De Mandemakers Groep klantverhaal

De Mandemakers Groep (DMG) is het bedrijf achter bekende formules zoals Piet Klerkx, Brugman Keukens & Badkamers en Saniweb. “Voorraadbeheer is voor ons een strategisch instrument”, vertelt supply chain coördinator Jan van der Maden van De Badenman, de logistieke tak van DMG die verantwoordelijk is voor de beschikbaarheid van sanitair-artikelen. “Als klanten bij ons een badkamer bestellen mogen ze er vanuit gaan dat we die op tijd en compleet leveren. Klantenservice staat bij ons hoog in het vaandel, maar het is ook eigenbelang. Manco’s zorgen voor hoge herstelkosten, omdat een installateur dan later opnieuw naar de klant moet om het ontbrekende onderdeel te bevestigen.”

Interessante uitdagingen

Om de servicelevels richting klanten op peil te houden, staat Van der Maden voor “interessante uitdagingen”, zoals hij het zelf noemt. “Vanuit het sanitair-DC in Waalwijk beheren we centraal de voorraad voor al onze verkoopkanalen. Deze hebben allemaal verschillende afzetpatronen. We beleveren onze eigen formules, die zelf de badkamers monteren, maar ook aan aannemers die zelf bouwprojecten uitvoeren. Via ons e-commercekanaal leveren we rechtstreeks aan consumenten. Vooral dit laatste is soms lastig omdat online verkoop een zeer grillig patroon kan doorlopen. Bied je de laatste prijs, dan schiet de vraag omhoog. Maar is jouw prijs te hoog, dan zakt de vraag ook snel weer weg.”

Voorraadbeheer urgent

Een bijkomende uitdaging was dat de voorraadbeheerders voor het maken van bestellingen op Excel waren aangewezen. Dit maakte het bestelproces niet alleen heel arbeidsintensief, ze hadden hierdoor ook geen goed overzicht van de risico’s. “Om maar niet out-of-stock te gaan werden extra hoge voorraden aangehouden.” De behoefte aan een geavanceerde voorraadtool werd echter pas echt urgent toen corona uitbrak, herinnert de supply chain coördinator zich. “De grote onzekerheid in de toeleverketen die toen ontstond, wilden we absoluut niet ‘doorgeven’ aan onze klanten. De serviceniveaus moesten op peil blijven. En dus werd het strategisch besluit genomen meer voorraad aan te leggen, ook voor sku’s die we voor corona nog op order inkochten.”
Dit was het moment om de expertise van Slimstock in te roepen. De nieuwe strategie zou namelijk voor de voorraadbeheerders tot zoveel extra werk leiden, dat de business case voor de aanschaf van het Slim4-platform snel was gemaakt. “Als we met Excel zouden blijven werken hadden we zeker extra planners in dienst moeten nemen.”

Opvallend soepele implementatie

De implementatie van Slim4 verliep opvallend soepel, vertelt Van der Maden. “De invoering van Slim4 is veel minder ingewikkeld dan bijvoorbeeld een warehouse management systeem, waarbij je allerlei realtime koppelingen moet maken. De scope van het project was ook goed afgebakend. We zijn in januari gestart en in maart konden onze voorraadplanners er al mee werken. Eerst nog als schaduwsysteem, maar toen ze zagen dat Slim4 goede besteladviezen gaf, werden ze steeds enthousiaster. Hun werk werd er enorm door vergemakkelijkt. Bij issues konden ze ook heel snel de achterliggende oorzaken analyseren. Voorheen moesten ze hiervoor allerlei verschillende systemen raadplegen, nu met Slim4 hebben ze alle relevante data op één plek bij elkaar.”

Bestelproces efficiënter

De nieuwe software heeft het bestelproces vele malen efficiënter gemaakt. Tijd die voorraadbeheerders eerst kwijt waren aan het maken van bestellingen, besteden ze nu aan zaken waarmee ze echt waarde toevoegen. Hun specifieke kennis is geborgd in het systeem. “Slim4 werkt op basis van management by exception”, legt Van der Maden uit. “Als de online vraag naar een product opeens heel hard stijgt, komt dat in Slim4 direct als notificatie naar boven borrelen. Daar kunnen voorraadbeheerders vervolgens op ingrijpen. Ze hebben nu ook meer tijd om met andere afdelingen te overleggen en misverstanden te voorkomen. Als sales er bijvoorbeeld voor kiest een product uit te faseren, dan is het niet handig dat wij zo’n product opnieuw gaan inkopen. Dat soort zaken worden nu goed afgestemd.”

Voorraad 20% omlaag

Behalve een gestroomlijnd voorraadbeheerproces heeft Slim4 ook tot een hogere kwaliteit van de voorraad geleid, stelt hij tevreden vast. “Onze voorraad ging met 20% omlaag terwijl we hetzelfde hoge serviceniveau bleven bieden. Sterker nog: die servicegraad ging omhoog. In juni dit jaar hadden we voor het eerst in onze geschiedenis een volledig manco-vrij week. Dat was boven verwachting.” Hoewel de voorraad dus daalde, steeg deze daarna toch weer. Het assortiment met voorraadgestuurde artikelen werd immers opgevoerd. Toch zou deze stijging nooit zo hoog zijn geweest als de voorraadbeheerders nog met Excel hadden gewerkt, zo stelt Van der Maden. Dankzij Slim4 is de voorraadstijging dus beperkt gebleven.

Van der Maden kijkt kortom terug op een zeer geslaagd project en een prettige samenwerking met de mensen van Slimstock. “We konden het meeste zelf en daar waar nodig hebben de consultants ons perfect ondersteund. Hun kennis was onder andere heel waardevol bij het instellen van de strategische voorraadparameters.” Andere bedrijven die worstelen met hun voorraadbeheer, hoeven volgens hem zeker niet op te zien tegen de implementatie van Slim4. “Het is helemaal niet zo ingrijpend als mensen wellicht denken en de investering is snel terugverdiend.”