Het coronavirus zorgt momenteel voor een ongekende crisis in de hele wereld. De onzekerheid binnen supply chains is enorm; fabrieken liggen stil, toevoerketens zijn lamgelegd en de verkoopkant is totaal onvoorspelbaar geworden. Daarom zult u, om deze crisis te doorstaan, snel, doortastend en effectief moeten handelen. We zetten op een rij hoe u snelle supply chain beslissingen kunt maken en wat prioriteit moet krijgen.

Supply en demand totaal onvoorspelbaar

De wereldwijde pandemie als gevolg van het coronavirus heeft de hele wereld in zijn greep. Bedrijven zijn genoodzaakt hun deuren (tijdelijk) te sluiten of ondervinden grote problemen in de toevoer van ingangsmaterialen. Tegelijkertijd schieten de verkopen alle kanten op. Supermarkten beleven een enorme verkooppiek als gevolg van het hamsteren en het wegvallen van de horeca, andere bedrijven zien hun omzet scherp dalen … of zelfs wegvallen.

Bestaande besluitvorming niet effectief

Om in te spelen op bovenstaande extreme onvoorspelbaarheid is de huidige manier van besluiten nemen totaal ongeschikt geworden. Ingrijpende voorraadbeslissingen waar voorheen weken over werd vergaderd, moeten in een de scope van een half uur worden genomen. Dat iedereen vanuit huis moet werken, is daarbij een complicerende factor en maakt het extra lastig om verschillende bedrijfsafdelingen snel op één lijn te krijgen. Wat zich ook wreekt is dat bedrijven de afgelopen tien jaar ongelooflijk efficiënt zijn geworden. Hierdoor hebben ze weinig vermogen om snel en effectief op totaal onverwachte situaties te reageren.

Om nu te overleven zullen bedrijven veel sneller beslissingen moeten gaan nemen dan ze zijn gewend. Sleutelfiguren moeten een mandaat krijgen om daar waar nodig direct knopen door te hakken. Efficiënte supply chain organisaties moeten veranderen in effectieve commandostructuren.

Stap 1: Bepaal de juiste prioriteiten

De eerste stap moet zijn dat u als bedrijf bepaalt welke artikelen het meest belangrijk zijn, en welke daarvan het hardst worden geraakt. Van welke artikelen dreigen er tekorten te ontstaan waardoor u uw A-klanten niet meer kunt bedienen? Of waardoor u de meeste omzet en marge misloopt? Aan de andere kant: kijk ook welke artikelen opeens veel minder worden verkocht en waarvan er juist overvoorraad dreigt te ontstaan? Of welke artikelen nu juist veel meer worden verkocht en die extra omzetkansen bieden.

Stap 2: Bescherm de voorraad

Heeft u in kaart gebracht bij welke artikelen schaarsheid optreedt, dan is het zaak om hiervoor direct maatregelen te treffen. Zorg er zo snel mogelijk voor dat deze artikelen alleen nog naar de juiste (A-)klanten gaan, en bijvoorbeeld niet naar C-klanten of nog erger: naar uw concurrent. Dit klinkt eenvoudig maar is juist in deze hectische situatie uiterst lastig te implementeren. Alle afdelingen moeten op de hoogte worden gebracht en hier per direct naar handelen. Verkopers moeten weten wat ze nog mogen verkopen, marketeers moeten bepaalde artikelen uit de webshop verwijderen en filiaalhouders moeten ze uit hun schappen halen.
Voorkom ook dat schaarse onderdelen worden verwerkt in eindproducten die veel minder schaars zijn. Dat betekent dat ook de productie-afdeling moet worden geïnformeerd. Normaal gaan dit soort beslissingen over vele schijven, maar nu is haast geboden. De uitdaging is om dit soort beslissingen snel door te drukken.

Stap 3: Stel aanvoer veilig

Bij onzekerheid in de toevoer van schaarse artikelen is het zaak dat u continu in contact blijft met uw toeleveranciers. Wat zit er in de pijplijn en wanneer kunt u dit verwachten? Veel orders hebben vertraging maar probeer met leveranciers tot realistische leverdata te komen zodat u weet waar u aan toe bent. Check ook of het transport nog wel doorgang kan vinden. Staan er boten stil switch dan snel van transportmodaliteit als dat kan. Dit is waarschijnlijk duurder maar nood breekt wet, zeker voor A-artikelen. Als leveranciers te weinig productiecapaciteit hebben of om andere reden niet kunnen leveren, zoek dan naar alternatieven en kijk wat er mogelijk is met second sourcing.

Stap 4: Voorkom overvoorraad

Een ander probleem is dat u door het wegvallen van de vraag opeens met overvoorraad komt te zitten. Hierbij is de belangrijkste vraag: voor welke artikelen is dit een acuut probleem? Dat u van lang houdbare artikelen tijdelijk teveel voorraad heeft, is niet prettig voor uw KPI’s, maar heeft in de huidige situatie geen prioriteit. Tenminste zolang ze geen schaarse magazijnruimte innemen en daarmee hardlopende artikelen in de weg staan.
Voor kort houdbare artikelen, seizoenartikelen of artikelen met een kort levenscyclus is dat een ander verhaal, daar zult u wel direct op moeten schakelen. Kijk of u een extra verkoopkanaal kunt aanboren om de artikelen weg te zetten, en stop de aanvoer vanuit leveranciers. Probeer bestaande inkooporders te cancelen en vergeet vooral niet de bestelparameters om te zetten. Door het snel schakelen in stock/non stock-strategie is veel toekomstige ellende te voorkomen.

Meer weten?

Bovenstaand zijn een paar adviezen die wij vanuit onze expertise met u willen delen. Heb je toch nog vragen kom dan met ons in contact.

AssortimentsplanningSlim4 platformSupply Chain TactiekSupply PlanningToewijzing en VoorraadaanvullingVoorraadoptimalisatieVraagplanning en prognoses