UZ GENT CREËERT TRANSPARANTIE EN TIJDWINST IN BEVOORRADINGSPROCES
Het universitair ziekenhuis van Gent gebruikt de software van Slimstock om meer inzicht te krijgen in het verbruik van medische en niet- medische materialen. Zowel de aansturing van het centrale magazijn als de bevoorrading van de 125 bergingen van interne klanten binnen het ziekenhuis, verloopt met Slim4 veel efficiënter dan voorheen, vertelt het diensthoofd Facilitaire Logistiek.
In het Universitair Ziekenhuis (UZ) van Gent is de afdeling Facilitaire Logsitiek verantwoordelijk voor de 125 bergingen en daarnaast nog 200 leverplaatsen. Ook de distributie van geneesmiddelen vanuit de apotheken valt onder de dienst.
Op de afdelingen zijn in totaal 35.000 opbergvakken die meerdere keren per week moeten worden aangevuld. Qua logisitek zijn er in het centrale magazijn grofweg twee flows te onderscheiden: een deel dat op voorraad ligt en een crossdockgedeelte.
“Plaatsgebrek is veruit onze grootste uitdaging”, vertelt stafmedewerker Luc Lebon, “Daarom bestaat elke levering aan een berging zowel uit voorraad- als niet-voorraadartikelen.”
VOORRAADBEHEER WAS TIJDROVENDE KLUS
Het beheer van de decentrale voorraden gebeurde in het verleden met behulp van het ERP-systeem, aangevuld met Excel, en was een bijzonder tijdrovende klus. Wat het complex maakt, is dat niet elk artikel zich in elke berging op dezelfde manier gedraagt. Een product dat op de ene dienst snel beweegt, kan net zo goed op een andere dienst traag roteren. Bovendien is ook het verbruik zelf vaak niet stabiel, bijvoorbeeld vanwege seizoensgebonden invloeden maar ook omdat artsen verschillende voorkeuren kunnen hebben. Daarnaast zorgen ook de productwissels, in het kader van de raamcontracten die het UZ Gent afsluit, voor bijkomende complexiteit in het voorraadbeheer.
SLIM4 BRACHT TRANSPARANTIE
Om de automatische bevoorrading van de bergingen op de zorgafdelingen efficiënter te laten verlopen, besliste het UZ Gent om in de voorraadoptimaliseringsoplossing Slim4 van Slimstock te investeren. Deze wordt gefaseerd in gebruik genomen, waarbij de eerste stap al direct veel transparantie en tijdwinst oplevert. “In Slim4 kunnen we elke maand heel eenvoudig een overzicht opvragen van alle artikelen. In één oogopslag zien we welke artikelen afwijken van hun profiel. Vroeger namen die analyses uren in beslag. Door de veel grotere transparantie kunnen we nu ook veel sneller op de bal spelen en stock-outs vermijden.”
BETERE BESCHIKBAARHEID
Slim4 zorgt bij UZ Gent voor een gezonder assortiment en een grotere beschikbaarheid van producten. “Voorraadreductie as such is niet het belangrijkste doel. Wat voor ons telt, is het optimaal benutten van de beschikbare tijd en oppervlakte. Sowieso zou het moeilijk zijn om het aantal artikelen op voorraad te reduceren, want van zodra we een artikel omzetten van de voorraad- naar de crossdockflow, wordt die plaats meteen ingenomen door een ander artikel. Met Slim4 hebben we een veel beter zicht op het verbruik van de verschillende categorieën en kunnen we veel beter bepalen welke artikelen het zinvolst zijn om op voorraad te houden. Ook een voordeel is dat we bij de talrijke productwissels het model van het oude product als uitgangspunt kunnen gebruiken om het profiel van het nieuwe te bepalen.”
INZICHT IN VERBRUIK
De software van Slimstock heeft UZ Gent tot nieuwe inzichten gebracht waarmee de logistieke afdelingen ook beter kunnen inspelen op vragen van interne klanten. De zorgafdelingen moeten lijsten krijgen met de verbruiken van de twintig voor hen belangrijkste producten. Die gebruiken ze om een goed overzicht te houden op hun verbruik. In ERP echter bleek het niet eenvoudig om direct bruikbare lijsten op te vragen, er kwam heel wat werk aan te pas om de data te groeperen en te filteren. “In Slim4 zijn die data kant-en-klaar beschikbaar, zowel gesorteerd op volume als naar waarde. Dat we via Slim4 data kunnen aanleveren aan interne klanten in een selfservicemodus hadden we vooraf niet verwacht.”
