IBP (Integrated Business Planning): cos’è, la sua importanza e perché è necessaria una strategia per sostenerlo

Immagina di svegliarti alle 4 del mattino.

È la seconda volta che succede nell’ultimo periodo. La prima volta eri preoccupato di perdere il lavoro. Le vendite erano basse, i reparti aziendali lavoravano in maniera sconnessa e veleggiava un clima di tensione tra le persone. E tu dovevi avere la risposta a portata di mano.

Ma in qualche modo hai fornito la soluzione: Integrated Business Planning (IBP).

Ora sei di nuovo sveglio alle 4 del mattino, ma la sensazione è diversa. Sei pieno di entusiasmo. Alle 9 hai una riunione del consiglio di amministrazione che ti annuncia come il salvatore dell’azienda.

Allora, come hai fatto? E che ruolo ha avuto l’Integrated Business Planning nel renderti l’eroe del momento?

Allineamento della strategia aziendale e della supply chain

Ci si potrebbe chiedere in che modo l’Integrated Business Planning e la strategia aziendale siano collegate.

La maggior parte delle aziende cercano costantemente di trovare un equilibrio tra servizio, capitale circolante e costi. E la supply chain è al centro di tutto questo. Questo è il motivo per cui oggi esistono i Chief Supply Chain Officer e sono una voce cruciale nei consigli di amministrazione. Quste persone oggi hanno un ruolo di grande importanza all’interno delle aziende.

Ogni decisione presa, dalla sala riunioni al magazzino, ha il potere di influenzare direttamente o indirettamente il tuo EBIT e il rendimento del capitale investito.

È la complessa interconnessione tra questi elementi che definisce la giusta strategia. Una strategia che non solo guida la tua supply chain, ma contribuisce anche in modo significativo al successo complessivo della tua azienda.

Può definirla o comprometterla. Ma perché la prima ipotesi sia possibile, la tua strategia deve essere dinamica.

Dopo tutto, le perturbazioni sono la nuova normalità. È onnipresente e imprevedibile, che si tratti di crisi energetiche, guerre, aumento dell’inflazione, crisi climatiche o ascesa dell’intelligenza artificiale.

C’è agitazione ovunque si guardi. Perciò avere un piano adattabile è l’unico modo per avere successo.

Modi da evitare nel vostro viaggio verso un IBP

Alcune aziende iniziano il loro viaggio nell’Integrated Business Planning concentrandosi sull’acquisto della tecnologia più innovativa e più sofisticata per risolvere i loro problemi.

Guardano alle nuove tecnologie come una soluzione miracolosa per risolvere tutti i problemi dell’azienda in un colpo solo.

Sarà alimentato dall’intelligenza artificiale o dall’apprendimento automatico, ma ci sarà il forte rischio che i risultati ottenuti non siano quelli sperati.

Questo perché, nonostante l’utilizzo di AI non esiste una formula magica. È molto probabile che questa non ci sarà mai. Sia che si parli di Integrated Business Planning che di qualsiasi altro strumento.

La chiave per cambiare il successo dell’Integrated Business Planning

Non ignorare le persone, i processi e la direzione.

Una pianificazione aziendale integrata forte ed efficace inizia con una visione chiara. Tutti i membri dell’azienda devono comprendere il proprio ruolo nel raggiungimento degli obiettivi generali.

Se i tuoi processi non sono progettati per funzionare in modo efficiente ed efficace, con gli input e gli output corretti, non sono stati progettati abbastanza bene.

È necessario un allineamento tra le diverse funzioni aziendali e la tecnologia giusta per sostenere la strategia. A ciò si aggiungono una chiara direzione, una chiara matrice RACI (responsible, accountable, consulted and informed) e RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input and Decide) e un piano di L&D e change management.

Per alcuni, la semplice creazione di questi elementi nella propria azienda richiederà mesi o addirittura più tempo. Per altri, la necessità della loro esistenza sarà un ostacolo all’implementazione dell’Integrated Business Planning.

Ma non dovrebbe essere così. Perché il percorso verso l’eccellenza dell’IBP e della supply chain è continuo.

I leader della tua azienda devono trattare l’Integrated Business Planning come qualcosa di più di un aggiornamento del processo di pianificazione.

Deve essere un’iniziativa di business a livello aziendale, in cui il processo è progettato per il responsabile del P&L e non solo per le singole funzioni all’interno dell’azienda.

Questo aiuterà la tua azienda a prendere decisioni efficaci.

Ma ecco il problema…

Secondo McKinsey, solo il 29% delle aziende considera l’Integrated Business Planning una strategia a lungo termine.

Inoltre, solo il 20% delle aziende dispone di dati, approfondimenti e potenziali scenari decisionali che vengono condivisi durante le riunioni del consiglio di amministrazione.

Inoltre, un numero incredibilmente basso di aziende ha condiviso metriche definite per definire e promuovere le responsabilità interfunzionali.

E questo è un problema.

Statisticamente, il 91% delle aziende non è abbastanza avanzato nel suo approccio all’Integrated Business Planning per fare una differenza fondamentale nella strategia di successo della propria supply chain.

Al di là di un processo fallito d’Integrated Business Planning

Ci sono tre principi che possono risparmiarti il da un processo di implementazione dell’ Integrated Business Planning non riuscito.

In primo luogo, deve essere sponsorizzato dal top management. Deve essere sostenuto e supportato e non deve essere visto come una perdita di tempo.

Un IBP efficace richiede la partecipazione attiva del management, fino al leader dell’azienda, Presidente, CEO, COO, Direttore Generale e Amministratore Delegato.

In secondo luogo, devono esserci collaborazione e responsabilità interfunzionali. Questo aspetto è assolutamente cruciale.
Coinvolge, come minimo, le vendite, il marketing, le operations, la supply chain, lo sviluppo del prodotto, la finanza e la gestione.

In terzo luogo, deve essere gestito al giusto livello di granularità. Ogni singolo dipendente coinvolto nel processo deve essere la persona giusta per il lavoro e conoscere a fondo il proprio ruolo in relazione al successo del progetto.

Come si può vedere nel grafico sottostante, man mano che si passa dai piani strategici generali al punto finale operativo dei piani di approvvigionamento e acquisto, il livello di dettaglio aumenta.

1) Piani strategici triennali

Comprensione delle proiezioni di vendita, espansione del marchio, attivazioni di nuovi brand, chiusure, investimenti.

In questo primo livello si definisce la strategia. Quale nuova linea di prodotti è in arrivo? Quale nuovo mercato potrebbe valere la pena di esplorare? Cosa succede se apriamo un nuovo negozio?

Queste domande sono strategiche e possono essere affrontate in questa fase.

2) AOP

Piano operativo annuale con obiettivi di vendita mensili per BU e categoria.

È qui che viene guidata la strategia.

3) Piano delle vendite e demand planning

Allineamento tra il piano di vendita pubblicato e la domanda prevista. Allineare le variazioni accettate e convalidarle con il top management.

4) Piano di approvvigionamento/acquisto

Generazione dei PO previsti in base alla domanda convalidata e agli obiettivi di OSA/Inventario/Cashflow concordati. Allineamento con OTB e revisioni se PO>OTB per un determinato periodo.

Questo ci dà una comprensione definita dell’intero allineamento dell’Integrated Business Planning.

La trasformazione dell’Integrated Business Planning (IBP)

L’Integrated Business Planning è un viaggio di trasformazione.

È molto probabile che all’inizio non si riesca a fare tutto bene. Ma man mano che si migliora e si procede con le varie fasi, si riuscirà a raggiungere l’obiettivo.

Fase A

Molte aziende partono da una fase di bassa maturità. C’è una disconnessione tra i processi. Ci sono divergenze tra i team e ci si concentra sul passato e su come si lavorava un tempo.

Man mano che l’Integrated Business Planning diventa una priorità, la trasformazione continua.

Si pongono le basi e si evolvono l’organizzazione, gli strumenti e i processi. Ma c’è la tendenza a lavorare ancora a compartimenti stagni. Ci possono essere KPI e responsabilità condivise, ma i team lavorano ancora per se stessi.

Un IBP capace è la fase successiva a questo.

C’è un’integrazione con il piano annuale e gli scenari futuri, e vengono eseguite simulazioni per implementare un processo più concreto e coerente con le aspettative.

Il top management diventa parte del piano e organizza sessioni di pianificazione dettagliate con revisioni costanti.

Fase B

Questo è l’obiettivo della maggior parte delle aziende nel maturare il loro Integrated Business Planning.

Dovrebbero concentrarsi sull’esperienza del cliente. L’attenzione è rivolta alla catena del valore ed è guidata strategicamente con la delega e la responsabilizzazione del team.

Solo da qui è possibile passare a un Integrated Business Planning a basso contatto.

Cos’è un IBP a basso contatto?

Significa che molte delle decisioni che prenderai come azienda sono “a basso impatto”. Non richiedono grandi input o sessioni di riflessione strategica da parte di più parti interessate.

Anzi, sono quasi automatizzati.

Al punto da poter passare comodamente alla fase finale della trasformazione.

IBP cognitivo.

Ciò comporta l’apprendimento automatico e l’intelligenza artificiale per prevedere rischi, opportunità e problemi futuri, per guidare l’attività in modo più automatizzato.

Il risultato di un IBP (Integrated Business Planning) di successo

La stragrande maggioranza delle aziende oggi guarda all’Integrated Business Planning e si concentra sulla tecnologia per creare il successo. Ma dimentica i processi e le persone: due pezzi assolutamente cruciali del puzzle IBP.

1. Non si tratta di fare le cose bene, ma di fare le cose giuste.
2. L’IBP non deve essere di proprietà della Supply Chain.

Dovrebbe essere una trasformazione a livello aziendale. Deve riguardare tutte le funzioni e i team aziendali. Deve coinvolgere un alto livello di granularità nel processo decisionale.

Senza questi elementi, è improbabile che riusciate a trasformare l’azienda.

Lo scenario immaginario riportato all’inizio di questo articolo, ovvero il risveglio alle 4 del mattino, è in realtà una storia vera. Ed è successo a una cliente di Slimstock. L’abbiamo portato da notti insonni per la perdita del lavoro a notti insonni per l’eccitazione dovuta al successo ottenuto nell’implementazione dell’Integrated Business Planning.

Per questo motivo, è meglio essere il più preparati possibile a fronteggiare le continue interruzioni della Supply Chain. È meglio implementare l’Integrated Business Planning nella tua azienda e affrontare il progetto di trasformazione con i migliori strumenti a disposizione.

Ma solo in parte si tratta di software.

Ora, potrebbe essere insolito per un’azienda di software dire che solo una parte del puzzle del tuo successo è la tecnologia. Ma è proprio così.

Certo, è utile avere il meglio a portata di mano. Ma solo se aiuta le persone migliori a implementare processi eccellenti per una direzione di alto livello e per il successo finale della trasformazione IBP.