Hele pakken papier gingen er wekelijks doorheen bij Peters Rubber & Plastics. Om bij een leverancier de juiste bestellingen te plaatsen werd het volledige assortiment uitgeprint om vervolgens de hele lijst handmatig door te kunnen akkeren. “Ons bestelproces nam gigantisch veel tijd in beslag”, herinnert industrial engineer Niklas Landgraf van Peters Rubber & Plastics zich. “Veel kennis over artikelen en leveranciers zat ook in het hoofd van de inkoper. Als die met vakantie was werd er die week letterlijk niks ingekocht.”

Peters Rubber & Plastics is een internationaal opererende leverancier van industriële slangen, slangassemblages en koppelingen voor de industrie, de offshore en de agrarische sector. Op het bedrijfsterrein in Roermond staan magazijnen waarin voor ruim vijf miljoen euro aan voorraad ligt. De volumineuze artikelen zijn niet handig stapelbaar en liggen op pallets verspreid over veertienduizend vierkante meter opslagruimte. Daarnaast beschikt Peters nog over een assemblagelijn waar industriële slangen op maat worden geassembleerd.

Een paar jaar geleden startte het bedrijf zijn plan om de bedrijfsprocessen maximaal te gaan digitaliseren. Naast een nieuw ERP werd besloten Slim4 te gaan implementeren. Dit moest het inkoopproces efficiënter maken én zorgen dat de juiste artikelen op voorraad liggen. “We kopen in bij leveranciers uit onder andere de VS en Canada en hebben met lange levertijden te maken, soms wel twaalf tot veertien weken. We moesten altijd maar een beetje op ervaring bedenken wat we over een kwartaal dachten te gaan verkopen. Ook daar wilden we vanaf.”

Inmiddels is de digitaliseringsslag bij Peters gemaakt; het nieuwe ERP draait en sinds een half jaar is ook Slim4 operationeel. Bestellingen worden nu door Slim4 volledig automatisch berekend op basis van gedetailleerde verkoopprognoses en specifieke beslisregels rondom gewenste servicegraad, levertijden, onzekerheid en optimale seriegroottes. Landgraf: “Dit leidt tot betere bestellingen maar wat vooral opvalt is hoe ontzettend veel tijd we hiermee uitsparen. Waar we eerst soms wel een dag bezig waren om alle bestellingen voor één leverancier klaar te zetten, zijn we hier nu in anderhalf uur mee klaar.”

Inkopers en verkopers binnen Peters zijn ook heel tevreden over het inzicht dat ze nu in hun voorraad hebben. “Je kunt in Slim4 hele mooie analyses maken van verkooppatronen en per artikel bepalen welke optimale bestelstrategie daar bij past. Er bleken voor bepaalde slangen bijvoorbeeld opmerkelijke verschillen te zitten in de afnamepatronen per lengtemaat. Eén lengtemaat had een seizoenspatroon terwijl een andere lengtemaat bijna niet werd verkocht. Van deze laatste hebben we toen besloten om deze alleen nog op order in te kopen. Op deze manier hebben we het hele assortiment doorlopen waardoor de kwaliteit van onze voorraad flink zal verbeteren.”

Ook een analyse van de minimale bestelhoeveelheden die leveranciers hanteren, leidde tot nuttige constateringen. “Sommige leveranciers eisen extreem hoge bestelgroottes”, vertelt Landgraf. “Dan moet je bijvoorbeeld minimaal vijfduizend meter inkopen van een slang waarvan je jaarlijks hooguit vijfhonderd meter verkoopt. Onze inkoper had hier wel een bepaald gevoel voor maar het is onmogelijk om hierin voor al die verschillende artikelen de juiste afweging te maken. Met Slim4 is dat wel heel makkelijk te optimaliseren. Daarin zie je precies bij welke artikelen er een risico op incourantie ontstaat of waar het kapitaalbeslag te groot wordt. Op basis daarvan hebben we van een select aantal artikelen besloten deze voortaan van andere leveranciers af te nemen. Leveranciers die weliswaar duurder zijn maar waar we meer vrijheid hebben in de seriegroottes.”

Door de tijdwinst in het bestelproces en de ondersteuning bij tactische voorraadbeslissingen, is er rust over de inkoopafdeling van Peters gekomen. Mensen kunnen hun tijd besteden aan zaken waar ze tot hun eigen frustratie voorheen niet aan toekwamen, zoals het meten van leveranciersprestaties, het monitoren van inkooporders en het proactief informeren van klanten. “Ook onze salesafdeling is blij met Slim4 want die kunnen klanten nu beter over beschikbaarheid informeren”, zegt Landgraf.

Landgraf is ervan overtuigd dat Slim4 tot een optimale voorraad en een betere beschikbaarheid zal leiden. “We werken nog maar een paar maanden met de software dus het effect wordt over een tijdje pas echt zichtbaar, maar ik zie duidelijk dat we betere beslissingen nemen. In het begin van de corona bijvoorbeeld kondigde een leverancier uit Frankrijk aan in lockdown te gaan en vroeg of we hiervoor nog snel wat extra’s wilden bestellen. Door het snelle schakelen van de directie en de ondersteuning van Slim4 besloten we van bepaalde artikelen de volledige voorraad op te kopen. Een gouden zet, blijkt achteraf, want uitgerekend bij deze producten hebben we afgelopen tijd een flinke omzetgroei gezien.”