Productbeschikbaarheid: 6 tips om het te verbeteren

Tip 2: Pas de Covey-matrix toe om jouw doelstellingen voor productbeschikbaarheid te halen

Er zijn veel acties die je kunt ondernemen om problemen met productbeschikbaarheid op te lossen. Sommige zijn belangrijker dan andere. Pas dus de Covey Matrix toe om je werklast te prioriteren.

Als je dit goed doet, zul je al snel fantastische resultaten zien als je team zich concentreert op wat belangrijk is! Hier is een voorbeeld van hoe je specifieke taken kunt categoriseren:

Toptip: Door jouw assortiment te segmenteren op strategisch belang, kun jij jouw tijd en energie richten op een hoge voorraadbeschikbaarheid van de producten die er het meest toe doen. Klik hier om meer te lezen over assortimentsplanning.

Tip 3: Ga uit van uitzonderingsbeheer om een hoge voorraadbeschikbaarheid te garanderen

Als het aankomt op het identificeren van je prioriteiten in de praktijk, is management by exception de sleutel! Maar wat is management by exception? Management by exception draait om het automatiseren van taken die repetitief en saai zijn en weinig waarde toevoegen, terwijl je zoveel mogelijk tijd en aandacht besteedt aan zaken die echt aangepakt moeten worden.

Door een machine het zware werk te laten doen, hoeven jij (en je niet-robot collega’s) je geen zorgen te maken over de kleine repetitieve taken: dit kan allemaal geautomatiseerd worden! In plaats daarvan kun je tijd en energie steken in die taken die een beetje menselijke intuïtie vereisen.

Met de benadering van management op basis van uitzonderingen kun je je richten op problemen die aan de horizon opdoemen. Stel je bijvoorbeeld voor dat de verkoop plotseling sterk stijgt. Deze aanpak wordt ‘uitzonderlijk’ gedrag genoemd en zal dit signaleren zodat je er iets aan kunt doen.

Het resultaat is dat je, in plaats van te verzanden in ‘business as usual’, de oorzaken van voorraadtekorten en beschikbaarheid kunt oplossen lang voordat je klanten er last van hebben.

Maar wat telt als uitzonderlijk?

Over wat voor uitzonderingen hebben we het? In wezen zijn er in de context van productbeschikbaarheid twee soorten uitzonderingen waar we ons zorgen over moeten maken: prognoses en voorraden.

Het doel van het supply chain team is om het optimale voorraadniveau te handhaven. Als we het daarom hebben over uitzonderingen op de voorraadbeschikbaarheid van de voorraad, zoeken we naar het volgende:

1) Er is niet genoeg voorraad om aan de vraag van klanten te voldoen – Als je hier niets aan doet, verlies je omzet en stel je klanten teleur.
2) Te veel voorraad – Als je geen actie onderneemt, houd je onbetaalbaar werkkapitaal vast dat elders geïnvesteerd zou kunnen worden. Dit moet dagelijks opnieuw worden bekeken omdat je risico’s kunnen veranderen.

Het doel van een goede voorspelling is om te proberen de toekomstige vraag zo dicht mogelijk te benaderen met de gerealiseerde vraag. Als de voorspelling drastisch afwijkt van de werkelijke vraag, kunnen we dit als ‘uitzonderlijk’ beschouwen. We kunnen bijvoorbeeld op het volgende letten:

1) De voorspelling wijkt enorm af van wat je verwacht
2) De gegevens over de vraaggeschiedenis die je nodig hebt, zijn ofwel onvolledig of mogelijk niet betrouwbaar (de verkoop van vorige maand was bijvoorbeeld enorm in vergelijking met elke andere maand en je begrijpt niet waarom!).

Als deze problemen niet op de juiste manier worden aangepakt, ontbreekt de basis die nodig is om robuuste prognoses op te stellen. Dit zal het op zijn beurt moeilijk maken om strategische voorraadbeslissingen te nemen. Maar wat kunnen we doen om deze problemen op te lossen?

Toptip: Het is belangrijk dat je bovenop je voorraad en prognose-uitzonderingen blijft zitten. Als je de oorzaken van deze problemen niet aanpakt, kan dit snel leiden tot problemen met de voorraadbeschikbaarheid.

Tip 4: Corrigeer je prognose-uitzonderingen om beschikbaarheidsproblemen eerder te voorkomen

Hopelijk betekent de uitzonderlijke managementaanpak dat je slechts naar een handvol items per dag hoeft te kijken. In dit geval is het zinvol om elk item handmatig te bekijken en je menselijke intuïtie te gebruiken om een weloverwogen beslissing te nemen. Maar wat gebeurt er als je veel uitzonderingen hebt? Bijvoorbeeld, misschien heb je een nieuwe klant en heeft deze nieuwe vraag impact op veel verschillende producten? Als je echter met duizenden uitzonderingen moet werken, is het misschien niet mogelijk om ze afzonderlijk te bekijken. In dit geval zijn de specifieke acties die je onderneemt om de vraaggeschiedenis en prognoses te corrigeren afhankelijk van zowel de structuur als de tools die je gebruikt. Na met veel bedrijven te hebben gewerkt aan prognoseproblemen, zijn dit de belangrijkste stappen van het planningsproces waarop jij je moet richten.

Stap 1: Maak een back-up

Dit klinkt logisch. Toch slaan veel bedrijfsleiders deze stap op eigen risico over. Als je grote veranderingen doorvoert, zoals prognosecorrecties, moet je een back-up maken van je huidige positie. Immers, als je een fout maakt, is het leven veel eenvoudiger als je de gegevens eenvoudig kunt herstellen!

Toptip: Om goede beslissingen te kunnen nemen, heb je robuuste gegevens nodig. Klik hier om onze gids voor masterdatamanagement te lezen.

Stap 2: Identificeer de items die je moet aanpassen

Na een grote verstoring proberen sommige bedrijven algemene prognoseaanpassingen door te voeren voor het hele assortiment. Dit kan betekenen dat er eenvoudigweg een regel wordt geïmplementeerd om de vraaggeschiedenis voor de periode van de verstoring te negeren. Een andere mogelijkheid is het verhogen of verlagen van de prognose voor elk artikel met een bepaald percentage. Is dit de juiste aanpak? Bijna zeker van niet!

Er zal waarschijnlijk een zeer klein aantal scenario’s zijn waarbij je je hele assortiment op deze manier moet aanpassen. In plaats daarvan moet je je richten op specifieke groepen. Ik zeg niet dat je de prognose voor elk artikel afzonderlijk moet bekijken – dat zou een eeuwigheid duren! Maar misschien wil je producten groeperen op basis van een verstandige (en relevante) logica en de prognose dienovereenkomstig aanpassen.

Bijvoorbeeld:

• Producten van dezelfde leverancier
• Producten in dezelfde categorie
• Producten verkocht op dezelfde locatie
• Producten met vergelijkbare vraagprofielen (regelmatige, onregelmatige of langzame verkooppatronen)

Stap 3: Bepaal hoe de prognose voor elke productgroep moet worden aangepast

Dit is waar je met je vrienden in sales en marketing moet praten. Om ervoor te zorgen dat prognoses een getrouwe afspiegeling zijn van hoe de vraag er in de toekomst uit zou kunnen zien, heb je immers marktintelligentie nodig. En in tijden als deze, waarin je grote gaten hebt in je vraaggeschiedenis, heb je alle inzicht nodig die je kunt krijgen.

Op basis van dit inzicht kun je de beste aanpak bepalen om de voorspelling te verfijnen. Hier zijn enkele vragen die je aan je collega’s zou kunnen stellen: Als de vraag is gedaald, wanneer verwacht de verkoop dan dat de vraag weer aantrekt?  Als de vraag is verdwenen door stock-outs, zullen de klanten dan een grote bestelling plaatsen zodra de voorraad weer op voorraad is? Heeft het bedrijf nieuwe klanten binnengehaald? Zijn er plannen voor speciale promoties of evenementen? Zijn er klanten overgestapt naar een concurrent en moeten we daarom een daling van de verkoop verwachten?

Stap 4: De aanpassing uitvoeren

Zodra je je basisprognose hebt verrijkt met marktinformatie, is het tijd om de wijzigingen toe te passen. Naast het aanbrengen van de vereiste wijzigingen in alle relevante systemen, moet je de reden voor de prognoseaanpassing documenteren. De pijn van de oorspronkelijke verstoring zal immers snel vergeten zijn. En tenzij je de beweegredenen voor het aanpassen van de prognose documenteert, kan dit later voor grote hoofdpijn zorgen.

Toptip: Als je een duidelijker beeld hebt van de toekomstige vraag, kun je betere beslissingen nemen over jouw voorraden. Hierdoor kun je de beschikbaarheid van jouw voorraad maximaliseren en jouw voorraad onder controle houden. We hebben al een paar van de basisbeginselen behandeld, maar klik hier om onze volledige gids voor vraagplanning te lezen.

Tip 5: Regel je voorraaduitzonderingen om de beschikbaarheid van producten te garanderen!

Oké, dus nu moeten we ervoor zorgen dat we genoeg voorraad hebben om aan deze vraag te voldoen. Maar hoeveel voorraad is nodig? Nou, in wezen hebben we voldoende voorraad nodig om de voorspelde vraag te dekken totdat de voorraadniveaus zijn aangevuld. Hoewel, de lengte van deze periode afhangt van op welk punt in de keten je volgende partij voorraad zich bevindt.

Als je voldoende voorraad in je magazijn hebt om aan de vraag te voldoen totdat de voorraadniveaus zijn aangevuld. Dat is fantastisch. Je hoeft niet meteen actie te ondernemen. Je wilt deze artikelen echter wel in de gaten houden voor het geval de vraag aanzienlijk afwijkt van de prognose. Maar wat als dit niet het geval is? Wat als je niet genoeg voorraad hebt?

Aan de andere kant, wat als je zoveel voorraad hebt dat je maanden of zelfs jaren aan de vraag kunt voldoen? En het ergste is, wat als er nog meer op komst is?

Op welke problemen met de beschikbaarheid van voorraden moet je letten?

Wanneer we onze voorraad bekijken, zijn er een aantal belangrijke gebieden waar we ons op moeten richten. De eerste twee zijn gericht op potentiële beschikbaarheidsproblemen: