Întrebări și răspunsuri privind stocurile de siguranță

Pentru mulți proprietari de întreprinderi, deținerea unor cantități uriașe de acțiuni de siguranță pare o idee bună. Având plasa de siguranță a unei disponibilități mai mari, clienții dumneavoastră vor fi mulțumiți și profiturile vor crește.

Totuși, dacă o faceți greșit, aceasta va fi una dintre cele mai costisitoare greșeli pe care le puteți face, iar întreaga dvs. afacere ar putea avea de suferit.

Cantitatea de perturbări din lumea de astăzi eclipsează ceea ce am fost obișnuiți. Există greve în toate centrele cheie ale lanțului de aprovizionare, războaie care fac ravagii, tulburări cauzate de pandemie și preocupări tot mai mari legate de mediu. În consecință, arta de a conduce cu succes un lanț de aprovizionare nu a fost niciodată mai dificilă.

Se pare că suntem la doar o zi distanță de un nou dezastru, fie că este vorba de o inflație de neoprit, de o recesiune sau de o schimbare politică de stânga. mizele pentru lanțul dumneavoastră de aprovizionare sunt mai mari ca niciodată.

Dacă permiteți risipa de venituri, de spațiu sau dacă aruncați la groapa de gunoi produse învechite sau nevandabile, acest risc pentru afacerea dumneavoastră va crește de zece ori.

Deci, cum găsiți echilibrul perfect pentru stocul de siguranță? Să trecem în revistă.

Ce este stocul de siguranță?

Să începem cu elementele de bază.

Scopul stocului de siguranță este de a proteja împotriva incertitudinii. Este cantitatea de stocuri pe care o păstrați, în plus față de ceea ce vă așteptați să vindeți.

Evident, cererea fluctuează, la fel ca și oferta. Un nivel corect al stocului de siguranță vă va asigura că sunteți în măsură să furnizați produsele pe care le doresc clienții dumneavoastră. Iar cu un nivel optim al stocului de siguranță, veți avea suficiente stocuri pentru a vă onora comenzile, pentru a vă mulțumi clienții, pentru a elimina pierderile financiare cauzate de vânzările pierdute și pentru a vă menține reputația mărcii.

Stocul de siguranță este, în esență, un tampon împotriva celui mai rău scenariu. Acesta vă ajută în momentele în care furnizorii vă dezamăgesc și funcționează ca un descoperit de cont pentru perioadele de turbulențe.

Prin urmare, nivelul acestui stoc-tampon ar trebui să fie susținut de o analiză solidă pentru a calcula cererea viitoare.

Cum se calculează stocul de siguranță

Dacă ar trebui să vindeți un produs pe care tocmai l-ați lansat, ați considera că este un succes răsunător?

Este foarte probabil ca majoritatea companiilor să o facă. Și totuși, ceea ce este, de asemenea, foarte probabil este faptul că, prin faptul că nu ați comanda un stoc suficient, ați dezamăgi un număr mare de potențiali clienți care ar fi vrut să-și cheltuiască banii cu dumneavoastră. Asta înseamnă venituri și profituri pierdute.

Adevărul este că, atunci când se întâmplă acest lucru, arată că ați fost prea precaut în ceea ce privește deciziile de aprovizionare. Ar fi trebuit să investiți mai mult de la început.

Acest lucru este dificil de realizat în cazul introducerii unui produs, deoarece nu se cunoaște volumul cererii. Este de înțeles că nu vreți să vă angajați prea mult pentru un stoc pe care s-ar putea să nu-l vindeți. Dar acum că ați epuizat stocul, veți plăti prețul pentru că nu ați cumpărat mai mult.

Ar fi trebuit să cumpărați mai mult și să vă asumați un risc mai mare? Posibil. Dar, așa cum nu poți prezice succesul unui produs, nu poți prezice nici eșecul acestuia.

Produsele al căror succes se bazează pe o modă pot fi și mai greu de prevăzut. Luați exemplul creșterii și descreșterii spinnerilor fidget. În câteva zile, aceste jucării au făcut furori pe terenurile de joacă din întreaga țară.

Multe întreprinderi au investit în aceste produse. Iar pentru o perioadă scurtă de timp, acestea au reprezentat 17% din totalul vânzărilor de jucării.

Investiția în acțiuni de siguranță părea atunci o decizie destul de evidentă. Numai că, la fel de repede cum au ajuns pe piață, au plecat din conștiință în același mod.

Vânzările de “fidget spinners”, în mod ironic un produs conceput pentru a reduce stresul și anxietatea, au eșuat complet. Orice companie care a avut ghinionul de a investi prea mult în ele probabil că mai are câteva mii de bucăți în depozit… dacă nu cumva, desigur, au fost deja trimise la groapa de gunoi.

Lecția de aici este simplă. Atunci când vine vorba de stocul de siguranță, atingerea acestui echilibru fin este un pas pe sârmă pe care nu vreți să îl faceți fără ezitare. Trebuie să găsiți compromisul corect între nivelurile de servicii și investiția de capital de lucru în stoc și risc.

Ce factori ar trebui să ia în considerare stocul de siguranță?

Poți să petreci cât de mult timp și bani pe date și analize vrei, realitatea este că este aproape imposibil să prezici perfect cererea reală.

În mod similar, oricât de bună ar fi relația dvs. cu furnizorii dvs., este întotdeauna greu de prevăzut că aceștia vor livra la timp și în cantitatea potrivită.

Aici intervine stocul de siguranță. Acesta vă poate proteja împotriva perturbărilor cauzate de ambii factori.

Cu toate acestea, trebuie să țineți cont de 4 domenii cheie în calculele stocului de siguranță:

• Volatilitatea cererii
• Termenele de livrare și fiabilitatea furnizorilor
• Obiective privind nivelul serviciilor
• Riscul “real” de a ieși din stoc

Cum se calculează nivelul stocurilor de siguranță perfectă?

Pentru a stabili nivelurile perfecte ale stocului de siguranță pentru afacerea dumneavoastră, trebuie să analizați costul deținerii unui stoc în exces și să comparați acest cost cu riscul (și impactul) de a rămâne fără stoc.

Iată câteva indicații simple pentru a evalua necesarul de stocuri de siguranță:

1. Determinați termenul de execuție:

Cât timp îi va lua furnizorului dvs. să vă livreze bunurile după ce ați plasat o comandă? Cu cât această perioadă este mai lungă, cu atât mai mare este riscul de întrerupere și incertitudine. Dacă termenele de livrare sunt extrem de scurte, necesitatea unui stoc de siguranță este mai puțin urgentă. Cu toate acestea, dacă termenele de execuție se măsoară în luni, există șanse ca nivelul stocului de siguranță să fie mai mare.

2. Determinați variabilitatea cererii:

Este posibil ca acest produs să urmeze același drum ca și fidget spinners și să cadă de pe o stâncă? Sau produsul în cauză are longevitate? Puteți calcula variabilitatea cererii analizând datele istorice privind vânzările sau utilizând metode statistice de prognoză.

3. Calculați nivelul de servicii:

Cât de important este produsul pentru clienții dumneavoastră? Pentru a răspunde la această întrebare, întreprinderile stabilesc obiectivele privind nivelul de servicii. Cu cât nivelul de servicii vizat este mai ridicat, cu atât este mai mare cerința de stoc de siguranță. Cu toate acestea, unele produse sunt mai importante decât altele. Prin urmare, este logic să acordați prioritate investițiilor în stocuri de siguranță produselor care contează cel mai mult.

4. Aplicați formula corectă a stocului de siguranță:

Cum vă evaluați în prezent nivelurile stocurilor de siguranță? Înfigeți un deget în aer? Sau folosiți datele pentru a lua o decizie rațională? Există mai multe formule pentru stocul de siguranță pe care le puteți utiliza.

Iată un scurt rezumat al unora dintre principalele formule:

Cum funcționează mecanismul stocurilor de siguranță?

Una dintre cele mai comune este abordarea bazată pe nivelul serviciilor. O privire mai profundă asupra ecuației poate explora unele dintre permutările modelului și relația intimă dintre nivelurile de servicii și stocul de siguranță.

După cum se evidențiază în tabelul de mai jos, formula în cauză este:

În secțiunea următoare, vom intra puțin în detalii tehnice. Dar rămâneți cu noi …

Ce este scorul Z?

Un scor Z (sau scor standard) este un termen care reprezintă numărul de abateri standard pe care un punct de date îl are față de medie. Pentru a atinge un obiectiv de nivel de servicii mai ridicat, trebuie să puteți acoperi un nivel mai mare de abatere pentru a reduce riscul de epuizare a stocurilor. Prin urmare, scorul Z crește pe măsură ce crește nivelul de servicii țintă.

Puteți căuta scorul Z adecvat în funcție de nivelul de serviciu dorit într-un tabel standard de distribuție normală:

Ce este deviația standard a cererii de timp de livrare?

Următorul pas este de a lua în considerare abaterea standard a cererii în timpul perioadei de așteptare. Aceasta reprezintă măsura statistică a variabilității cererii unui produs în timpul perioadei de timp de așteptare de la furnizori.

Acesta cuantifică măsura în care cererea pentru un produs poate fluctua sau se poate abate de la valoarea sa medie în timpul perioadei de timp de execuție. Pentru a o calcula, consultați datele istorice privind vânzările sau utilizați metode statistice de prognoză.

O abatere standard mai mare sugerează un nivel mai mare de incertitudine sau de variabilitate a cererii, în timp ce o abatere standard mai mică indică o mai mare stabilitate a modelelor cererii.

Ce este cererea medie de timp de livrare?

Ultima piesă din acest puzzle este așa-numita cerere de timp mediu de execuție.

Cererea medie de timp de așteptare se referă la nivelul mediu al cererii pe care îl anticipați în timpul perioadei de așteptare. Acesta reprezintă, desigur, durata dintre momentul în care se plasează o comandă pentru un produs și momentul primirii acestuia de la furnizor sau producător.

Pentru a calcula cererea medie de timp de așteptare, luați în considerare, de obicei, cererea istorică sau preconizată pentru produsul respectiv într-o anumită perioadă pentru a estima valoarea cererii la care vă puteți aștepta în această perioadă.

Ceva important de menționat aici este că nu este vorba de o situație singulară. Trebuie să efectuați această analiză în mod aproape constant. Nu doar atunci când introduceți un nou produs sau când intrați pe piață. Ar trebui să monitorizați și să vă adaptați în permanență, pe măsură ce modelele de cerere și termenele de livrare se schimbă în timp.

Cum influențează incertitudinea cererii cerințele privind stocurile de siguranță?

Ar trebui să fie de bun simț, dar să detaliem totuși.

Dacă nivelurile cererii sunt mai puțin volatile, este mai puțin probabil să aveți nevoie de stocuri de siguranță. Acele întreprinderi care își pot regla ceasul în funcție de cerere vor rămâne rareori fără marfă. Dar, de asemenea, rareori vor avea o cerere care să fie insuficientă.

Întreprinderile cu astfel de modele de cerere sunt puține și foarte rare, dacă există. Este mult mai probabil ca afacerea dvs. și a altora care concurează cu ea să înregistreze o volatilitate constantă a cererii.

Cele mai multe întreprinderi sunt expuse la epuizări de stocuri și excese. Această incertitudine face ca cerința de a avea un stoc de siguranță să fie o necesitate, iar calcularea dimensiunii acestuia să fie incredibil de importantă.

Cum poate influența timpul de execuție nevoia de stocuri de siguranță?

Stocul de siguranță este un instrument extrem de util pentru a acoperi incertitudinea care apare din cauza termenelor de livrare variabile.

Știi cât de exasperant este să aștepți mai mult decât te așteptai pentru un produs după ce ai plasat o comandă… chiar dacă este vorba de obișnuitul tău restaurant de vineri seara. Cu toate acestea, atunci când acel produs reprezintă diferența dintre un profit și o pierdere, acest lucru este și mai important.

În cazul produselor cu termene de livrare foarte scurte, acest lucru nu este atât de îngrijorător. Acest lucru este valabil mai ales pentru că, odată cu un termen de execuție mai scurt, vine de obicei o variație mai mică a volatilității. Dacă, de exemplu, aveți o comandă cu un termen de execuție de o zi, este foarte puțin probabil ca o perturbare să o împingă dincolo de nivelurile gestionabile. Se mai întâmplă, dar este mult mai puțin probabil.

În acest caz, vă așteptați ca clientul dumneavoastră să fie destul de înțelegător cu privire la primirea produsului cu o zi întârziere și, prin urmare, probabil că nu este nevoie de un stoc de siguranță pentru a acoperi un deficit.

Totuși, dacă se compară acest lucru cu produsele care sunt expediate din Orientul Îndepărtat în Regatul Unit, atât timpul de livrare, cât și riscul sunt probabil mult mai mari. Să spunem că durează până la 12 săptămâni pentru ca o comandă să fie primită. În acest caz, există mult mai multe posibilități ca lucrurile să meargă prost. Există mai multe variabile, iar creșterea potențială a timpului de execuție este mult mai mare.

Este un client al dumneavoastră fericit să aștepte încă 12 săptămâni pe lângă cele 12 pe care le așteaptă deja? Probabil că este puțin probabil. Și chiar dacă așteaptă, este puțin probabil să fie mulțumit de acest lucru. Prin urmare, pentru a continua cu aceeași disponibilitate a produsului, veți avea nevoie de o rezervă mai mare de stoc de siguranță.

Ar trebui ca stocurile de siguranță să acopere problemele de fiabilitate ale furnizorilor?

Este ușor să dați vina pe furnizor pentru întârzierile și problemele de livrare. La urma urmei, ei sunt cei care se ocupă de livrarea stocului lor către dumneavoastră, astfel încât acesta să devină stocul dumneavoastră.

Dar jocul de a da vina pe cineva nu vă va duce departe. Și nu va face nimic pentru a le insufla clienților dvs. încrederea că veți fi în măsură să le furnizați în cele din urmă bunurile pe care le doresc.

Deci, ar trebui să măriți stocul de siguranță în cazul în care furnizorii nu vor fi de încredere? Probabil. Nu are rost să le spuneți clienților dvs. că ați fost din nou dezamăgiți de furnizori. Aceștia pur și simplu vor face cumpărături în altă parte și, poate, vă vor întreba cu blândețe de ce nu ați avut un plan de urgență.

Cu toate acestea, în cazul în care un furnizor întârzie în mod constant sau nu reușește să vă livreze comanda completă așa cum a promis, trebuie să vă puneți întrebări. Poate că există lacune în datele dumneavoastră. Sau poate că este timpul să abordați situația direct, fie prin colaborare, fie prin găsirea unei surse alternative de aprovizionare.

De ce nivelurile de servicii au un impact atât de mare asupra stocului de siguranță?

Menținerea unui nivel de servicii de 100% pare a fi un obiectiv corect. Din păcate, însă, este extrem de nerealist, dacă nu chiar imposibil.

Bineînțeles, este firesc să doriți să oferiți clienților dvs. o satisfacție de 100%, în funcție de cererea acestora. Dar, dacă vizați 100%, ar necesita probabil o rezervă atât de mare de stocuri de siguranță, încât v-ați expune afacerea la un nivel ridicat de risc.

Motivul pentru care nivelurile de servicii sunt un factor atât de important pentru stocul de siguranță este această corelație directă între cele două. Și nu trebuie să fie un număr atât de mare ca 100% pentru a vă crește riscul.

Cu cât mai mare este dorința dumneavoastră, ca afacere, de a satisface cererea clientului, cu atât mai mare trebuie să fie stocul de siguranță. Cu toate acestea, cu atât mai mult crește riscul. Bine, este regretabil să vă lăsați afacerea deschisă la posibilitatea unei epuizări a stocului – lăsați profitul pe masă și nu maximizați oportunitățile – dar existența unor stocuri de deșeuri în exces este o problemă la fel de mare.

Atunci când investiți în stocuri de siguranță, vă angajați un capital de lucru valoros. Iar dacă acest stoc nu se schimbă niciodată, banii dvs. ar putea fi pierduți definitiv.

Dar, de asemenea, să nu ignorăm stresul pe care un nivel ridicat de stocuri îl exercită asupra depozitului și a operațiunilor logistice.

Prin urmare, este important să vă puneți la îndoială presupunerile legate de stocurile de siguranță:

Ceea ce trebuie să analizați este importanța strategică a acestor produse.

• Au un termen de valabilitate?
• Sunt produsele susceptibile de a se vinde în cele din urmă?
• În general, se mișcă repede?
• Este produsul o modă sau un produs sezonier?
• Ați putea folosi banii pentru a investi în alte sectoare ale afacerii care prezintă un risc mai mic?

Ce se întâmplă dacă riscul de epuizare a stocurilor este scăzut?

Există unele ocazii în care riscul ca să rămână fără stoc este extrem de scăzut, cum ar fi un produs cu o cantitate minimă de comandă care acoperă cererea probabilă a clienților pentru un an întreg.

Dacă afacerea dumneavoastră face o singură comandă pe an, iar cererea este stabilă și este puțin probabil să aibă un impact asupra satisfacției clienților până la multe luni de la lansare, este mai puțin problematică.

Chiar dacă cererea de produse ar crește și ar înregistra niveluri mai ridicate de volatilitate, veți avea suficient timp pentru a vă reface stocurile în cazul în care nivelurile devin scăzute. De asemenea, vă așteptați să aveți o bună limitare a pagubelor din cauza timpilor de execuție, având în vedere cât de mult ați ști despre potențialul unei epuizări a stocurilor.

Cât de adecvate sunt nivelurile stocurilor de siguranță?

Stocul de siguranță, la prima vedere, pare o enigmă ușor de rezolvat: comandați câteva, dar nu atât de mult încât să devină un risc. Doar că, a lua o decizie de o asemenea anvergură doar cu o presupunere sau o estimare bazată doar pe o lovitură de cuțit în întuneric este o mișcare foarte proastă.

Folosiți formula de mai sus pentru a face o evaluare continuă și vă veți asigura că afacerea dumneavoastră este protejată împotriva volatilității de pe piață.

Nu poți face prea multe pentru a opri un război sau o altă pandemie care face ravagii în lume. Dar puteți avea grijă de propria afacere, fiind bine pregătiți. Limitând impactul lipsei de stocuri și gestionând îndeaproape veniturile, veți avea un control strâns asupra stocurilor de siguranță și o perspectivă mai bună pentru viitor.

În esență, totul se rezumă la aceste două întrebări:

1. Aveți suficiente stocuri pentru a satisface cererea?
2. Ai prea mult?

Există o linie fină între prea mult și prea puțin. Dar, din fericire, noi vă putem ajuta să atingeți această limită.

Vorbiți gratuit cu unul dintre experții noștri, făcând clic aici, și vă vom pune pe calea succesului în materie de stocuri de siguranță în cel mai scurt timp.