Febelco klantverhaal

De druk op de supply chain organisatie van Febelco is groot. Bestellingen moeten binnen een paar uur bij een apotheker worden geleverd, en dat tot drie keer per dag. Om die snelle leveringen te kunnen garanderen, beschikt Febelco in België over acht magazijnen waar vanuit bestelwagens de hele dag af en aan rijden. Aan de inkoopkant gaan er maandelijks maar liefst 150.000 inkooporders uit, die bij de acht magazijnen worden aangeleverd. Donche:

 “Eén centraal magazijn zou uiteraard efficiënter zijn om onze voorraad te beheren, maar gezien de zeer korte levertijden die wij willen garanderen, is dat geen optie.”

Transfer van voorraad

Febelco heeft gemiddeld voor ruim 100 miljoen euro aan voorraad op de plank liggen. De grote uitdaging was om in ieder magazijn de juiste artikelen op voorraad te houden zodanig dat klanten op tijd kunnen worden beleverd en er zo min mogelijk overvoorraad en incourantie ontstaat. Om dit te bewerkstelligen werd de voorraadoptimalisatiesoftware van Slimstock aangeschaft. “Voor ons vormde ook de transfer van voorraden tussen de acht verschillende vestigingen een belangrijk punt”, vertelt Donche. “Dagelijks evalueren we welke voorraad van de ene naar de andere vestiging moet worden getransfereerd.” Ook daar wilde Febelco met Slim4 een verbeterslag in maken.

15% minder voorraad

Het voorraadbeheerproces is met Slim4 een stuk efficiënter geworden. “De toekenning van voorraad aan locaties verloopt nu veel uniformer dan vroeger”, constateert Donche. “Achter de beslissingen om al dan niet artikelen te transfereren of in een magazijn op voorraad te houden, steken nu rekenregels, bijvoorbeeld gebaseerd op het aantal dagen voorraad.” Ook de kwaliteit van de bestellingen is volgens haar omhoog gegaan. “Vroeger waren bestelvoorstellen vaak puur op de historiek gebaseerd, Slim4 stemt deze af op wat we echt verwachten. Zo kunnen wijzigingen rond de terugbetaalbaarheid van een geneesmiddel een effect hebben op de verkoop. Zulke zaken kunnen we nu meteen in Slim4 meenemen. Mede hierdoor is het totale voorraadniveau met zo’n 15% gedaald.”

Minder incourantie

Dat de inkopers van Febelco met Slim4 beter en sneller kunnen bestellen, heeft tot een hogere leverbetrouwbaarheid gezorgd. “Met Slim4 kan de aankoopafdeling orders nu voor de middag naar de leveranciers doorsturen. Vroeger raakten de laatste bestellingen vaak pas tegen vijf uur ’s middags bij de leverancier, met het risico dat het artikel later werd aangeleverd dan we hadden gehoopt. De software helpt ons ook om incourante voorraad tegen te gaan. Enkele dagen voordat we een product voor een bepaalde vestiging bijbestellen, kijkt Slim4 automatisch of er ergens overvoorraad van dat product is, zodat we die via een interne transfer kunnen overhevelen.”

Samenwerking tussen aankopers

Een positief punt is dat Slim4 een degelijke basis vormt voor overleg tussen de aankopers onderling, stelt Donche. “Elk hebben ze een deel van onze circa 570 leveranciers onder hun hoede, maar uiteraard leven ze niet op een eiland. We merken dat ze vaker dan vroeger met elkaar bespreken hoe ze met de resultaten uit het systeem omgaan en hoe ze met de data de forecast kunnen verbeteren. Dagelijks wijst Slim4 bijvoorbeeld op urgente en nieuwe producten die moeten worden geëvalueerd, en op gezette tijdstippen worden de uitzonderingen getoond. De issues die boven komen drijven, stimuleren duidelijk het overleg tussen de aankopers. Slim4 motiveert onze aankopers ook om actief op zoek te gaan naar nog meer optimalisering.”

Assortimentsbeheer

Het optimaliseren van de voorraad staat bij Febelco nooit stil en vanuit Slimstock worden er voortdurend nieuwe functionaliteiten aangeboden, bijvoorbeeld op het gebied van assortimentsbeheer. “Momenteel zijn we samen met Slimstock een rapporteringstool aan het uitwerken. De bedoeling is dat we via Microsoft Power BI een dashboard krijgen dat de informatie uit Slim4 op een overzichtelijke manier weergeeft. Daardoor zullen we bijvoorbeeld rapporten kunnen maken die duidelijk weergeven hoe ons productgamma precies in elkaar steekt en hoe het met de beschikbaarheid van de producten is gesteld.”