Pols staat bekend als een betrouwbare en flexibele partner op het gebied van groentechniek, tractoren, recyclingtechniek en grondzuigtechniek. Het bedrijf levert grote machines die het doorgaans op klantorder importeert. “Maar de bijbehorende reservedelen worden juist uit voorraad geleverd”, legt René Herlaar uit. “Als een machine van acht ton stil komt te staan, wordt een klant daar niet blij van. Dan moet er met grote spoed een monteur naartoe die dan uiteraard de juiste onderdelen bij zich moet hebben.”

Uw Machine, Onze Zorg, is het credo dat Pols tot in z’n haarvaten heeft doorgevoerd. Dat betekent dat het voor klanten altijd de juiste spare parts op voorraad wil houden en zeker bij de snellopers nooit mis wil grijpen. “Maar dit is nog aardig complex”, weet zijn collega Martin Nieuwland uit ervaring. “Voor de meeste spare parts is de vraag namelijk zeer onregelmatig, dus hoeveel je dan op voorraad moet leggen is lastig te bepalen. Daar komt bij dat we hard groeien en we inmiddels meer dan 100.000 sku’s in ons systeem hebben. Inkopers waren gewend om de voorraad op basis van hun kennis en ervaring te beheren, maar daar is het assortiment te groot voor geworden. Het lukte niet meer om al die verschillende onderdelen met de juiste zorg te blijven beheren.”

Het management van Pols besloot de spare parts operatie toekomstbestendig te maken en liet een systeem voor forecasting en voorraadoptimalisatie implementeren; Slim4 van leverancier Slimstock. Tegelijkertijd ontwikkelde het bedrijf een nieuwe webshop waarop klanten op een gebruiksvriendelijke manier 24/7 hun spare parts kunnen bestellen. Herlaar: “De webshop is helemaal vanuit klantperspectief opgezet. Klanten kunnen hun eigen machinetype opzoeken, het defecte onderdeel identificeren en deze met een 360-gradenview van alle kanten bekijken. Als ze zeker weten dat ze het goede item hebben geselecteerd, zien ze direct of deze voorradig is en hoe snel we deze kunnen leveren. Gezien de spoed is dit voor hen cruciale informatie.”

Met de invoering van Slim4 is de kwaliteit van de voorraad inmiddels met sprongen vooruit gegaan, constateert Nieuwland. “We hebben een ABC-indeling van ons assortiment gemaakt op basis van afzetpatroon en regelmatigheid van de vraag. Per productcategorie kun je de gewenste servicelevels en voorraadparameters instellen. Vooral voor de onregelmatige B- en C-artikelen bleek dit een uitkomst: de servicegraad ging omhoog, terwijl inkopers er juist minder aandacht aan hoefden te besteden.”

Van de snellopende A-artikelen was de servicegraad al hoog maar daar bleek juist teveel voorraad van te liggen. Deze is inmiddels flink gereduceerd, stelt het hoofd magazijn tevreden vast. “Van de AA-artikelen is de overvoorraad met 72% gedaald en is de hoge servicegraad gewoon intact gebleven. Het was één van de doelstellingen om onze magazijnruimte beter te benutten, en dat is hiermee zeker gelukt. We hebben opslagruimte vrijgemaakt waarin we nu onze nieuwe productlijnen kunnen opslaan. Slim4 stelt ons in staat om op een gezonde manier verder te groeien.”

De vraag naar spare parts is niet alleen grillig, de vraagprofielen veranderen ook door de tijd heen. Bij nieuwe machines is de vraag naar onderdelen in de beginfase heel laag, dan komt er een periode dat de behoefte gaat stijgen om vervolgens in de laatste fase van de levenscyclus weer uit te doven. “Dit hele proces voor product life cycle management hebben we perfect kunnen inregelen in de software”, vertelt Nieuwland. “Zodra het afzetprofiel van een artikel begint te veranderen, komt deze in een andere ABC-categorie terecht en wordt een nieuwe voorraadstrategie van toepassing. Aan het einde van de levenscyclus gaan automatisch de bestellingen en buffergroottes omlaag en wordt een artikel als het ware vanzelf uitgefaseerd. Dit vind ik echt heel sterk aan Slim4.”