Steven de Wilde
Supply chain manager | Deschacht
"Met Slim4 zijn we erin geslaagd de filialen te ontlasten en tegelijk aan efficiëntie te winnen."
De firma Deschacht profileert zich als Belgische bouwpartner die projecten ondersteunt met innovatieve oplossingen, geleverd volgens afspraak. Om die missie op een efficiëntie manier te realiseren, is een weldoordacht voorraadmanagement een must. Met de hulp van Slim4 gebeurt de herbevoorrading nu centraal vanuit het hoofdkantoor, zodat de filiaalmanagers hun kostbare tijd aan de klant kunnen besteden. Tekst en uitleg bij deze stap voorwaarts krijgen we van Steven De Wilde, supply chain manager bij Deschacht, en Bert Vermeiren, CDO bij Buildmat, de groep waar Deschacht deel van uitmaakt.
Deschacht is oorspronkelijk ontstaan uit de verdeling van landbouwfolies in Oost-en West-Vlaanderen. In de loop der jaren breidde het productassortiment uit. In 2004 kwam het bedrijf in handen van de huidige aandeelhouders. Gaandeweg groeide de organisatie uit tot een one-stop-shop groothandel gespecialiseerd in meerdere domeinen. Zo verdelen we vandaag materialen naar de aannemerij, utiliteitsbouw, dak- en gevelwerken, wegen- en grondwerken en nutsleidingen. Deschacht levert niet alleen de materialen maar optimaliseert de bouwplannen door o.a. een engineering afdeling voor studie en maatwerk, expertise in rioleringsmaterie en watermanagement, een merkonafhankelijke BIM bibliotheek en gespecialiseerde verkoopteams.
Niet alleen het aanbod van Deschacht blijft groeien, ook geografisch slaat het bedrijf zijn vleugels steeds verder uit. Intussen telt het bedrijf al tien Belgische filialen. In het najaar komt er in Farciennes, tegen Charleroi, een elfde bij. In de toekomst wil Deschacht vooral in Wallonië verder uitbreiden. Die combinatie van een steeds bredere service en geografische uitbreiding levert Deschacht een jaarlijkse groei van gemiddeld tien procent op. Eind 2022 klokte de organisatie af op een omzet van zo’n 160 miljoen euro.
Als onderdeel van Buildmat, een groep van acht bedrijven in de bouw en industrie, kan Deschacht bovendien rekenen op extra slagkracht. Zo worden enkele ondersteunende diensten, waaronder digital, finance en marketing, op groepsniveau georganiseerd met het oog op een optimale efficiëntie.
Pittig voorraadbeheer
Het spreekt voor zich dat elk onderdeel binnen de groep wel instaat voor zijn eigen voorraadmanagement. Deschacht heeft in totaal zo’n 35.000 referenties op voorraad. Per filiaal worden tussen de 3.000 en 6.000 referenties opgeslagen.
Omdat wij met Deschacht heel veel volumineuze producten verdelen, wordt het leeuwendeel van de inkomende goederen rechtstreeks geleverd aan de depots van de filialen. Een kleiner deel van het assortiment wordt centraal opgeslagen. De locatie van het centrale opslagpunt varieert in functie van aankoopcondities waarin de TCO in rekening wordt gebracht én de supply organisatie voor specifieke productlijnen. Deze flexibele multi-site aanpak maakt ons heel wendbaar, maar zorgt tegelijk voor pittige uitdagingen op het vlak van voorraadbeheer.”vertelt Steven De Wilde
Ondersteuning bij herbevoorrading
Strategische voorraadbeslissingen neemt Deschacht steeds centraal. Per productcategorie beslissen crossfunctionele teams wat wanneer wordt ingekocht. Ook de prijszetting, de gewenste servicegraad voor elke productgroep en de forecast wordt binnen die teams bepaald. Zij brengen ook continu alle marktinformatie samen, wat toelaat om snel te schakelen. “Dat is ook nodig in een wereld waarin we enerzijds snel groeien en anderzijds worden geconfronteerd met een zeer hoge volatiliteit. We zijn dan ook constant op zoek naar manieren om onze supply chain efficiënter te organiseren”, klinkt het bij Deschacht.
Voor het dagelijkse voorraadbeheer waren tot voor kort de filialen verantwoordelijk. Maar omdat voor hen de focus op de klant ligt, was dat eerder een noodzakelijk kwaad.
“Door gespecialiseerde software in te schakelen, wilden we in de eerste plaats die filialen ontlasten. Tegelijk wilden we aan efficiëntie winnen”, stelt Steven De Wilde. “De voorraad verlagen was dan weer niet de bedoeling. Een stevige voorraad is net een van onze sterktes. Bovendien kan opportuun zijn om grote hoeveelheden tegelijk aan te kopen. Maar natuurlijk wilden we wel juiste producten op de juiste plaats hebben, om onze klanten zo goed mogelijk te bedienen.”
Slim4 als standaard
De keuze van Deschacht voor Slim4 van Slimstock sluit volledig aan bij de strategie van Buildmat. “Verschillende andere bedrijven binnen de groep, zoals ODM en Technicel, maken ook gebruik van Slim4. Binnen ons digitaal masterplan is dat de bevoorradingsapplicatie die onze voorkeur wegdraagt. Je kunt gerust stellen dat Slim4 voor ons de standaard op dat vlak is geworden”, legt Bert Vermeiren uit.
“Het was dan ook logisch dat we bij Deschacht in eerste instantie deze software zouden bekijken”, vervolgt Steven De Wilde. “Dat neemt niet weg dat het pakket wel aan onze eisen moest voldoen. Zo ligt de complexiteit binnen Deschacht een stuk hoger dan bij andere entiteiten binnen de groep. Daarom hebben we, samen met de CEO, gesproken met enkele organisaties binnen dezelfde sector die al met Slim4 werkten. Op die manier kregen we een beter inzicht in de mogelijkheden. Die gesprekken hebben ons overtuigd om ook de stap naar Slim4 te zetten.”
Stapsgewijze omschakeling
Dankzij Slim4 worden bestelpunten -en hoeveelheden op een éénduidige manier bepaald op basis van de gewenste voorraadstrategie. De operationele bevoorrading verloopt centraal. De filiaalverantwoordelijken kunnen hierdoor meer focussen op de klant, de orderverwerking en het magazijnbeheer.
Om de overgang naar de nieuwe tool zo vlot mogelijk te laten verlopen, koos Deschacht voor een gefaseerde aanpak.
S. De Wilde: “Eerst hebben we de makkelijkste leveranciers overgezet naar Slim4, daarna volgden de complexere. Door deze aanpak heb we gecontroleerd getransformeerd, getest en als team vertrouwen gewonnen in de nieuwe Slim4-processen.In een half jaar tijd waren we hiermee rond.
Centraliseren is specialiseren, maar betekent ook extra aandacht voor samenwerking en coördinatie. De samenwerking tussen de centrale voorraadplanners en filiaalleiders is structureel in onze processen ingebouwd.
Deze aanpak heeft het veranderingsproces goed gedaan. Zo lieten we de filiaalleiders bij aanvang, via een goedkeuringsmechanisme, de Slim4 bestellingen nakijken en bijsturen. Door deze structurele feedbackloop konden we het nieuwe proces bijsturen en optimaliseren. Toen het vertrouwen in Slim4 groot genoeg was, hebben we dat goedkeuringsmechanisme eruit gehaald en nam Slim4 het roer over. Nu laten we filiaalleiders enkel nog af en toe bepaalde zaken checken, of ze voldoende ruimte hebben om bepaalde volumineuze goederen op te slaan bijvoorbeeld. Weliswaar krijgt Deschacht hierbij ook het advies van Slim4 mee, die de bestelhoeveelheid automatisch afstemt op de beschikbare opslagcapaciteit van dat moment.
Samenwerking tussen verkoop, aankoop en logistiek is key om de functionele supply chain te laten werken. Via Slim4 hebben we bruggen gebouwd via processen die bijdragen tot onze strategie. ”
Meer tijd voor klanten
Het grootste voordeel van Slim4 is wel dat de filialen nu meer tijd hebben voor hun klanten, doordat het centrale team instaat voor de dagelijkse herbevoorrading. S. De Wilde: “Vroeger moesten de tien filiaalverantwoordelijken dat werk tussendoor nemen. Dan waren ze daar toch enkele uren zoet mee. Nu werken daar 2 medewerkers twee à drie uur per dag aan, op een gefocuste en efficiënte manier. De meer gestandaardiseerde manier van werken zorgt bovendien voor een eenduidiger herbevoorradingsbeleid.”
“Qua service scoorden we eigenlijk al prima, dat maakte dat de potentiële winst op dat vlak niet zo groot is. Ons zusterbedrijf ODM heeft met Slim4 een veel grotere vooruitgang geboekt, omdat daar de uitgangssituatie minder goed was. Met Slim4 willen wij vooral onze service hooghouden binnen ons steeds groter netwerk van filialen en met ons steeds ruimer aanbod”, stelt Steven De Wilde. “We mogen ook niet vergeten dat we Slim4 hebben geïmplementeerd in volle coronaperiode. Sindsdien ontsnappen ook wij niet aan bevoorradingsproblemen en prijswijzigingen die alle kanten opgaan. Slim4 helpt om snel tactische aankoopbeslissingen te nemen.”, vertelt Bert Vermeiren.
“In de toekomst willen we ook het dashboard van Slim4 gebruiken. Dat zal ons een nog beter beeld geven van de evolutie op het vlak van voorraden en service over een langere periode”, voegt Bert Vermeiren eraan toe.
Optimale verdeling van de voorraad
Wel zeker is dat Slim4 ook helpt om het assortiment te evalueren en het rendement per product beter in kaart te krijgen. Zo zorgen de assortimentsberekeningen door Slim4 voor een goed vertrekpunt voor discussies binnen de cross functionele teams. Daarbij ligt de focus vooral op de service die Deschacht voor elke productcategorie wil bieden.
De software zorgt er ook voor dat te hoge voorraadposities op filiaalniveau sneller in het vizier komen Zo is het mogelijk dat bepaalde producten niet goed verkopen in één filiaal, maar wel in een ander. Slim4 zal het filiaal met een te hoge voorraad dan ook aanduiden als hoofdleverancier. “Om te zorgen voor een optimale herbevoorrading binnen dat dynamisch netwerk van filialen kozen we voor een maatwerkoplossing, maar voor de rest vulde de standaardfunctionaliteit al onze behoeften in, aldus Bert Vermeiren.
Een nieuwe uitdaging voor Deschacht en Slim4 is wel de komst van het nieuwe filiaal in Farciennes. Daar is immers geen lokale bestelhistoriek voorhanden van waaruit Slim4 kan vertrekken. “Samen met Slimstock zijn we nu aan het bekijken hoe we ook het nieuwe filiaal optimaal kunnen integreren in Slim4. Het spreekt voor zich dat een goede input van sales hier cruciaal is. Enerzijds kunnen we ons baseren op wat we al in de regio leveren, anderzijds zullen we ook actief bepaalde doelgroepen in de regio bewerken. Door met die input aan de slag te gaan, willen we zorgen voor een kwalitatieve forecast. Zo kunnen we ook in het nieuwe filiaal meteen een efficiënte bevoorrading vanuit Slim4 opzetten”, besluit Steven De Wilde.
Deschacht is oorspronkelijk ontstaan uit de verdeling van landbouwfolies in Oost-en West-Vlaanderen. In de loop der jaren breidde het productassortiment uit. In 2004 kwam het bedrijf in handen van de huidige aandeelhouders. Gaandeweg groeide de organisatie uit tot een one-stop-shop groothandel gespecialiseerd in meerdere domeinen. Zo verdelen we vandaag materialen naar de aannemerij, utiliteitsbouw, dak- en gevelwerken, wegen- en grondwerken en nutsleidingen. Deschacht levert niet alleen de materialen maar optimaliseert de bouwplannen door o.a. een engineering afdeling voor studie en maatwerk, expertise in rioleringsmaterie en watermanagement, een merkonafhankelijke BIM bibliotheek en gespecialiseerde verkoopteams.
Niet alleen het aanbod van Deschacht blijft groeien, ook geografisch slaat het bedrijf zijn vleugels steeds verder uit. Intussen telt het bedrijf al tien Belgische filialen. In het najaar komt er in Farciennes, tegen Charleroi, een elfde bij. In de toekomst wil Deschacht vooral in Wallonië verder uitbreiden. Die combinatie van een steeds bredere service en geografische uitbreiding levert Deschacht een jaarlijkse groei van gemiddeld tien procent op. Eind 2022 klokte de organisatie af op een omzet van zo’n 160 miljoen euro.
Als onderdeel van Buildmat, een groep van acht bedrijven in de bouw en industrie, kan Deschacht bovendien rekenen op extra slagkracht. Zo worden enkele ondersteunende diensten, waaronder digital, finance en marketing, op groepsniveau georganiseerd met het oog op een optimale efficiëntie.
Pittig voorraadbeheer
Het spreekt voor zich dat elk onderdeel binnen de groep wel instaat voor zijn eigen voorraadmanagement. Deschacht heeft in totaal zo’n 35.000 referenties op voorraad. Per filiaal worden tussen de 3.000 en 6.000 referenties opgeslagen.
Omdat wij met Deschacht heel veel volumineuze producten verdelen, wordt het leeuwendeel van de inkomende goederen rechtstreeks geleverd aan de depots van de filialen. Een kleiner deel van het assortiment wordt centraal opgeslagen. De locatie van het centrale opslagpunt varieert in functie van aankoopcondities waarin de TCO in rekening wordt gebracht én de supply organisatie voor specifieke productlijnen. Deze flexibele multi-site aanpak maakt ons heel wendbaar, maar zorgt tegelijk voor pittige uitdagingen op het vlak van voorraadbeheer.”vertelt Steven De Wilde
Ondersteuning bij herbevoorrading
Strategische voorraadbeslissingen neemt Deschacht steeds centraal. Per productcategorie beslissen crossfunctionele teams wat wanneer wordt ingekocht. Ook de prijszetting, de gewenste servicegraad voor elke productgroep en de forecast wordt binnen die teams bepaald. Zij brengen ook continu alle marktinformatie samen, wat toelaat om snel te schakelen. “Dat is ook nodig in een wereld waarin we enerzijds snel groeien en anderzijds worden geconfronteerd met een zeer hoge volatiliteit. We zijn dan ook constant op zoek naar manieren om onze supply chain efficiënter te organiseren”, klinkt het bij Deschacht.
Voor het dagelijkse voorraadbeheer waren tot voor kort de filialen verantwoordelijk. Maar omdat voor hen de focus op de klant ligt, was dat eerder een noodzakelijk kwaad.
“Door gespecialiseerde software in te schakelen, wilden we in de eerste plaats die filialen ontlasten. Tegelijk wilden we aan efficiëntie winnen”, stelt Steven De Wilde. “De voorraad verlagen was dan weer niet de bedoeling. Een stevige voorraad is net een van onze sterktes. Bovendien kan opportuun zijn om grote hoeveelheden tegelijk aan te kopen. Maar natuurlijk wilden we wel juiste producten op de juiste plaats hebben, om onze klanten zo goed mogelijk te bedienen.”
Slim4 als standaard
De keuze van Deschacht voor Slim4 van Slimstock sluit volledig aan bij de strategie van Buildmat. “Verschillende andere bedrijven binnen de groep, zoals ODM en Technicel, maken ook gebruik van Slim4. Binnen ons digitaal masterplan is dat de bevoorradingsapplicatie die onze voorkeur wegdraagt. Je kunt gerust stellen dat Slim4 voor ons de standaard op dat vlak is geworden”, legt Bert Vermeiren uit.
“Het was dan ook logisch dat we bij Deschacht in eerste instantie deze software zouden bekijken”, vervolgt Steven De Wilde. “Dat neemt niet weg dat het pakket wel aan onze eisen moest voldoen. Zo ligt de complexiteit binnen Deschacht een stuk hoger dan bij andere entiteiten binnen de groep. Daarom hebben we, samen met de CEO, gesproken met enkele organisaties binnen dezelfde sector die al met Slim4 werkten. Op die manier kregen we een beter inzicht in de mogelijkheden. Die gesprekken hebben ons overtuigd om ook de stap naar Slim4 te zetten.”
Stapsgewijze omschakeling
Dankzij Slim4 worden bestelpunten -en hoeveelheden op een éénduidige manier bepaald op basis van de gewenste voorraadstrategie. De operationele bevoorrading verloopt centraal. De filiaalverantwoordelijken kunnen hierdoor meer focussen op de klant, de orderverwerking en het magazijnbeheer.
Om de overgang naar de nieuwe tool zo vlot mogelijk te laten verlopen, koos Deschacht voor een gefaseerde aanpak.
S. De Wilde: “Eerst hebben we de makkelijkste leveranciers overgezet naar Slim4, daarna volgden de complexere. Door deze aanpak heb we gecontroleerd getransformeerd, getest en als team vertrouwen gewonnen in de nieuwe Slim4-processen.In een half jaar tijd waren we hiermee rond.
Centraliseren is specialiseren, maar betekent ook extra aandacht voor samenwerking en coördinatie. De samenwerking tussen de centrale voorraadplanners en filiaalleiders is structureel in onze processen ingebouwd.
Deze aanpak heeft het veranderingsproces goed gedaan. Zo lieten we de filiaalleiders bij aanvang, via een goedkeuringsmechanisme, de Slim4 bestellingen nakijken en bijsturen. Door deze structurele feedbackloop konden we het nieuwe proces bijsturen en optimaliseren. Toen het vertrouwen in Slim4 groot genoeg was, hebben we dat goedkeuringsmechanisme eruit gehaald en nam Slim4 het roer over. Nu laten we filiaalleiders enkel nog af en toe bepaalde zaken checken, of ze voldoende ruimte hebben om bepaalde volumineuze goederen op te slaan bijvoorbeeld. Weliswaar krijgt Deschacht hierbij ook het advies van Slim4 mee, die de bestelhoeveelheid automatisch afstemt op de beschikbare opslagcapaciteit van dat moment.
Samenwerking tussen verkoop, aankoop en logistiek is key om de functionele supply chain te laten werken. Via Slim4 hebben we bruggen gebouwd via processen die bijdragen tot onze strategie. ”
Meer tijd voor klanten
Het grootste voordeel van Slim4 is wel dat de filialen nu meer tijd hebben voor hun klanten, doordat het centrale team instaat voor de dagelijkse herbevoorrading.
S. De Wilde: “Vroeger moesten de tien filiaalverantwoordelijken dat werk tussendoor nemen. Dan waren ze daar toch enkele uren zoet mee. Nu werken daar 2 medewerkers twee à drie uur per dag aan, op een gefocuste en efficiënte manier. De meer gestandaardiseerde manier van werken zorgt bovendien voor een eenduidiger herbevoorradingsbeleid.”
“Qua service scoorden we eigenlijk al prima, dat maakte dat de potentiële winst op dat vlak niet zo groot is. Ons zusterbedrijf ODM heeft met Slim4 een veel grotere vooruitgang geboekt, omdat daar de uitgangssituatie minder goed was. Met Slim4 willen wij vooral onze service hooghouden binnen ons steeds groter netwerk van filialen en met ons steeds ruimer aanbod”, stelt Steven De Wilde. “We mogen ook niet vergeten dat we Slim4 hebben geïmplementeerd in volle coronaperiode. Sindsdien ontsnappen ook wij niet aan bevoorradingsproblemen en prijswijzigingen die alle kanten opgaan. Slim4 helpt om snel tactische aankoopbeslissingen te nemen.”, vertelt Bert Vermeiren.
“In de toekomst willen we ook het dashboard van Slim4 gebruiken. Dat zal ons een nog beter beeld geven van de evolutie op het vlak van voorraden en service over een langere periode”, voegt Bert Vermeiren eraan toe.
Optimale verdeling van de voorraad
Wel zeker is dat Slim4 ook helpt om het assortiment te evalueren en het rendement per product beter in kaart te krijgen. Zo zorgen de assortimentsberekeningen door Slim4 voor een goed vertrekpunt voor discussies binnen de cross functionele teams. Daarbij ligt de focus vooral op de service die Deschacht voor elke productcategorie wil bieden.
De software zorgt er ook voor dat te hoge voorraadposities op filiaalniveau sneller in het vizier komen Zo is het mogelijk dat bepaalde producten niet goed verkopen in één filiaal, maar wel in een ander. Slim4 zal het filiaal met een te hoge voorraad dan ook aanduiden als hoofdleverancier. “Om te zorgen voor een optimale herbevoorrading binnen dat dynamisch netwerk van filialen kozen we voor een maatwerkoplossing, maar voor de rest vulde de standaardfunctionaliteit al onze behoeften in, aldus Bert Vermeiren.
Een nieuwe uitdaging voor Deschacht en Slim4 is wel de komst van het nieuwe filiaal in Farciennes. Daar is immers geen lokale bestelhistoriek voorhanden van waaruit Slim4 kan vertrekken. “Samen met Slimstock zijn we nu aan het bekijken hoe we ook het nieuwe filiaal optimaal kunnen integreren in Slim4. Het spreekt voor zich dat een goede input van sales hier cruciaal is. Enerzijds kunnen we ons baseren op wat we al in de regio leveren, anderzijds zullen we ook actief bepaalde doelgroepen in de regio bewerken. Door met die input aan de slag te gaan, willen we zorgen voor een kwalitatieve forecast. Zo kunnen we ook in het nieuwe filiaal meteen een efficiënte bevoorrading vanuit Slim4 opzetten”, besluit Steven De Wilde.