D’ici la fin de l’année, 90 % des produits stériles et non stériles seront gérés par le système de recomplètement automatique. “Grâce à ce gain de temps, nous serons en mesure d’accorder plus de temps au reste, comme par exemple le contrôle des articles à durée de vie courte, la gestion des articles en fin de vie et même la vérification du bon entretien des espaces de stockage”, déclare Pieter Swinnen. L’hôpital dispose d’environ 35 000 espaces de stockage. “Un emplacement de stockage peut varier en taille jusqu’à se limiter simplement à une petite boîte. Il faut donc déterminer un palier de commande minimal et maximal pour chaque article. Le fait que les articles n’évoluent pas de la même manière selon leur emplacement rend ce processus très compliqué.”

“Par exemple, un article peut connaître une rotation très rapide dans un certain service de l’hôpital tandis que le même article aura une vitesse de rotation bien inférieure dans un autre. De plus, le taux de consommation d’un article n’est pas constant et peut grandement fluctuer. Par exemple, le taux de consommation d’un article peut varier en fonction de la saisonnalité mais aussi selon les préférences personnelles des médecins. En outre, les cycles de vies des produits peuvent aussi être influencés par le nombre de nouveaux articles introduits, résultant des accords de contrats négociés par l’UZ Gent avec ses fournisseurs.”

En améliorant la visibilité sur les stocks et en aidant les équipes à gagner du temps, Slim4 a déjà prouvé son efficacité à l’UZ Gent. “Nous pouvons facilement avoir une vue d’ensemble de tous les articles sur une base mensuelle. Désormais, nous pouvons aussi voir d’un simple coup d’oeil quels produits diffèrent de leur profil. Avant Slim4, ces analyses prenaient des heures. En raison de la transparence créée par Slim4, nous pouvons être bien plus réactifs et prendre les mesures permettant d’éviter les ruptures de stocks.”

Le projet a pris un peu de temps. En effet, trouver l’équilibre fonctionnel entre gestion des stocks et gestion de l’entrepôt demandait une certaine réflexion. “Nous avons d’abord organisé plusieurs rendez-vous avec Slimstock afin de déterminer quel concept serait pour nous la meilleure option. Nous devions comprendre comment utiliser Slim4 pour coller à notre organisation et comment définir un lieu de stockage. Une fois que nous sommes parvenus à configurer tous ces paramètres dans Slim4, la mise en oeuvre du logiciel en lui-même a été somme toute assez rapide.”

“Le but de ce projet était d’affiner notre gamme et d’améliorer notre disponibilité produit. La réduction des stocks n’est pas le but en soi. Il est plus important de gagner du temps, de travailler sur notre assortiment et d’améliorer nos taux de service. Dans tous les cas, la réduction du volume de nos stocks serait difficile dans la mesure où un autre article prendrait tout de suite la place. Grâce à Slim4, nous avons une vue clarifiée des taux de consommation des différentes catégories de produits et nous pouvons ainsi déterminer facilement quels sont les articles à garder en stock. De plus, lorsqu’un article est en cours de suppression, nous pouvons utiliser sa demande historique comme point de départ pour le nouvel article lui succédant”, explique Peter Swinnen.

En utilisant Slim4, Peter Swinnen et son équipe sont maintenant mieux armés pour répondre aux demandes de leurs clients internes. “Auparavant, le service de soins intensifs recevait une liste émanant de Microsoft Dynamics Axapta montrant le comportement de leurs vingt principaux produits, ce qui permettait de piloter les taux de consommation de chaque article. Cependant, l’extraction des informations depuis l’ERP s’avérait assez compliqué et l’ajustement, le regroupement et le tri des données demandaient un travail important. A l’inverse, avec Slim4, tout est rapidement accessible. En utilisant simplement Excel, les services reçoivent les données de Slim4, permettant à chaque équipe d’établir une liste des articles les plus importants, que ce soit en volume et en valeur. Être capable de travailler de cette manière avec Slim4 a dépassé toutes nos attentes”, conclut Peter Swidden.