dålig service, vilket riskerar att omvandla glada kunder till missnöjda kunder.

Lagerrisken bör spela en stor roll när ni optimerar ert rörelsekapital. Alla investeringar som verkar sunda men som binder upp pengar i produkter som aldrig säljs är ett problem. Kom även ihåg att lager är något annat än kapital.

De flesta lager har en begränsad hållbarhet, antingen på grund av att de är lättfördärvliga eller på grund av risken för inkurans, till följd av skiftande efterfrågan på marknaden. Ett överutbud av produkter skapar därför en enorm risk.

Dåliga beslut idag kan följa er i månader, eller till och med år, in i framtiden. Särskilt om de produkter ni investerar i säljer långsamt. Därför måste ni vara vaksamma på er utveckling.

Hur kan ni frigöra likvider i hela er leveranskedja?

Ett för stort lager binder upp rörelsekapital som skulle kunna användas till mycket mer produktiva ändamål, för att inte tala om risken för inkurans. På samma sätt kommer ett otillräckligt lager för att möta produktefterfrågan leda till minskad försäljning. Därför måste ni hitta den perfekta balansen för att möta kundernas efterfrågan, utan att hamna i fällan med för stora lager. Här är några praktiska steg som hjälper er att uppnå den optimala lagerpunkten samtidigt som ni frigör rörelsekapital.

Dra nytta av EOQ

Formeln Economic Order Quantity (EOQ) hjälper oss att avgöra hur mycket produkter vi ska beställa från vår leverantör och när vi ska lägga ordern, för att minimera den totala kostnaden. För att beräkna den tar man hänsyn till variabler som årlig efterfrågan, den administrativa kostnaden för varje beställning och kostnaden för lagring.

Finjustera era servicenivåer

Att ha maximalt med produkter tillgängliga för att möta kundernas efterfrågan kan tyckas vara ett bra alternativ. Men en exceptionellt hög tillgänglighet innebär också exceptionellt höga kostnader, och ni kommer att behöva binda upp mycket rörelsekapital. Därför är det lämpligt att se över sin sortimentsstrategi för att prioritera vilka produkter som kräver en hög servicenivå (och därmed höga investeringar i rörelsekapital) och vilka produkter där man kan lätta kraven på servicenivå.

Förbättra era efterfrågeprognoser

Detta är ett grundläggande steg för att optimera ert lager, för om ni inte känner till er efterfrågan är det omöjligt att korrekt beräkna hur mycket produkter ni behöver. Använd verktyg och teknik för efterfrågeprognoser för att mer exakt förutse framtida försäljningsmönster.

Bygga starkare relationer med leverantörer och kunder

Hur ni interagerar med era partners i hela leveranskedjan, alltså era leverantörer och kunder, samt de avtal ni ingår med dem kommer också att påverka ert rörelsekapital.

Genom att förlänga leverantörernas betalningsvillkor kan ni fördröja kassautflöden och förbättra rörelsekapitalet under en viss tidsperiod. Det är dock viktigt att komma ihåg att en sen betalning av en faktura också kan vara skadlig beroende på leverantören, eftersom ni kanske inte längre har tillgång till rabatter för tidig betalning. Men det viktigaste här är att förhandla fram gynnsamma avtal med era leverantörer som kan hjälpa er att förbättra ert rörelsekapital.

Samma åtgärder som kan förbättra ert kassaflöde med leverantörer fungerar också för era kunder, men i omvänd ordning. Ju snabbare ni får era fakturor betalda, desto snabbare kommer pengarna in och desto snabbare kommer ni att ha mer rörelsekapital. På samma sätt måste ni också överväga om det ligger i ert intresse att erbjuda era större kunder betalningsplaner som bättre passar deras behov. Detta för att säkerställa att de är nöjda och för att försöka maximera deras lojalitet.

Samarbete med leverantörer och kunder

Förutom avtal som gynnar företaget kommer era kunder, leverantörer och hela er organisation att dra nytta av ett ökat samarbete. Genom att kommunicera med både era kunder och leverantörer kan ni förutse potentiella fluktuationer i efterfrågan (när det gäller kunder) och variationer i utbudet (när det gäller leverantörer). Med andra ord, om informationen flödar i båda riktningarna kommer alla involverade att gynnas.

Skapa kostnadsbesparingar i leveranskedjan

Ett annat sätt att frigöra rörelsekapital i leveranskedjan är att minska kostnaderna för den. Ni kan vidta några av följande åtgärder för att minska pengar spenderade i leveranskedjan.

Att exempelvis acceptera en order och skicka iväg den med en halvtom lastbil är slöseri med era resurser. Gruppera flera beställningar i färre sändningar för att minska transportkostnaderna, optimera rutterna och minska transportpriserna. Alla dessa och liknande åtgärder kommer att förbättra tillgången på rörelsekapital.

Analysera även den nuvarande strukturen i ert distributionsnät och fundera på om det går att göra justeringar för att minska kostnaderna. Det kan handla om att konsolidera lager eller strategiskt flytta distributionscentraler för att minimera avstånd och transportkostnader.

Dessutom kan automatisering av manuella och repetitiva uppgifter öka personalens produktivitet och till och med minska arbetskraftskostnaderna. Detta är tillämpligt både inom Supply Chain Execution genom exempelvis lagerautomatisering, och inom Supply Chain Management genom programvara som fungerar med hjälp av undantag och varningar.

Hur kan ni mäta effektiviteten i era investeringar i rörelsekapital?

Kontinuerlig utvärdering kan göra ert företag framgångsrikt, så kom ihåg att hålla ett öga på dessa mått:

Lageromsättningsdagar

Detta enkla nyckeltal visar hur många gånger ett företag har sålt och ersatt lager under en viss period, något som ni bör ha ganska robusta uppgifter om.

Ju högre denna siffra är, desto längre tid är ert rörelsekapital bundet. För att räkna ut detta bör ni basera era beräkningar på kostnaden för sålda varor snarare än på intäkterna.

Lageromsättningshastighet används som ett effektivitetsmått. För att beräkna lagerdagar divideras kostnaden för genomsnittligt lager med kostnaden för sålda varor och multipliceras sedan med periodens längd, som i de flesta fall är ett kalenderår.

Cykeln för omvandling av likvida medel

Kassakonverteringscykeln är den tidsram från det att en inköpsorder betalas tills dess att de tillhörande betalningarna erhålls.

För att hålla det enkelt, pengar ut mot pengar in, per produkt.

Företaget måste naturligtvis använda sina egna resurser för att finansiera lager under mellantiden. En viktig beräkning är dock “Earn x Turn”: en produkts marginal multiplicerat med det årliga antalet lageromsättningar.

En checklista för optimering av rörelsekapitalet

Vi har skapat en checklista som hjälper er att tillämpa teorin i praktiken: 10 frågor ni kan ställa er för att bättre kunna optimera ert rörelsekapital.

Svara på de 10 frågorna nedan för att ta reda på hur väl er Supply chain-avdelning hanterar rörelsekapitalet:

• Har ni insyn i er nuvarande investering av rörelsekapital?
• Har ni möjlighet att förutse hur investeringen av rörelsekapital kommer att utvecklas under nästa år?
• Jämför ni regelbundet er nuvarande investering av rörelsekapital med tidigare resultat?
• Redovisas lagervärden i era system i form av kostnad för sålda varor, försäljningspris och enheter som standard?
• Kvantifieras lagerrisken avseende föråldrat lager regelbundet?
• Fattas viktiga beslut om inköp/lager på grundval av avkastningen på investerat kapital?
• Får Supply chain-avdelningen en månatlig översikt över kassaflödespositionen?
• Beaktas kassaflödet när viktiga lagerbeslut fattas?
• Har ni en tydlig servicenivåstrategi på plats för att prioritera investeringar i viktiga produkter? Granskas dessa parametrar regelbundet?
• Har ni verktygen på plats för att samla in och rapportera all relevant data? Och ännu viktigare, har ni ett forum där ni kan diskutera och ta upp utmaningar med rörelsekapitalet?

Avslutande tankar om optimering av rörelsekapital

Svaren på dessa frågor är inte tänkta att vara enkla, men om ni lyckas hitta goda svar på var och en av dem, kommer ni märka att era chanser för framgång ökar.

Oavsett hur er situation ser ut är det bara rätt analyser och strategier som kan leda till framgång, så var inte rädd för att göra dessa beräkningar löpande. Det är viktigt att omvärdera kontinuerligt för att se var kapitalet kan utnyttjas bättre.