Frits Dijk klantverhaal

Als exclusief importeur van verlichtingen en elektronische componenten, vervult het familiebedrijf een belangrijke rol binnen de supply chain van truck en trailerproducenten. “Dit zijn veelal middelgrote bedrijven die te klein zijn om rechtstreeks bij de grote componentenfabrikanten in te kopen”, vertelt directeur Louis Dijk, zoon van oprichter Frits Dijk. “Onze klanten willen hun materialen bovendien vaak sneller in huis hebben dan die grote multinationals kunnen bieden. Wij ontzorgen ze daarin door de juiste onderdelen op voorraad te houden en snel te leveren. Onze kracht is dat wij helemaal zijn ingericht op het bestelgedrag van deze specifieke groep bedrijven.”

Door een upgrade van zijn voorraadbeheersysteem Slim4 is het bedrijf Frits Dijk erin geslaagd zijn spilfunctie binnen de keten naar een nog hoger niveau te tillen, vertelt Louis Dijk. Het bedrijf gebruikt de software van Slimstock al lang, maar haalde er niet meer uit wat er in zat. De kennis over hoe ermee te werken was verouderd en zat geconcentreerd bij één persoon, waardoor de rest van de organisatie vaak terugviel op Excel of het ERP. Als CEO twijfelde Dijk of hij wel door moest gaan met Slim4. “De mensen van Slimstock lieten me zien dat we Slim4 op meer fronten konden inzetten dan dat we tot dan toe deden. Ze stelden een reset voor, die bestond uit het opnieuw inrichten van het voorraadbeheerproces en een upgrade naar de nieuwste softwareversie.”

Minder veiligheidsvoorraad

Als start van het project brachten de consultants van Slimstock het verbeterpotentieel in kaart. Ze toonden aan dat Frits Dijk niet alleen zijn eigen voorraadprestatie nog flink kon opvoeren, maar dat ook toeleveranciers en klanten van Slim4 konden profiteren. Hij legt uit: “Je kunt in Slim4 specifieke forecasts voor toeleveranciers maken. Door die actief te delen weten componentenbouwers van tevoren welke vraag ze van ons kunnen verwachten. Ze kunnen hier dan beter op anticiperen en hun productieprocessen efficiënter plannen. Voor ons heeft dat dan weer als voordeel dat ze betrouwbaarder aan ons kunnen leveren en wij minder veiligheidsvoorraad hoeven neer te leggen. Hiermee gaan voor beide partijen de kosten omlaag.”

Door het delen van de supply chain data is de band tussen Frits Dijk en zijn toeleveranciers hechter geworden. Hierdoor krijgt zijn bedrijf eerder geleverd in tijden van schaarste, merkt hij. “Dit zagen we duidelijk toen er een tijd geleden tekorten waren aan elektronica-componenten. Toeleveranciers wisten zich geen raad met het stuwmeer aan backorders dat zich vormden. Wij hielpen ze daarbij door forecasts af te geven en prioriteiten aan onze orders mee te geven. Dit heeft er ook voor gezorgd dat zich in onze keten nauwelijks opslingereffecten hebben voorgedaan.”

Servicegraad van 85% naar 97%

Toen de nieuwste versie van Slim4 eenmaal was geïnstalleerd en alle parameters waren ingesteld, kregen medewerkers van Frits Dijk steeds meer vertrouwen in het systeem. Inkopers zagen dat het systeem tot besteladviezen kwam waar ze zelf nauwelijks nog iets aan hoefden te veranderen. “Door die optimale bestellingen in combinatie met een hogere betrouwbaarheid bij toeleveranciers, is onze servicegraad als een raket omhoog gegaan”, vertelt hij enthousiast. “Van 85% naar 97%! We hebben grip op de voorraad gekregen en kunnen deze nu gaan verlagen zonder dat de klant hier last heeft. Zeker 15% van onze voorraad bestaat nu nog uit veiligheidsvoorraad die we straks dus niet meer nodig hebben. Als je bedenkt dat we voor vier miljoen euro aan voorraad hebben, kun je uitrekenen wat ons dat oplevert.”

De nieuwe Slim4-omgeving heeft ook de interne efficiency verhoogt. Inkopers zijn minder tijd kwijt met het inzichtelijk krijgen van de voorraad en het bepalen wat ze moeten bijbestellen. “Voorheen waren hier drie mensen druk mee, nu nog maar één”, vertelt Louis Dijk. “Die persoon heeft nu zelfs tijd over, die hij bijvoorbeeld kan besteden aan overleg met toeleveranciers om samen tot procesverbeteringen komen. Of aan het maken van voorraadanalyses en te kijken welke artikelen incourant dreigen te worden.”

Klanten nog meer ontzorgen

Tijdens het project kwam nóg een supply chain toepassing van Slim4 aan het licht die Frits Dijk veel voordeel oplevert, namelijk het ‘meedenken’ met truck- en trailerbouwers in hun inkoopplanning. “Door onze verkoopforecasts te delen met onze klanten, helpen wij hen hun eigen materiaalbehoefte in kaart te brengen. Dit klinkt misschien raar maar de gemiddelde trailerbouwer is qua supply chain organisatie nu eenmaal minder volwassen dan bedrijven als DAF of Scania. Ze kijken minder ver vooruit en bestellen vaak op het laatste moment pas hun onderdelen. Als wij die niet op voorraad hebben, hebben ze een probleem want dan kunnen ze niet produceren. Dat was voor hen dus altijd best een risico.”

Sinds Frits Dijk ook met klanten forecasts deelt, is er iets wezenlijks veranderd in de verhoudingen, merkt de CEO. “We worden veel meer als partner gezien, als leverancier die niet alleen kwalitatief hoogwaardige artikelen levert, maar die ze ook ontzorgt in hun voorraadbeheer. We maken nu bijvoorbeeld lange termijn plannen voor onze klanten met daarin afspraken over beschikbaarheid van kritische en klantspecifieke artikelen. Doordat je voor hen in beeld brengt wat de behoefte gaat zijn en hoe wij hierin voorzien, ontstaat er meer begrip voor elkaar. Dan kun je betere afspraken maken over bijvoorbeeld afnameverplichtingen.”

Uitgangspunt voor omzetgroei

De nieuwe vorm van supply chain samenwerking zal uiteindelijk ook een positief effect hebben op de omzet, constateert Louis Dijk. “Als klanten merken hoe prettig het is dat ze zich geen zorgen meer over hun ingangsmaterialen hoeven te maken, denken ze al snel: ‘waarom kan dat niet ook bij andere artikelen?’. Ik krijg regelmatig de vraag of we ook niet bepaalde componenten kunnen leveren die ze nu elders inkopen. Dit biedt mooie kansen om ons marktaandeel verder uit breiden en als bedrijf te blijven groeien. Zelfs in tijden dat de markt als geheel stagneert.”

En zo heeft Frits Dijk met de herijking van zijn Slim4-systeem niet alleen zijn eigen voorraadoperatie, maar ook zijn concurrentiepositie binnen de supply chain een boost gegeven. “Achteraf ben ik ontzettend blij dat ik me door Slimstock heb laten overtuigen. Dit project geeft ons een perfect uitgangspunt voor toekomstige groei”, zegt Louis Dijk.