Come risolvere i problemi di spazio di magazzini

Ma da allora il mondo è cambiato. E non c’è da vergognarsi nell’ammettere di essere stati colti in fallo.

Forse non sei riuscito a identificare abbastanza presto il modello di domanda in evoluzione.

Oppure sei talmente abituato a livelli elevati di scorte che hai semplicemente perso di vista la quantità in eccesso che hai?

In ogni caso, tutto lo spazio disponibile in magazzino è pieno fino al limite.

Peggio ancora, potresti essere seduto su livelli elevati di scorte che ora non riesci a vendere.

Lo spazio del tuo magazzino sta esplodendo. E ora devi agire per evitare questa situazione pericolosa.

In questo articolo esploriamo i passi pratici che puoi compiere per affrontare la carenza di spazio in magazzino.

In primo luogo, è necessario comprendere l’entità del problema dello spazio di magazzino

Prima di risolvere i problemi, è necessario comprenderne la portata.

Hai mai visto le dimensioni di un iceberg sotto la superficie del mare? Ebbene, la tua mancanza di spazio in magazzino è solo la punta.

Quindi, guardiamo al quadro generale.

Problema n. 1: non c’è abbastanza spazio nei magazzini

I tassi di occupazione dei magazzini sono ai massimi storici. Non è un problema che riguarda solo te. Si tratta di un problema che molte aziende stanno riscontrando.

Negli Stati Uniti, infatti, il tasso di sfitto dei magazzini è sceso al 3,6%. Ma la situazione è ancora peggiore in Europa. Nel Regno Unito, ad esempio, i tassi di sfitto dei magazzini sono scesi a un minimo storico a livello nazionale di appena il 3%.

L’attuale domanda di spazi di magazzino supera di gran lunga l’offerta. Per questo motivo, trovare spazi di magazzino adeguati sarà probabilmente molto difficile.

Problema n. 2: i costi di magazzino stanno esplodendo

E così, con la domanda che si impenna e l’offerta che crolla, i prezzi naturalmente aumentano.

Il che comporta un’altra sfida. Anche se riesci a trovare un magazzino, puoi permettertelo?

L’affitto medio dei magazzini è aumentato del 10,4% negli ultimi 12 mesi. Per i principali hub logistici, si parla di un aumento più vicino al 20%.

E le prospettive per il 2023 non sono molto più rosee.

Non si tratta solo di un’improvvisa impennata dei prezzi che potrebbe tornare a scendere. I costi di magazzino sono aumentati ad un ritmo esponenziale per anni. Dal 2011, infatti, sono aumentati di quasi il 30%. E alcuni analisti prevedono un ulteriore aumento del 25% entro il 2026.

Problema n. 3: anche il personale di magazzino scarseggia

Supponiamo che tu sia fortunato.

Un giorno torni dal lavoro e nel quartiere successivo ti imbatti in un magazzino locale, delle dimensioni giuste e a buon prezzo.

È perfetto. Quali sono le probabilità?

A questo punto, non resta che assumere personale e incominciare.

Ma qui entra in gioco il problema del magazzino n. 3.

In questo momento, l’80% delle aziende soffre di carenza di personale di magazzino.

Anche solo portare le scorte al tuo nuovo magazzino potrebbe essere un problema, visto che oltre il 60% delle aziende segnala una carenza di autisti.

Una soluzione per il mio magazzino!

Ora, probabilmente ci sono molti leader della supply chain che stanno leggendo questo articolo e pensano: “Ma Rich, un nuovo magazzino era sempre in programma!”.

Certo, se hai bisogno di spazio di magazzino aggiuntivo per sostenere una crescita strategica controllata, è una cosa. Ma una corsa all’impazzata per trovare una nuova struttura perché hai inaspettatamente superato la capacità esistente è un problema diverso.

Questo articolo è stato scritto pensando a questi ultimi. Ma se sei tra i pochi fortunati che rientrano nella prima categoria, non ti preoccupare

I suggerimenti, le tattiche e le strategie che analizzeremo sono altrettanto rilevanti per te. Anzi, potrebbero evitarti mal di pancia e mal di testa più avanti nel tempo.

Qual è la soluzione? Come si combatte la mancanza di spazio in magazzino?

Come risolvere i problemi di spazio in magazzino

Se puoi fare di più con lo spazio che hai, hai più spazio. Questo non significa leggere un libro sul feng shui del magazzino. Non significa nemmeno pagare di più per aumentare lo spazio del magazzino.

Significa che stoccare i prodotti giusti è una necessità assoluta. E stoccare i prodotti sbagliati diventa un vero crimine verso la supply chain.

Significa che ordinare le scorte al momento giusto diventa una forma d’arte di agilità e compostezza.

Ma soprattutto, significa ottimizzare l’inventario ai giusti livelli come una questione di vita o di morte (almeno dal punto di vista dell’azienda).

Ginnastica per l’inventario

Può darsi però che di recente né l’agilità né il portamento siano stati in cima alla tua lista. O, forse, di tutto ciò che riguarda l’ottimizzazione dell’inventario.

Secondo una ricerca, la stragrande maggioranza delle aziende si è concentrata solo “in parte” sull’ottimizzazione delle scorte negli ultimi 2 anni.

È comprensibile che non ci si possa concentrare su ogni aspetto dell’azienda, il 100% del tempo. Negli ultimi anni, i team della supply chain sono passati da una crisi all’altra.

Non perdere però troppo tempo.

La combinazione di mancanza di spazio di magazzino, aumento dei prezzi e problemi di personale costringerà te e molti altri ad agire.

Quindi, è necessario rimettere in agenda l’ottimizzazione dell’inventario.

La buona notizia è che il problema dello spazio di magazzino può essere risolto.

Il primo gradino della scala

Naturalmente, ci sono momenti in cui ha senso fare scorte. Così come ci sono momenti in cui ha senso fare l’opposto e non stoccare.

Lo sai già. Ma sai anche che non puoi semplicemente cancellare le scorte in eccesso che intasano il tuo magazzino.

Quindi, cosa fare? Nascondere la testa sotto la sabbia e sperare nel meglio?

Certo che no, devi uscirne combattendo.

Le aziende di maggior successo sono quelle che riescono ad anticipare ciò che si prospetta all’orizzonte e hanno i mezzi per agire. Quindi, come puoi iniziare a comportarti come una di queste?

Ogni anno aiutiamo migliaia di team della supply chain a ottimizzare i loro processi di approvvigionamento. Le aziende che ottengono i risultati più rapidi e di maggior impatto comprendono i 3 fattori chiave che sono alla base del successo della supply chain:

• Creare maggiore visibilità
• Concentrarsi su ciò che conta
• Migliorare il controllo generale

Ma soprattutto, perseguono questi obiettivi con forza.

E per sapere come puoi fare anche tu, continua a leggere…

1. Creare maggiore visibilità

Le previsioni accurate sono la forza trainante di un buon processo decisionale in materia di scorte.

Se non ti fidi delle previsioni, potresti coprire il “gap” con scorte aggiuntive. Solo che ora non hai più lo spazio di magazzino per permetterti questo lusso.

Pertanto, il primo passo consiste nell’adottare misure per migliorare l’accuratezza delle previsioni.

Quindi, come utilizzare l’abbondanza di dati nella tua azienda per prendere decisioni migliori e più solide?

Fare ipotesi non è la soluzione

Certo, le congetture sono ottime. Anche i migliori di noi si affidano di tanto in tanto al proprio istinto.

Ma attenzione, se fai ipotesi basate sull’atmosfera generale del mercato, rischi di commettere errori costosi.

Si rischia l’esaurimento delle scorte. Dovrai affrontare l’obsolescenza. Si assisterà a un eccesso di sprechi.

E anche per i tuoi prodotti “stabili”, ti ritroverai con livelli di inventario altissimi.

Troppe aziende in passato hanno previsto la domanda a un livello troppo alto, spesso a causa del tempo limitato… e ci arriveremo, ma semplicemente non è sufficiente nel contesto attuale.

Quindi, il punto è che per prendere buone decisioni sulla supply chain è necessaria la visibilità, sì. Ma è altrettanto importante che la visibilità sia al giusto livello di granularità.

Quindi, come si può anticipare la domanda con sicurezza?

È probabile che ci siano lacune evidenti nei tuoi dati. È tuo compito colmare queste lacune.

Per liberare il parabrezza e vedere la strada davanti a te, ci sono alcune aree principali su cui devi concentrarti per un’accurata demand planning e previsione della domanda:

Fino a quanto è disponibile lo storico della domanda? E i dati sono affidabili?

Molti modelli di previsione si basano su dati storici per costruire un quadro accurato del futuro. E, naturalmente, più dati si hanno a disposizione, più il quadro sarà nitido.

Se solo fosse così semplice…

E se il prodotto in questione è nuovo? In questo caso, potresti non avere a disposizione i dati di vendita storici.

Allo stesso modo, cosa fare con gli anni della pandemia?

Alcuni settori hanno visto una crescita enorme durante la pandemia, altri hanno visto il contrario e altri ancora sono rimasti stabili. Certo, hai i dati. Ma è saggio continuare come se nulla fosse? Oppure dovresti considerare questo periodo come un’anomalia prolungata ed escluderlo completamente dai tuoi piani?

In parole povere, i dati sono una delle risorse più preziose della tua azienda. Ma per sfruttare appieno il suo potenziale, i dati richiedono una manutenzione adeguata e regolare.

Top tip: Per mantenere i tuoi dati in perfetta forma, clicca qui per consultare la nostra guida ai dati anagrafici.

Per quale orizzonte è necessario pianificare?

Gli orizzonti di pianificazione sono importanti. Questo è ovvio.

In alcuni settori, le aziende hanno bisogno di anticipare il fabbisogno di magazzino di mesi o addirittura di anni per garantire l’approvvigionamento. Le biciclette sono un esempio perfetto.

A fronte di un’ampia carenza di forniture e di ordini arretrati, molte aziende di questo settore prevedono la domanda per diversi anni nel futuro.

Per alcune aziende è fondamentale che le previsioni per le prossime settimane o addirittura per i prossimi giorni siano corrette. Prendiamo ad esempio l’industria alimentare. Data la breve durata di conservazione dei prodotti, ottenere visibilità sulla volatilità della domanda quotidiana a breve termine è molto più importante che prevedere quanti cavoli si venderanno (o meno) tra 5 anni.

L’orizzonte di pianificazione “giusto” dipende totalmente dalla tua attività. Se gli orizzonti di pianificazione sono troppo brevi, si rischia di perdere di vista il quadro generale. Allo stesso modo, se gli orizzonti di pianificazione sono troppo ampi, potreste essere troppo lenti nel reagire a improvvisi cambiamenti nella domanda.

Come arricchire le previsioni con le informazioni di mercato?

Le esigenze dei tuoi clienti potrebbero essere molto diverse domani rispetto a un anno fa. Le cose cambiano e il mondo va avanti. Il problema è che i dati storici non possono dire molto.

Pertanto, potrebbe essere necessario arricchire le previsioni con solide informazioni di mercato.

Queste preziose informazioni possono provenire da diverse fonti. Ad esempio, il team di vendita ha probabilmente un rapporto preferenziale con i clienti. Per questo motivo, potrebbero essere in possesso di informazioni preziose sui piani e le ambizioni dei clienti per il futuro.

Forse le tue intuizioni vengono direttamente dalla bocca della verità. Se i tuoi clienti condividono le previsioni di acquisto, si tratta di dati fantastici che puoi utilizzare per allineare i tuoi piani di supply chain.

Che le informazioni di mercato provengano dal team di vendita, direttamente dal cliente o da un’altra fonte, la sfida consiste nel garantire l’affidabilità dei dati.

E per questo abbiamo bisogno di una collaborazione efficace…

Come puoi convalidare le tue previsioni attraverso la collaborazione?

A questo punto, le prospettive della domanda futura sono due. Da un lato ci sono le previsioni statistiche basate sui solidi dati storici della domanda.

Dall’altro, una previsione basata sulle informazioni di mercato.
Per costruire la previsione più accurata, è necessario in qualche modo combinare queste due prospettive per ottenere un’unica fonte di verità.

Per fortuna, è qui che il S&OP può aiutarci.
S&OP è l’inno che tutti dovremmo cantare. Tuttavia, a seconda dell’intonazione di ciascun reparto, l’obiettivo è l’armonia. O almeno, tutti devono cantare la stessa melodia.

Certo, il S&OP è alla base di molti processi aziendali. Tuttavia, quando si tratta di convalidare le previsioni, il S&OP è uno strumento davvero utile. Fornendo una piattaforma in cui più team possono collaborare e confrontarsi in modo costruttivo, è possibile raggiungere un consenso su come dovrebbe essere la previsione finale.

Chi è coinvolto nel tuo processo? Chi non lo è e dovrebbe esserlo?

2. Come si può rimanere concentrati su ciò che conta?

Abbiamo esplorato l’importanza di previsioni solide. Ma anche la migliore previsione è inutile se non si ha il tempo di eseguirla. Il problema di molte aziende è che sono distratte da troppe cose che aggiungono poco valore.

Guarda il tuo magazzino. È pieno fino all’orlo dei tuoi prodotti più importanti Oppure è intasato da prodotti che offrono margini scarsi e basse vendite?

Quando si hanno migliaia di prodotti da gestire, in combinazione con tutte le sfide della domanda e dell’offerta che si devono affrontare, è molto facile perdersi nei meandri.

È ancora più facile, tuttavia, farsi distrarre dalle urgenze, invece di concentrarsi sui compiti che aggiungono davvero valore.

Il risultato è che i livelli di inventario aumentano e presto ci si ritrova ad affogare nelle scorte.
Pertanto, è necessario mettere a fuoco il proprio perimetro d’azione.

Un tipico ABC Pareto

La prima domanda da porsi è: “Stiamo vendendo i prodotti giusti?”.

In secondo luogo, sai quali prodotti sono importanti e perché?

Ogni prodotto del tuo magazzino deve guadagnarsi il suo posto. Ma anche in questo caso, prodotti diversi apportano livelli di valore diversi. Pertanto, a cosa dovresti dare la priorità nel tuo investimento di tempo e di risorse finanziarie in magazzino?

Sono domande valide. Fortunatamente, una semplice analisi ABC può fornire le risposte.

Se le decisioni sulle scorte si basano su ipotesi di massima, questo non è sufficiente per la situazione attuale. Ma una solida analisi ABC può rapidamente fornire indicazioni preziose su quali prodotti meritano il tuo tempo e il tuo denaro.

L’obiettivo finale è naturalmente quello di identificare quali sono i tuoi prodotti A, B e C. In questo modo è possibile determinare livelli di servizio più adeguati, ottimizzare i processi di ordinazione e forse anche eliminare gli articoli che non sono di grande aiuto.

Purtroppo non è possibile completare un’analisi ABC e dimenticarsene.

L’assortimento dei prodotti è dinamico. Sono molti i fattori che lo influenzano.

Ad esempio, le tue priorità cambiano a seconda del periodo dell’anno e della stagione? Non vuoi accumulare prodotti costosi in periodi in cui non ne hai bisogno. È uno spreco per molte aree dell’azienda.

Allo stesso modo, puoi permetterti di dare priorità ai tuoi prodotti in base a un solo parametro? Le vendite sono scontate, ma dovresti anche rivedere i margini per garantire che i tuoi prodotti producano valore?

Infine, dovresti concentrare il tuo tempo sui clienti chiave? Sai chi sono i tuoi clienti chiave? E il rischio che rappresentano per le tue SKU? Dopotutto, è un rischio avere un eccesso di scorte su un prodotto perché un singolo cliente ne acquista l’80%?

Top tip: per utilizzare questo pratico strumento nella tua azienda, consulta la nostra guida completa all’analisi ABC.

È inoltre necessario razionalizzare il carico di lavoro

Molti team di pianificazione si trovano in uno stato costante di urgenze. La matrice di Covey aiuta a capire cosa è importante e cosa no.

Dato che gli articoli C probabilmente aggiungono un valore limitato alla tua attività, è logico che qualsiasi problema con questi prodotti appaia in fondo alla tua lista di cose da fare.

Tuttavia, anche per i prodotti “A”, è necessario dare priorità a ciò che avrà il maggiore impatto (Urgente e Importante).

Si tratta di gestire il carico di lavoro e di concentrarsi sui punti giusti.

3. Come si può migliorare il controllo generale?

Finora ci siamo concentrati sulle sfide che puoi influenzare attivamente.

Ma ci sono molti fattori della supply chain che sfuggono al tuo controllo.

Anche se avessi avuto una palla magica, avresti potuto prevedere i recenti sconvolgimenti che abbiamo visto…

• Disruptions nei porti
• Carenza di container
• Problemi imprevisti di capacità dei fornitori

Ammettiamolo, l’incertezza è uno dei motivi principali per cui molte aziende hanno oggi livelli così elevati di scorte.

Dopo tutto, questi eventi hanno un impatto enorme sulla supply chain globale:

• Tempi di consegna più lunghi e meno affidabili
• Costi di distribuzione più elevati
• Mancanza di fiducia in tutta la supply chian che porta a un effetto bullwhip globale

Ma questa non è una scusa. Ci sono misure che si possono adottare per mitigare il rischio senza dover investire in eccesso di azioni.

Esploriamo alcuni esempi…

Collaborare con i fornitori

Per molti versi, il tuo successo dipende dai tuoi fornitori.

Tuttavia, fino a quando non ricevono l’ordine di acquisto firmato, i fornitori sono spesso estranei ai fatti. È quindi forse giunto il momento di illuminarli.

Ciò può significare condividere le previsioni di acquisto. Allo stesso modo, può anche significare monitorare e contestare le scarse prestazioni dei fornitori.

Basta aprire i canali di comunicazione con i partner della supply chain per costruire relazioni più solide. E la costruzione di un rapporto di fiducia lungo tutta la supply chain può aiutarti a essere sempre un passo avanti rispetto alle interruzioni.

Aggiornare i dati dei fornitori

Abbiamo già parlato dell’importanza di dati validi. Ma l’integrità dei parametri dei fornitori è altrettanto importante.

Se non hai controllato i tuoi dati anagrafici dal 2019, ora potresti trovarti in difficoltà. Dopo tutto, se i tempi di consegna sono raddoppiati o il MOQ del fornitore è cambiato, come puoi essere sicuro di ordinare in modo accurato?

Dati aggiornati sui fornitori ti permetteranno di ordinare in modo efficiente. E questo, a sua volta, ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi di disponibilità, riducendo al minimo i livelli di inventario e i costi della supply chain. Ma qualcuno deve essere il “proprietario” di questi dati master e deve avere il compito di mantenerli.

Creare un processo più reattivo

I motivi per cui le aziende si trovano in una situazione di cattiva gestione delle scorte sono molteplici.

Ma affrontiamo in dettaglio…

A molti dirigenti aziendali mancano semplicemente gli strumenti per gestire l’inventario in modo strategico e dinamico.

Sapevi che il 75% delle aziende dipende da sistemi ERP o basati su fogli di calcolo per tenere sotto controllo la situazione?

Tuttavia, ci sono così tanti elementi in movimento di cui preoccuparsi che anche il foglio di calcolo più avanzato del mondo non sarebbe all’altezza. Senza contare che i fogli di calcolo necessitano di un controllo costante.

Anche i migliori ERP non hanno la flessibilità necessaria per rispondere al ritmo di cambiamento che la maggior parte delle aziende deve affrontare.

Non sorprende quindi che molti si ritrovino con una montagna di scorte senza poterle immagazzinare.

Ma non dovrebbe essere così per te.

Agisci ora o rischi di essere lasciato indietro…

Le cose stanno cambiando. Molti iniziano a rendersi conto della realtà della loro situazione. Sebbene negli ultimi tempi l’ottimizzazione delle scorte sia stata trascurata da te e dai tuoi concorrenti, le aziende sono ora pronte ad agire.

Infatti, secondo quanto riportato, il 64% delle aziende prevede di investire in sistemi di gestione dell’inventario nei prossimi 2-3 anni.

Quindi, statisticamente, se non sei tu, è il tuo concorrente.

Quindi, ti siedi ad aspettare che agiscano e speri per il meglio? Oppure prendi il toro per le corna e vedi cosa c’è sul mercato per aiutare la tua ricerca?