Basiq Dental klantverhaal

Basiq Dental was ooit een ‘disruptor’ binnen de tandheelkundige groothandel. “We waren één van de eerste toeleveranciers zonder sales force op de weg”, vertelt Schilders. “In plaats van het fysiek bezoeken van tandartsen en mondhygiënisten, investeerden wij liever in een gebruiksvriendelijk e-commerceplatform waarop klanten zelf hun consumables konden bestellen.” Inmiddels is Basiq Dental een gevestigde naam die ruim 30.000 tandartspraktijken beleverd, in binnen en buitenland. Het beschikt over een hypermoderne distributiecentrum, met een automatisch opslagsysteem, waar tijdens piekmomenten 300 orders per uur van de band afrollen.

De inkoopkant was tot voor kort minder strak georganiseerd, vertelt Schilders, die anderhalf jaar geleden als inkoopmanager in dienst kwam. “Inkopers plaatsten bestellingen aan de hand van een ‘besteladvieslijst’ die was gebaseerd op wat klanten in de vijftien weken ervoor aan orders hadden geplaatst. Het proces was puur op het plaatsen van de bestelling gericht, terwijl er te weinig informatie direct voor handen was die van belang is voor een juiste leverperformance. We wilden meer in control zijn en proactief aan het werk gaan.”

Inkopers hadden ook geen grip op seizoenspatronen. Aan het einde van de zomer waren de inkoopadviezen steevast te laag omdat de vraag in het najaar een stuk hoger is dan in de vijftien weken ervoor. “Aan de achterkant hadden we alles perfect voor elkaar, maar aan de voorkant hadden we geen stuurmechanisme. De voorraad was in onbalans.” 

Spontane korting

Het bedrijf besloot het voorraadbeheersysteem Slim4 van Slimstock te implementeren. Schilders: “We wilden een systeem dat vooruit kijkt in plaats van achteruit. Dat een forecast van de toekomstige vraag berekent en besteladviezen genereert gericht op servicegraad, levertijd, houdbaarheid en de optimale bestelhoeveelheid. Dat Slim4 dit kan, bleek al meteen. Bij de eerste bestelling die we met het systeem plaatsten, kregen we spontaan een korting van een leverancier. Deze wilde ons bedanken dat we zo netjes hadden ingespeeld op zijn verpakkingseenheden, de omdozen en de stapeling van pallets! Slim4 houdt trouwens ook rekening met de grootte van de bakken in ons eigen magazijnsysteem, zodat de opslagruimte hierin optimaal wordt benut.”

Anticiperen

Volgens Schilders zit de kracht van Slim4 niet alleen in het feit dat bestellingen worden geoptimaliseerd, maar dat tevens het hele supply chain proces proactief wordt gemaakt. Inkopers kijken verder vooruit en grijpen in als producten uit voorraad dreigen te raken. “Er is zoveel meer mogelijk dan het plaatsen van een bestelling. Denk aan de leverancier bellen om een levering te bespoedigen, een alternatief zoeken, de website aanpassen, de klant informeren; maar dat vraagt wel om een ander proces, een proces van anticiperen op wat komen gaat. Als je eenmaal out-of-stock bent, valt er niet meer zoveel te anticiperen.”

Een specifiek punt waarop Basiq Dental wil anticiperen, zijn prijsverhogingen bij leveranciers. Die worden vaak een paar maanden van tevoren aangekondigd. “Slim4 rekent uit hoeveel je extra kunt bijbestellen om nog even van de lagere prijs te profiteren. Het neemt daarbij alle relevante zaken in overweging, dus niet alleen de verwachte vraag in de komende periode maar bijvoorbeeld ook de maximale houdbaarheidstijd van een product en de extra voorraadkosten die je met een grote bestelling veroorzaakt.”

Available to promise

Een andere situatie waarop Schilders met Slim4 wil anticiperen is schaarste, situaties waarin er meer vraag is dan voorraad. “Mijn ultieme wens is een Available to Promise module te ontwikkelen waarmee we kunnen uitrekenen hoeveel een klant maximaal van één artikel mag kopen zodanig dat we aan geen enkele klant nee hoeven te verkopen. We kunnen hier dan op sturen in de webshop door een maximale ordergrootte in te stellen of door het promoten van een alternatief product. Dit zijn geavanceerde mogelijkheden waar we voorheen alleen van konden dromen maar die nu met Slim4 bereikbaar zijn geworden.” 

Continu verbeteren

Wat hij niet onbenoemd wil laten, is het Power BI-dashboard dat met Slim4 wordt meegeleverd. “Dit is een managementtool die ik meerdere keren per dag gebruik. Ik zie in één opslag hoe we er voor staan: de voorraadwaarde in euro’s, de servicegraad, de omloopsnelheid, de overvoorraad. Met kleurtjes is aangegeven in hoeverre deze KPI’s afwijken van de doelstellingen waarna je kunt doordrillen om te kijken door welke producten of leveranciers dit wordt veroorzaakt. Zijn er problemen bij de leverancier? Was de forecast verkeerd? Hebben we te laat besteld? Het kan van alles zijn. Ik zie ook bij welke inkoper de afwijking ligt en of deze de notificaties uit Slim4 heeft opgevolgd. Als een inkoper een advies uit Slim4 overruled kan dat erop duiden dat de parameters niet goed zijn ingesteld.”

En zo heeft Basiq Dental met Slim4 volledig grip gekregen op z’n voorraad en z’n leverprestatie. De voorraadwaarde is al met 10% gedaald terwijl de servicegraad onveranderd hoog is gebleven. Met Slim4 Power BI hebben Willem Schilders en zijn team bovendien een krachtig stuurmiddel in handen waarmee ze de hele supply chain operatie continu bijsturen en optimaliseren. Door het project met Slimstock is de inkoopfunctie op hetzelfde hoge niveau gebracht als de logistieke operatie; de voorkant en de achterkant zijn in balans.