Assortimentsplanning: een 10 stappen checklist

“Variatie van spijs doet eten” zegt men altijd. En in de materiele wereld lijkt het voldoen aan elke wens van jouw klant een goede strategie voor het samenstellen van jouw assortiment. Iedereen houdt namelijk van keuzes.

Echter, hoeveel ijs denk je dat een winkel zou verkopen als ze alleen vanille op voorraad hadden? Geen disrespect voor vanille trouwens, want die smaak wordt zeker gewaardeerd. Maar je kunt je hetzelfde afvragen bij de algemene samenstelling van jouw assortimentsplanning. Hoe denk je dat jouw verkoopcijfers eruit zouden zien als je slechts één product zou aanbieden?

Stel dat je verantwoordelijk bent voor de planning van het kledingassortiment en dat je overhemden verkoopt. Je hebt echter maar één overhemd, in medium, in het zwart. Of wat als jouw bedrijf in de meubelhandel zat en slechts één kast (een drankkast) in voorraad hebt. Jouw verkooppotentieel zou op zijn minst zeer beperkt zijn.

Tegelijkertijd moet er niet van uitgaan dat jouw assortiment onbeperkt is. Net zoals een ijssalon niet alle bekende smaken op voorraad heeft, kan ook jij niet alles op voorraad hebben wat jouw klanten willen. Zelfs niet als je Albert Heijn bent. Denk je dat hun inkoopafdeling ja zegt tegen elke vraag?

Leer om nee te zeggen

‘Nee’ is een krachtig woord. Als je het op de juiste manier gebruikt, kan het een enorm verschil maken voor jouw bedrijf. Het probleem is dat velen niet weten hoe ze het moeten gebruiken. En nog erger, wanneer. Het zijn soms kleine beslissingen die je naar aanleiding van wat vragen moet nemen. “Hé, zullen we een rozijnensmaak inkopen? Iemand vroeg er net om…” Misschien ga je ermee akkoord, omdat het heel gemakkelijk is om erop in te gaan. Maar al snel heb je 35 verschillende smaken, met tientallen aantallen van elk product, welke allen ook ruimte in de vriezer nodig hebben. En dan te bedenken dat je slechts drie smaken regelmatig verkoopt.

Hier zit precies het probleem. Of je nou Ben en Jerry’s of een kleinere aanbieder bent. Het probleem met grote assortimenten zit in de enorme geldbedragen, de toenemende manuren die ermee gemoeid zijn en de oplopende stress om alles onder controle te houden.

Hoe kun je ervoor zorgen dat jouw assortiment goed is?

Het lezen van deze blog is een perfect begin. Onderaan deze blog vind je een handige download om je een goed houvast te geven. Maar laten we beginnen met de basis.

Wat is assortimentsplanning?

Jouw assortiment vertegenwoordigt een grote waarde. Als je het goed samenstelt verdien je goed, maar doe je dat niet dan merk je de consequenties. Assortimentsplanning is dus duidelijk belangrijk. Maar wat is het?

Assortimentsplanning is in het kort gezegd het proces waarbij wordt bepaald welke producten moeten worden aangeboden om aan de behoeften van jouw klanten te voldoen. Effectieve assortimentsplanning moet echter een strategisch proces zijn, waarbij je de prestaties van producten binnen jouw huidige assortiment analyseert, de wensen van de klant bekijkt en bepaalt welke producten je nodig hebt (of juist niet nodig hebt) om jouw bedrijfsdoelstellingen te halen.
Klinkt makkelijk, toch?

Beslissen welke producten in aanmerking komen is een belangrijke keuze. Natuurlijk zijn er veel gegevens die je in overweging kunt nemen om een weloverwogen keuze te maken. Maar er komt ook vaak veel emotie bij kijken! We kunnen ook niet negeren dat elke afdeling een ander idee heeft over hoe een ‘goed’ assortiment eruit moet zien.

Misschien eist jouw financiële afdeling een assortiment dat sterke marges oplevert met minimale risico’s. Aan de andere kant willen verkoop en marketing misschien een uitgebreide selectie van artikelen om aan alle wensen en behoeften van hun klanten te voldoen. En dan moeten we bedenken dat het in het centrale distributiecentrum aangeboden assortiment waarschijnlijk sterk verschilt van het assortiment in elk lokaal filiaal.

Wat is jouw assortimentsstrategie?

Wat is jouw bedrijfsstrategie voor assortimentbeslissingen? En als je geen strategie hebt, waarom dan niet? Zonder een duidelijke strategie kun je geen goede keuzes maken. En een product alleen afwegen wanneer je de kans krijgt om het op voorraad te nemen, is niet voldoende. Dat is geen assortimentsstrategie. Het is een reactieve puzzel. Jouw hele aanpak van assortiment en planning moet de bredere bedrijfsambities ondersteunen. Bijvoorbeeld:

• Wil je een one-stop-shop zijn?
• Wil je de kwaliteitsstandaard zetten in jouw industrie?
• Wil je leidend zijn in snelle, betrouwbare levering?
• Wil je de goedkoopste op de markt zijn?

Alle opties zijn mogelijk. Maar je kunt ze niet allemaal kiezen. De antwoorden op bovenstaande vragen kunnen de omvang, schaal en diepte van jouw assortiment helpen bepalen. En daarmee uiteraard ook de bredere bedrijfsstrategie.

Een goede assortimentstrategie is als een goede grap. Het draait allemaal om timing en de levering is het belangrijkste deel. Net zoals je geen mop kunt vertellen die iedereen leuk vindt, kun je ook niet iedereen tevreden houden. En er zijn sommige mensen, namelijk jouw topklanten, die het waard zijn om ze tevreden te stellen, zelfs als het anderen niet bevalt.

Een handig sjabloon voor een assortimentsplan om jou op weg te helpen

We hebben het al eerder gezegd, en we zullen het nogmaals zeggen: het proces van assortimentsplanning is een uitgebreid proces. Om een degelijk assortimentsplan op te stellen zijn er dus een aantal logische stappen nodig waarover je moet nadenken. Laten we elke stap één voor één bekijken.

Stap 1: Bepaal zakelijke ambities en doelstellingen

De bedrijfsvisie moet de drijvende kracht zijn achter alle assortimentsbeslissingen. Ongeacht of jouw bedrijf kosten wil besparen of wil diversifiëren naar nieuwe markten. Jouw assortiment moet een directe weerspiegeling zijn van de bredere bedrijfsdoelstellingen.

Stap 2: Identificeer jouw belangrijkste klanten

Het is belangrijk dat jouw assortiment voldoet aan de behoeften van jouw klanten. Maar moet jij je zorgen maken over de klant die slechts één of twee keer per jaar een paar artikelen bij jou koopt? Of moet jij je richten op de klanten die elke week bij je kopen? Dit is een vraag die alleen jij kan beantwoorden. Bij sommige internetgiganten vereist de assortimentsplanning voor e-commerce-omgevingen waarschijnlijk een grotere nadruk op de behoeften van de occasionele koper. Hoe kunnen deze bedrijven anders hun marktaandeel vergroten? Anderzijds, in sectoren waar de relatie tussen klant en leverancier intiemer is, moet je waarschijnlijk jouw beste klant op de eerste plaats zetten.

Stap 3: De markt verkennen

Jouw assortiment is jouw onderscheidend vermogen ten opzichte van de concurrentie. Kun jij het je dus veroorloven om beslissingen over assortimentsplanning te nemen zonder rekening te houden met wat jouw branchegenoten doen? Welke producten bieden jouw concurrenten aan? En nog belangrijker, welke producten ontbreken in hun assortiment?

Stap 4: Stel jouw assortimentsdoelstellingen vast

De beslissingen die je neemt over jouw assortiment kunnen de toekomst van jouw bedrijf bepalen. Daarom is het belangrijk dat je definieert wat je hoopt te bereiken en dat je logische maatregelen neemt om na te gaan of deze assortimentsdoelstellingen zijn bereikt.

De doelstellingen moeten verband houden met de bedrijfsambities (zie stap 1). Maar hier zijn enkele voorbeelddoelstellingen voor het assortiment:

• Een streefniveau van inkomsten genereren
• Een bepaald niveau van orderregels bereiken binnen een bepaalde visie
• Een streefpercentage van de winstmarge bijdragen
• Zorg voor 5-sterren klanttevredenheid
• De beschikbaarheid boven een bepaald niveau handhaven

Toptip: Er zijn veel KPI’s die je kunt meten. Maar je kunt je het beste concentreren op de belangrijkste. Bekijk onze handige gids voor slimme KPI’s voor meer informatie.

Stap 5: Organiseer jouw assortiment

Hoeveel SKU’s kun je effectief plannen? De kans is groot dat het er niet veel zijn!

Door jouw assortiment te groeperen in logische categorieën, kun jij jouw assortiment veel efficiënter plannen. Een ander, vaak over het hoofd geziene voordeel van het segmenteren van jouw assortiment in categorieën, is dat je veel meer waardevolle inzichten kunt verkrijgen. Je kunt bijvoorbeeld de prestaties van elke productgroep en zelfs de prestaties van elk artikel daarbinnen met meer duidelijkheid bekijken.

Stap 6: Evalueer jouw huidige prestaties en identificeer de hiaten

Voordat je halsoverkop begint, is het waarschijnlijk het beste om de balans op te maken van waar je nu staat. Het heeft immers weinig zin jouw tassortimentstrategie te wijzigen zolang je niet weet welke onderdelen werken en welke niet. Het resultaat van deze analyse moet jou in staat stellen vragen te beantwoorden als:

• Welke producten voegen waarde toe? En welke artikelen kosten elke maand alleen maar geld?
• Moet je echt nog een variant aanbieden van een product dat al ondermaats presteert?
• Welke productcategorieën overtreffen de verwachtingen en welke hebben aandacht nodig?

Stap 7: Anticiperen op het potentieel van nieuwe items

Het is gemakkelijk om jouw bestaande assortiment erbij te pakken en de gegevens te analyseren. Je weet welke producten goed verkopen en nog belangrijker: je kunt zien welk product niet aan de verwachtingen hebben voldaan.

De vraagvoorspelling voor nieuwe producten is wat lastiger. Je hebt de gegevens niet. Er zijn veel onbekende factoren die meespelen en daarom moet je misschien een beetje gokken hebben hoe goed de nieuwe artikelen in kwestie zullen verkopen. Maar dat betekent niet dat je een vinger in de lucht moet steken en er het beste van hopen. Je kunt verkoopgegevens ‘lenen’ van soortgelijke artikelen die je al in voorraad hebt om een gefundeerde gok te maken naar wat de toekomst kan brengen. Je kunt marktinformatie verzamelen bij jouw verkoopteam of rechtstreeks bij jouw beoogde klanten. Zo kun je mogelijk realistische en verstandige prognoses maken voor nieuwe artikelen, zonder dat het een wilde gok is. Maar het is ook belangrijk dat je het traject van nieuwe items volgt om te zien of jouw vermoedens werkelijkheid worden. We komen hier later op terug.

Stap 8: Update jouw beslissingen over het wel of niet op voorraad houden

Je hebt al het rekenwerk gedaan. Nu is het tijd om te beslissen. Maar welke producten moeten blijven? En welke producten moeten weg? Het is belangrijk dat dit een rationele beslissing is en niet alleen gebaseerd op onderbuikgevoel of wie het hardst schreeuwt.

Stap 9: Voer het assortimentsplan uit

De volgende stap is om jouw plannen in daden om te zetten. Wat betekent dit?

Het betekent bestellingen plaatsen bij leveranciers, voorraad toewijzen in jouw hele netwerk en jouw voorraad dusdanig optimaliseren om aan de vraag van klanten te voldoen!

Stap 10: Controleer de resultaten

Om vooruit te komen, moet je soms achterom kijken. Dit betekent dat jij je assortimentsbeslissingen opnieuw bekijkt en nagaat of jouw verwachting is uitgekomen. Wij hebben gewezen op het belang van de prestatiebeoordeling voor nieuwe artikelen. Maar je kan het je niet veroorloven om de artikelen die al in jouw assortiment zijn opgenomen te negeren. Dingen veranderen. De verwachtingen van jouw klant verschuiven. Misschien hebben jouw concurrenten een nieuwe manier gevonden om te innoveren. Of misschien is er een nieuwere versie van hetzelfde product op de markt gebracht. Hoe dan ook, deze laatste stap moet al jouw toekomstige beslissingen inzake assortimentsplanning bepalen.

Zet jouw assortimentsplan in werking!

In theorie lijkt bovenstaande hopelijk allemaal logisch. Maar in de praktijk zijn er natuurlijk veel hendels waaraan je moet trekken. En ongetwijfeld zul je onderweg moeilijke gesprekken moeten voeren. Maar maak je geen zorgen! In het volgende deel behandelen we enkele tips, trucs en de beste voorbeelden uit de sector om je te helpen jouw assortiment te plannen als een pro!

Tips en trucs voor assortimentsplanning

Worden jouw assortimentdoelstellingen elke maand herzien?

Goede vraag! Tot nu toe hebben we het gehad over assortimentsplanning als een lineair proces. In de praktijk moet je met jouw team echter elke dag werken aan de assortimentsstrategie. Of het nu gaat om het bekijken van de verkoopcijfers van de afgelopen maanden of om gesprekken met leveranciers over de volgende grote productlancering, assortimentsplanning moet een dynamisch onderdeel zijn van jouw bredere toeleveringsproces. Immers, zoals we de afgelopen jaren hebben gezien, kunnen dingen snel veranderen. Daarom moet jouw assortimentsstrategie gelijke tred houden met jouw bedrijf. Elke maand moet jouw assortimentsstrategie worden beoordeeld om te zien of deze nog steeds voldoet aan de vraag van niet alleen jouw klanten, maar ook van jouw banksaldo.

Waar trek je de grens van jouw assortiment?

Iedereen heeft beperkingen en elk bedrijf ook. Als je weet wat jouw beperkingen zijn, wordt het plannen van jouw assortiment een stuk eenvoudiger. Vanwege het simpele feit dat je niet over onbeperkte magazijnruimte beschikt, ben je beperkt tot een maximum aantal artikelen dat je tegelijk op voorraad kunt hebben. Het aantal SKU’s kan niet oneindig groeien en er is altijd een punt waar een grens moet worden getrokken. Maar het beperken van jouw producten per categorie zorgt voor focus en voorkomt verkoopkannibalisatie. Dat wil zeggen dat als een nieuw product wordt geïntroduceerd, de verkoop van een bestaand artikel wordt beperkt. Als het gaat om assortimentsplanning, is het noodzakelijk om duidelijke regels te hebben voor welke artikelen wel en welke niet op voorraad moeten worden gelegd. En wanneer deze introducties moeten plaatsvinden.

• Heb je rekening gehouden met seizoensgebonden veranderingen?
• Staat een verlieslijdend product in de weg?
• Houd jij de markttrends bij?
• Is een nieuw product een afleiding van jouw traditionele activiteiten? Of vult het de bestaande portefeuille aan?

Waar kan ik een handleiding voor assortimentsplanning vinden?

Om logische en weloverwogen assortiments- en voorraadbesluiten te nemen, heb je duidelijke richtlijnen nodig. En je hebt een reglement nodig. Natuurlijk is dit geen standaard draaiboek. De regels voor jouw assortiment hangen af van jouw markt, jouw doelstellingen en natuurlijk jouw klanten.

Maar uiteindelijk moeten de parameters waarmee jij jouw assortimentsplan stuurt, logische antwoorden geven op moeilijke vragen. Bijvoorbeeld:

• Wat is het strategische belang van het product voor jouw algemene doelstellingen?
• Is het cruciaal? Of is het een toevoeging die aan het eind van het jaar een negatief resultaat kan opleveren?
• Wat is het risico en de impact van stock-outs?
• Als je verkoopt om te handelen, is het belang van het verkrijgen van jouw voorraad misschien ook verweven in het succes van hun bedrijf?
• Kan het wachten? En zo ja, hoe lang zijn klanten bereid te wachten tot ze elders gaan winkelen?
• Hoe snel kan jouw leverancier reageren op veranderingen in de vraag?

Door antwoorden op deze vragen om te geven, kun je een handleiding opstellen voor het meten van assortiments- en voorraadbesluiten.

Wat is de “juiste” manier om producten geleidelijk in en uit te faseren?

Op een gegeven moment moeten jouw producten worden uitgefaseerd. Zoals je nieuwe artikelen moet introduceren, zo zullen de huidige afnemen in relevantie. Er zijn honderd redenen waarom het zou kunnen gebeuren. Maar het zal ooit gebeuren en dus heb je een plan nodig.

Bijvoorbeeld, wanneer producten niet langer rendabel zijn. Worden ze dan onmiddellijk uitgefaseerd? Als je de deze berekeningen aan het toeval overlaat, bestaat de kans dat je met verouderde voorraad blijven zitten. Is er ook een duidelijk proces voor het bijwerken van het assortiment op basis van de bijgewerkte voorraadbesluiten? Er is namelijk altijd veel opwinding rond de lancering van een nieuw product.

Maar als het gaat om het laten vallen van een productlijn, kan het worden gezien als een mislukking. Van bovenaf worden vragen gesteld en niemand wil de verantwoordelijkheid opeisen. Het is even

gemakkelijk om je te laten meeslepen en een smaak te lanceren die niemand wil. Je kan je kop in het zand steken als je eigenlijk een smaak moet uitfaseren.

Maar het is voor de meesten veel ingewikkelder dan alleen deze beslissingen. Je hebt verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Zoals verkoop, marketing, management en financiën. Ze hebben allemaal eigen belangen te behagen en ze hebben allemaal verschillende vragen en motieven.

Een overwogen en goed doordacht proces neemt de emotie onderling weg en zorgt ervoor dat de belangrijkste criteria passen bij het bedrijf als geheel.

Maar de eerste vraag die we moeten stellen is: Wie heeft hier de leiding? Het is gemakkelijk om moeilijke beslissingen over assortimentsplanning door te schuiven. Maar wie heeft de leiding over het assortiment? Die strijd blijft gevoerd worden. Als het niet duidelijk is wie de uiteindelijke beslissing neemt, wordt hij ook niet genomen. Maak de keuze dus zorgvuldig. Er moet naar alle belanghebbenden geluisterd worden en er moet een duidelijke, emotieloze, strategische route gevolgd worden om tot de uiteindelijke beslissing te komen. Uiteindelijk moet de eindverantwoordelijke persoon zich het assortiment ‘eigen’ maken en ervoor zorgen dat het voldoet aan de verwachtingen van de klant en de doelstellingen van het bedrijf. Dat zijn tenslotte de twee belangrijkste criteria.

Over welke andere complicaties van assortimentsbeheer moet jij je zorgen maken?

Bij de lancering van een nieuw product zijn er veel complicaties die het proces erg ingewikkeld kunnen maken. Hoe zeker ben je ervan dat de vraag naar het artikel zich zal voordoen? Kan jouw leverancier het aanbod opvoeren als het product aanslaat? Welke leveringsproblemen kunnen van invloed zijn op jouw vermogen om de service na de eerste verkoop voort te zetten? En welke levensduur heeft dit product op de markt?

Productlevenscycli zijn soms onmogelijk te voorspellen. Vooral als jouw voorspellingsmodel ver in de toekomst kijkt. Hoe groot is de kans dat jij de levenscyclus kunt voorspellen van elk artikel dat je op voorraad hebt? Levenscycli evolueren daarnaast ook. En zo moet ook jouw assortimentsstrategie relevant blijven. Een nieuw product vereist een andere aanpak dan een product aan het einde van zijn levenscyclus. Daarom is het vermogen om deze verschuivingen te volgen en erop te reageren een voorwaarde voor succes.

Toptip: Het is essentieel dat je voor elke fase van de productlevenscyclus de juiste strategie hanteert. Om jouw aanpak te optimaliseren, kun je onze volledige gids hier raadplegen!

Assortimentsplanning versus innovatie

Zelfs de beste plannen lopen soms mis. Net als bij elk ander onderdeel van jouw bedrijf vereist verandering en aanpassing een slimme strategie. Worden belangrijke assortimentsbeslissingen maandelijks besproken en worden deze opgevolgd? Zijn dit regelmatige vergaderingen? En welk proces wordt gevolgd om eventuele analyses uit te voeren? Zelfs met de meest degelijke processen moet er altijd ruimte zijn voor innovatie. Maar echte innovatie komt alleen voort uit goede ideeën. En goede ideeën komen alleen als je mensen toestaat ze aan te bieden. Geef jouw collega’s de moed om naar hun gedachten te luisteren. En de vrijheid om beslissingen aan te vechten waar ze het misschien niet mee eens zijn. Het signaleren van succes is ook belangrijk. En het vieren van degenen die het creëren natuurlijk ook.

Dit is waar het “product review” aspect van S&OP echt tot zijn recht komt. En hoe jij ervoor kunt zorgen dat jij met jouw assortiment zowel nu als in de toekomst jouw doel bereikt.