Om aan alle klantwensen te voldoen voert Van Egmond Elektrogroothandel een immens assortiment en worden artikelen desnoods met spoed bijbesteld. Na jaren van stevige groei begon de organisatie steeds meer te piepen en te kraken. “De mogelijkheden van Slim4 werden ook te weinig benut”, vertelt operationeel manager Eelco Jansen. Met behulp van Slimstock werd een grootschalig verbeterprogramma opgestart.

Van Egmond Groep, onderdeel van het wereldwijd opererende Sonepar-concern, is een Nederlandse groothandel in elektrotechnische componenten. Met een assortiment van in totaal 650.000 artikelnummers kunnen machinebouwers en andere klanten rekenen op korte levertijden en complete leveringen. “Het zit in ons DNA om klanten te leveren waar ze om vragen, ook al hebben we het niet op voorraad”, vertelt Eelco Jansen. “De levertijden van onze toeleveranciers zijn kort dus we kunnen altijd wat regelen, maar dit heeft ook een keerzijde. Door al die kleine bestellingen kwam er veel druk op de organisatie te staan.”

Na jaren van stevige groei begon de supply chain organisatie steeds meer te piepen en te kraken. Om deze toekomstbestendig te maken werd samen met Slimstock een verbeterproject gestart. Deze begon met een analyse op basis van de Slimstock Maturity Grid, een instrument om te bepalen hoe volwassen een bedrijf is op relevante deelgebieden van supply chain management. Uit de analyse bleek dat afdelingen niet optimaal samenwerkten en dat beslissingen te weinig op basis van feiten werden genomen. Masterdata zoals levertijden en minimale bestelhoeveelheden werden slecht bijgehouden en onvoldoende afgestemd met leveranciers. Jansen: “We maakten ook onvoldoende gebruik van onze voorraadbeheertool Slim4. Veel van de mogelijkheden bleven onbenut.”

Op advies van Slimstock werd een verbeterprogramma gestart. Dat bestond uit het implementeren van nieuwe processen, het trainen van mensen, het opschonen van masterdata en allerlei praktische verbetermaatregelen. Het project stond onder leiding van een ervaren consultant en werd uitgevoerd door een young professional die binnen Slimstock het toptalentprogramma doorloopt.

Een belangrijke verbetermaatregel lag op het vlak van assortimentsbeheer en de beslisregels om een artikel wel of niet op voorraad te leggen. Door stocked/non stocked-beslissingen niet meer op gevoel te nemen, maar op basis van data en business rules in Slim4, is het aantal voorraadartikelen flink gedaald. De omzet uit de artikelen die nog wel uit voorraad worden geleverd, is met 20% gestegen, wat aangeeft dat de kwaliteit van de voorraad is verbeterd.

Een andere verbetermaatregel betrof de bestelhoeveelheden. “Door de korte levertijden was er geen prikkel om artikelen ver vooruit te bestellen. Nu we dit hebben geoptimaliseerd, is het aantal inkoopregels met een derde teruggebracht. Hierdoor is er meer rust gekomen in de organisatie en zijn we minder tijd kwijt met inslag. Ook zijn de bestelkosten gedaald doordat we kunnen aansluiten op de logistieke eenheden van toeleveranciers. Leveranciers op hun beurt kunnen betrouwbaarder leveren omdat ze weten waar ze aan toe zijn en minder spoedjes krijgen.”

Een derde maatregel betrof het op peil brengen van het kennisniveau van medewerkers. Jansen: “De mensen die aan de knoppen van Slim4 zitten, moeten de achterliggende processen snappen en vertrouwen krijgen in het systeem.” Supply chain medewerkers werden getraind aan de Slimstock Academy en zijn nu ook meer gesprekspartner geworden voor sales en andere afdelingen binnen het bedrijf. Er is duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor voorraad en maandelijks worden in een interdisciplinair overleg de lopende voorraad-issues besproken.

Jansen kijkt met tevredenheid terug op het project en de samenwerking met Slimstock. “Als bedrijf zit je middenin je eigen proces, dan heb je soms een externe partij nodig die je een spiegel voorhoudt.” De resultaten van het project zijn bemoedigend, maar hij realiseert zich dat deze ook weer kunnen wegzakken. Om dit te voorkomen heeft de young professional van Slimstock flowcharts gemaakt waarin de nieuwe processen staan beschreven. Hierin is vastgelegd welke taken medewerkers dagelijks moeten doorlopen en op welke KPI’s ze moeten sturen. Jansen: “Je moet verbeteringen borgen in je organisatie, anders verval je snel weer in oude patronen. Ik wil voorkomen dat we Slim4 weer als veredeld bestelprogramma gaan gebruiken.”