Voorraadaanvulling: wat het is en strategieën voor succes

Voorraadaanvulling, ook wel replenishment genoemd, is een ondergeschoven kindje in de wereld van voorraadoptimalisatie. Dit aspect van een goed voorraadbeheer vergt echter de nodige aandacht. Het goed managen van voorraadaanvulling zal direct fraaie resultaten opleveren. Maar doe je het verkeerd zullen de consequenties direct merkbaar zijn.

Wat is voorraadaanvulling?

De afgelopen jaren hebben bewezen dat voorraadbeschikbaarheid niet vanzelfsprekend is. Het gevaar van verstoringen in de keten ligt steeds meer op de loer. Voorraden moeten snel en efficiënt worden aangevuld wil je blijven meekomen in de huidige markt. Maar hoe kan je het bevoorradingsproces stroomlijnen? In deze blog leggen we graag meer uit voor voorraadaanvulling. Hoewel sommige passages wellicht bekend kunnen voorkomen, bieden we hopelijk ook enkele nieuwe inzichten om jouw voorraadbeschikbaarheid te verhogen en de kosten te verlagen.

Voorraadaanvulling is het proces van het verplaatsen van jouw voorraad door de supply chain om op tijd aan de vraag van jouw klanten te kunnen voldoen. Het is een belangrijk facet van voorraadbeheer dat helpt de voorraad in balans te houden en een optimale beschikbaarheid te handhaven. Het doel van voorraadaanvulling is om producten door de keten te laten stromen. Jouw voorraad gaat van productie, naar distributiecentra en dan naar het verkoopkanaal of naar jouw eigen webshop.

Het succes van jouw organisatie hangt af van het vermogen om de voorraad effectief aan te vullen. De meeste bedrijven beschikken immers niet over benodigde kapitaal om elke SKU volledig op voorraad te hebben. Bedrijven zoeken naar een balans om de kosten voor hun voorraad (zoals magazijnkosten en een beperkte liquide middelen) af te wegen tegen gemiste verkoopdoelstellingen of kostbare nabestellingen. Een goed aanvulproces houdt jouw schappen vol en jouw financiële team tevreden. Een slecht aanvulproces veroorzaakt alleen maar hoofdpijn.

Waarom is voorraad aanvulling belangrijk?

Laten we er niet omheen draaien. Inefficiënte voorraadaanvulling heeft een enorme impact op jouw hele bedrijf. Je kunt omzet verliezen als je niet genoeg voorraad hebt om aan de bestellingen te voldoen. Ook zal je te hoge kosten of afschrijvingen moeten accepteren als je overtollige voorraad hebt.

Overvoorraad kan een gemakkelijke oplossing lijken voor een complex probleem, maar is vaak de duurdere keuze. Hoe effectiever je bent in de methoden van replenishment, hoe efficiënter de voorraadstroom door jouw bedrijf en langs de keten is. Hoe hoger de beschikbaarheid van de voorraad, hoe hoger het servicelevel in jouw bedrijf. En hoe tevredener jouw klanten daardoor zijn. Jouw replenishment kan risico’s en de veiligheid van jouw bredere financiële situatie drastisch beïnvloeden.

De belangrijkste voordelen voor een effectieve aanvulling

1. Voorkomen van tekorten

Er zullen altijd factoren zijn waar je geen invloed op hebt. Misschien word je getroffen door tekorten in het aanbod waaraan je niets kunt doen. Of misschien worden jouw producten ‘s nachts een Tik Tok-sensatie en word je getroffen door een golf van onverwachte vraag. Misschien kun je een deze onverwachte stock-out wel slikken. Maar wat als dit niet het geval is? Wat als jouw beschikbare voorraad het gevolg is van een slechte planning? Een klant die bij jou probeert geld uit te geven en dat niet kan, is een probleem. Ieder van ons heeft wel eens een artikel op internet bekeken en de gevreesde boodschap “uitverkocht” gezien.

De volgende aankoopmogelijkheid ligt bij een andere aanbieder. Jouw klant kan dit binnen een paar klikken doen. De kracht van de loyaliteit aan jouw merk hangt af van jouw vermogen om te leveren aan klanten wat ze willen, wanneer ze het willen. Uit een recent onderzoek is gebleken dat slechte productbeschikbaarheid de Amerikaanse retailers jaarlijks een schokkende 200 miljard dollar kost!

Maar zelfs als de klant bereid is te wachten, hoelang duurt het dan voordat hij ongeduldig wordt? Weinig bedrijven kunnen beweren dat ze met succes een imperium te hebben opgebouwd dat nabestellingen kan afhandelen. Een klant die langer dan verwacht op een bestelling moet wachten en deze vervolgens helemaal niet ontvangt, laat een nog slechtere nasmaak achter.

Dus, als jij jouw bevoorradingsproces afweegt, vraag jezelf dan het volgende af: hoeveel orders neem je aan die je niet onmiddellijk kunt uitvoeren? En wat doe je als jij de gewenste voorraad niet kunt krijgen? Zowel backorders als stock-outs zijn een bron van frustratie voor jouw klant. Maar effectief aanvullen is een slimme manier om jouw klanten tevreden te houden.

2. Minimaliseren van te grote voorraden

Net als te weinig voorraad, kan te grote voorraad ook gevolgen hebben voor jouw resultaat. Het te vroeg, en/of zonder rekening te houden met de klantvraag, aanvullen van jouw voorraden kan leiden tot een opbouw van voorraden op de verkeerde plaatsen. Nu begint het spel pas echt! Overvoorraad is een groot probleem. Als je me niet gelooft, klik dan hier om ons artikel over overvoorraad te lezen.

Kortom, een voorraad aanhouden die je niet nodig hebt is duur. Het legt beslag op jouw werkkapitaal en je loopt het risico van veroudering. Veel producten die in voorraad worden gehouden, hebben immers een vervaldatum. Denk aan voorraad die onverkoopbaar kan worden als het te lang blijft liggen, zoals voedsel, dranken of cosmetische producten. Maar ook voorraad zonder houdbaarheidsdatum kan worden vervangen door nieuwere versies. Jouw klanten accepteren geen beschimmeld fruit. En of het nu gaat om kleding of auto-onderdelen, wie wil de stijl van vorig seizoen?

3. Verzendkosten verlagen

Het verplaatsen van jouw voorraad is duur. Het is nog duurder als je er twee keer voor moet betalen!

Als je de ruimte op elke pallet en in elke zending niet optimaal benut, kan dat betekenen dat je betaalt om alleen maar lucht te verplaatsen. Dat is een dure hobby die jouw financiële team je niet in dank zal afnemen. En je wordt ook niet de medewerker van de maand als je moet betalen voor interne overboekingen of versnelde bestellingen omdat jouw voorraad op de verkeerde plaats ligt.

Met een effectieve aanvulstrategie kun je ervoor zorgen dat elke pallet, elke container en elke bestelling wordt geoptimaliseerd om de beschikbare ruimte optimaal te benutten. En dit is een zekere manier om zo efficiënt mogelijk te blijven werken. Dat, op zijn beurt, zal het aantal leveringen, en dus kilometers op de weg verminderen. Dat komt jouw uitstoot en de planeet ten goede. En dat alles met behoud van een hoge beschikbaarheid voor jouw grootste zorg: jouw klant.

Hoe werkt voorraadaanvulling?

Het is belangrijk om de voorraad aan te vullen. Daar zijn we het over eens! Maar wat nu? Hoe kunt u uw hele aanpak van replenishment stroomlijnen? In het volgende deel zullen we enkele beproefde replenishment-methoden en hun praktische werking onderzoeken.

Methodes voor voorraadaanvulling

Als het gaat om methodes voor voorraadaanvulling, zijn er twee mogelijkheden: Push of Pull.

Push-methode:

Deze methode is een aanvulstrategie waarbij je vertrouwt op prognoses om proactieve aanvulbeslissingen te nemen. Dit betekent dat een statistische forecast van de toekomstige vraag wordt gebruikt om te plannen hoe de voorraad het best kan worden verdeeld over de belangrijkste distributiecentra, regionale magazijnen en lokale vestigingen. Een op deze manier ontworpen bevoorradingssysteem zal altijd breder van opzet zijn en mist wellicht de wendbaarheid en gevoeligheid om in te spelen op veranderingen in de vraag. Het push-systeem is uiteindelijk slechts

zo effectief als de prognoses waarop het is gebaseerd. En om een goede forecast op te stellen, heb je data nodig en de tools om deze om te zetten in solide inzichten.

Toptip: Ontdek of jouw aanpak van forecasting voldoet aan de hand onze handige gids voor demand planning.

Voorraadaanvulling voorbeeld #1: De push-methode in praktijk

Voorbeeld:

Stel je voor dat je een winkelier bent. Nu de winter ten einde loopt, kijk je vooruit naar de nieuwe lentelijn. Terwijl je de afzet beoordeelt, moet jouw distributiecentrum beginnen met het verzenden van artikelen via jouw netwerk naar verkooplocaties en verkoopkanalen. Maar je moet je ook afvragen hoe je al jouw winkels het hele seizoen van voorraad kunt blijven voorzien. Je hebt een onvermijdelijk aantal onbekenden factoren die meespelen. Welke lijnen zullen beter verkopen dan de andere? Zal de vraag in al jouw afzetregio’s hetzelfde zijn en dezelfde patronen volgen?

Met de push-methode beschik je in ieder geval over veel gegevens van gerelateerde producten. En je kan dit inzicht gebruiken om een degelijke forecast op te stellen op basis waarvan jij jouw aanvulbeslissingen kunt nemen. Met dit aanvulmodel kun je rationeel bepalen hoeveel voorraad je naar elke winkel of elk verkoopkanaal moet “pushen”.

De pull-methode

De andere optie voor een aanvulstrategie is de pull-methode. Deze methode gebruikt afzetgegevens om te anticiperen op het gedrag van jouw klanten op het laagste punt van de keten. Het pull-systeem is vaak gebaseerd op de werkelijke productverkoop in elke locatie en richt zich op de onmiddellijke en korte termijnbehoeften van jouw klanten.

Een van de voordelen van het pull-systeem is dat het flexibeler kan omgaan met nuances van individuele klantenwensen dan een push-systeem. Dit kan betekenen dat je beter in staat bent een specifiek artikel op een specifieke locatie aan te vullen op basis van de wensen van de klant. In combinatie met een basisaanpak op basis van (her)bestelpunten “trek” je, zodra jouw voorraad onder een bepaald niveau komt, meer voorraad uit jouw toeleveringsketen. Het probleem met deze bevoorradingsmethode is dat ze moeilijk te optimaliseren is. Immers, als jij je concentreert op de behoeften van elke locatie, kun je het grotere geheel uit het oog verliezen. Bijvoorbeeld, wat doe je als je niet genoeg voorraad hebt om rond te gaan?

En als je op één locatie het optimale voorraadniveau bereikt, wat betekent dat dan voor de rest van het netwerk? Zonder rekening te houden met de totale voorraadvereisten lopen veel bedrijven in de val om te veel voorraad aan te houden.

Toptip: Hoe je de voorraad over jouw netwerk verdeelt, is een moeilijke beslissing. En wanneer jij je met veel verkoopkanalen en locaties moet bezighouden, is het gemakkelijk om te verdwalen. Ontdek hoe jij je omni-channel kunt inrichten met onze gids voor voorraadoptimalisatie (MEIO)!

Voorraadaanvulling voorbeeld #2: De push-methode in praktijk

Laten we zeggen dat je fietsen verkoopt. In jouw distributiecentrum heb je een grote voorraad nieuwe fietsen en alle onderdelen en accessoires die een klant zich kan wensen. Bij een pull-aanvulmethode volg je zorgvuldig de dagelijkse vraag in jouw netwerk van winkels om te bepalen wanneer de voorraad moet worden aangevuld en hoeveel voorraad moet worden verstuurd.

Zodra de voorraad in een winkel onder een bepaald niveau zakt, wordt het planningsteam ertoe aangezet meer voorraad te sturen.

Goede voorbeelden voor voorraadaanvulling

Laten we enkele goede voorbeelden bekijken voor een optimale aanvulling van de voorraad in jouw bedrijf.

1. Eigenaarschap en verantwoordelijkheid – bepalen wie de leiding heeft

Aanvulbeslissingen kunnen gecentraliseerd of gedecentraliseerd zijn. In gecentraliseerde omgevingen worden de beslissingen over aanvullingen genomen door, je raadt het al, een centraal team op het hoofdkantoor. Het belangrijkste voordeel is dat het centrale team zicht heeft op het hele netwerk en dus de bevoorrading in het hele bedrijf kan optimaliseren. Door deze opzet kan het bedrijf doorgaans een hoge mate van beschikbaarheid bereiken met een lagere totale voorraad. In gedecentraliseerde omgevingen worden de beslissingen over bevoorrading meestal genomen door de afzonderlijke locaties. Het voordeel hiervan is dat een lokale vestiging of winkel een intiemere relatie met jouw eindklant heeft. Zij staan in het werkveld en spreken jouw klant elke dag. Daarom kunnen zij een beter inzicht hebben dan een forecast alleen. Het is gemakkelijker om de bevoorrading te optimaliseren voor de behoeften van jouw klanten als je die behoeften beter kent.

Het probleem hierbij is dat gedecentraliseerde bevoorrading kan leiden tot een onsamenhangende planning. Als je toestaat dat afzonderlijke locaties aparte beslissingen nemen over de voorraadbehoeften, is er een groter risico op overmaat in het hele bedrijf. Het bullwhip-effect zal dan eerder de operationele efficiëntie beïnvloeden.

Je kunt ook niet voorbijgaan aan de tijd en kennis die nodig is om de bevoorrading te optimaliseren. Er zijn veel aspecten waar je aan moet denken. Om er een paar te noemen, moet je rekening houden met:

• Doorlooptijden
• Het risico van vertragingen in de doorlooptijd
• Lever schema’s
• Beperkingen van de houdbaarheid
• Operationele beperkingen (bv. hoeveel voorraad kun je aanhouden in jouw magazijn)
• Actieve promoties & evenementen
• Minimale bestelhoeveelheden (MOQ) en ophooghoeveelheden
• Seizoensgebondenheid
• Activiteiten van lokale concurrenten

De lijst kan nog wel even doorgaan.

2. Onderschat het belang van goede data niet

Effectief aanvullen vereist goede data. Je moet weten hoeveel voorraad je hebt. Je moet weten waar die voorraad is. En je moet inzicht hebben in de transport- en verwerkingskosten. Al het bovenstaande is van grote invloed op de vraag of je vaak of weinig aanvult en of je in grote hoeveelheden aanvult.

3. Forecast is je vriend

Duidelijke forecasten kunnen van levensbelang zijn op de weg naar perfecte aanvulling.

Voorraadaanvulling is vooruitkijken en berekenen hoeveel je in de toekomst al dan niet zult verkopen. Daarom zijn forecasten cruciaal voor het nemen van goede beslissingen.

Stel jezelf een paar vragen om je strategie te helpen:

1. Zijn jouw forecasten responsief genoeg?
2. Is jouw blik op de markt nog de juiste?
3. Heb je de middelen om uitschieters op te vangen?
4. Kun je gemakkelijk forecasten samenvoegen om een zo goed mogelijk beeld op de productvraag te krijgen?

4. Leer van je fouten

In een perfecte wereld sluit jouw bevoorrading naadloos aan op de productvraag. Je zou nooit voorraad nodig hebben en overvoorraad zou tot het verleden behoren. Helaas is dit niet de werkelijkheid en zul je altijd met uitdagingen te maken krijgen. Kleine uitschieters moet je kunnen accepteren, maar bij grote uitschieters moet je onderzoeken waar de oorzaak ligt.

• Zijn er menselijke fouten gemaakt? Kun je deze problemen oplossen met een training of door middel van strakkere processen?
• Is de vraag vanuit de markt structureel veranderd? Zo ja, hoe?
• Moet je jouw leverstrategie herzien?

5. Zet de juiste middelen in

Als je voor één locatie de voorraad moet beheren, dan kun je hiervoor een spreadsheet gebruiken. Maar wanneer de complexiteit in verkoopkanalen en -locaties toeneemt schiet een spreadsheet al snel tekort. Je moet misschien anticiperen op bevoorrading voor meerdere locaties? Of kopen jouw klanten via meerdere kanalen en voeg je er nog een aan toe?

Als je regelmatig evenementen en promoties organiseert, kan dit zelfs de beste Excel-formule in de war sturen. Het is eenvoudigweg geen oplossing die degelijk genoeg is om jou stabiliteit op lange termijn te bieden als het gaat om voorraadbeheer en voorraadaanvulling. Dit geldt vooral als je een groot aantal producten moet plannen, en elk met een zeer verschillend afzetgedrag en omloopsnelheid. Of wanneer de vraag extreem schommelend is en jij jouw forecast voortdurend moet aanpassen. Als je niet over de juiste hulpmiddelen beschikt om jouw voorraadaanvulling te beheren, heb je het al moeilijk voordat je begonnen bent.

Gelukkig is er een antwoord. De risico’s van inefficiënte voorraadaanvulling kunnen ernstig zijn. En de gevolgen kunnen in jouw hele bedrijf merkbaar zijn. Afdelingen als verkoop, financiën en marketing. Ze lijden er allemaal onder als jouw klant niet de producten kan krijgen die hij wil. En een ontevreden klant kan een grote klap betekenen voor jouw eindresultaat. Het is dus een risico dat je als bedrijf niet moet willen nemen.

Optimaliseer jouw bedrijf tegen de valkuilen van de voorraadaanvulling. Neem het advies in dit artikel door en bescherm je tegen het ergste scenario. Zorg voor noodplannen. Slimstock heeft al meer dan 1500 bedrijven geholpen die worstelen met snelle en efficiënte bevoorrading. Wij helpen om het proces te stroomlijnen en geven jou de tool die veel nauwkeuriger en gebruiksvriendelijker is dan een spreadsheet. Bekijk hoe je kunt profiteren van ons, AI-gedreven supply en demand planningsplatform, Slim4. Neem contact met ons op of vraag een gratis demo aan.