Gestión de inventarios: qué es, cómo funciona y por qué es importante

Un punto determinante en la estrategia de toda organización que maneja surtidos es la Gestión de Inventario. Las tareas relacionadas a este proceso tienen que ver con los métodos de registros, puntos de venta y los modelos que se pueden implementar en la cadena de suministro.

En este artículo descubrirás todo lo que debes saber sobre este concepto y por qué es importante para tu compañía tenerla bajo control.

Definición: ¿Qué es la gestión de inventario?

La Gestión de Inventario es la acción de mantener en línea los activos no capitalizados, o inventario, y artículos de stock. Es por esto que es un componente de la gestión de la cadena de suministro y supervisa el flujo de mercancías desde los fabricantes hasta los almacenes y desde estas instalaciones hasta el punto de venta. Una función clave de la Gestión de stock es mantener un registro detallado de cada producto.

Hay múltiples técnicas de gestión de inventario, y el uso correcto permite mantener los productos en la cantidad adecuada en el lugar y momento preciso. Por este motivo, el concepto se relaciona con la planificación y control de inventario, dando respuesta a cuándo hacer los pedidos y a cuánto ordenar, para no caer en gastos de sobre-stock ni venta perdida.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

El equilibrio entre la cantidad de inventario que entra y sale se mantiene bajo control con una gestión de stock eficaz. Las empresas pueden ahorrar miles de euros en las operaciones comerciales mientras mejor se controle el inventario.

Una empresa que no controla su stock fácilmente puede alcanzar un exceso de existencias y esto se traduce en mantener dinero inmovilizado en el inventario, y por lo tanto, limitar el flujo de caja y potencialmente un déficit de presupuesto.

El inventario con exceso de stock, que también se llama stock inmovilizado, a menudo se quedará almacenado, no se podrá vender y consumirá el margen de beneficio de una empresa.

Por el contrario, si una empresa no tiene suficiente inventario, puede afectar negativamente el servicio al cliente. La falta de inventario significa que una empresa puede perder ventas.

Técnicas de gestión de inventario

Para mantener la cantidad adecuada de productos y satisfacer la demanda de los clientes para operar de manera rentable, se utilizan diferentes metodologías de gestión de inventario.

Sin embargo, para las empresas que lidian con miles de SKU, esta no es una tarea sencilla, por lo que en muchos casos, estas metodologías se utilizan en conjunto y no son excluyentes. La eficiencia de ellas dependerá de la manera en que se implementen en la compañía. Por ejemplo, ¿está tu empresa preparada para mitigar el efecto látigo o bullwhip effect en la cadena de suministro?

Aquí enlistamos algunas de las metodologías más comunes que ocupan las empresas:

Revisión de existencias

Es la metodología de gestión de stock más simple y, en general, más atractiva para las empresas más pequeñas. La revisión de existencias implica un análisis regular de las existencias disponibles frente a las necesidades futuras proyectadas.

Es así que utiliza principalmente el esfuerzo manual, aunque puede haber una revisión de existencias automatizada para definir niveles mínimos de existencias que luego permiten inspecciones de inventario regulares y reordenar suministros para cumplir con los niveles mínimos. La revisión de existencias puede proporcionar una medida de control sobre el proceso de gestión de stock, pero puede ser laboriosa y propensa a errores.

Metodología de análisis ABC

La metodología de análisis ABC clasifica el inventario en tres categorías que representan los valores de inventario y la importancia del costo de los bienes. Esta metodología presenta que la categoría “A” representa bienes de alto valor y poca cantidad, la categoría “B” representa bienes de valor moderado y cantidades moderadas, y la categoría “C” representa bienes de bajo valor y gran cantidad.

Cada categoría puede gestionarse por separado mediante un sistema de gestión de inventario. Es importante saber qué artículos son los más vendidos para tener suficientes existencias de reserva a mano.

Por ejemplo, los artículos de categoría “A” más costosos pueden tardar más en venderse, pero es posible que no sea necesario conservarlos en grandes cantidades. Una de las ventajas del análisis ABC es que proporciona un mejor control sobre los bienes de alto valor, pero una desventaja es que puede requerir una cantidad considerable de recursos para analizar continuamente los niveles de inventario de todas las categorías.

Metodología de cantidad económica de pedido (EOQ)

La Cantidad Económica de Pedido (EOQ) utiliza una fórmula que determina el tiempo óptimo para reordenar el inventario en un sistema de gestión de almacén. El objetivo aquí es identificar la mayor cantidad de productos para pedir en un momento dado. Esto, a su vez, libera dinero que, de otro modo, estaría inmovilizado en exceso de inventario y minimiza los costos.

Metodología de cantidad mínima de pedido (MOQ)

Para ejecutar esta metodología, se determina la cantidad más pequeña de producto que un proveedor está dispuesto a vender. Por ejemplo, si una empresa no puede comprar el mínimo, el proveedor no se lo venderá. Este método beneficia a los proveedores, permitiéndoles deshacerse rápidamente del inventario mientras eliminan a los compradores de ganga.

Metodología de stock de seguridad

Es en donde una empresa reserva inventario en caso de una emergencia. El enfoque de existencias de seguridad también proporciona una señal de que es hora de reordenar antes de sumergirse en las existencias de seguridad. Es por esto que se recomienda incluir existencias de seguridad en su estrategia de gestión de almacenes en caso de que se interrumpa su cadena de suministro.

Diferencias entre la gestión del inventario y el control de inventario

Tanto la gestión de inventario como el control de inventario, son esenciales para ejecutar con éxito las ventas directas y la operación del canal. Por este motivo, la gestión de stock es la estrategia general para garantizar un inventario adecuado, y el control de inventario abarca los procesos y herramientas utilizados para rastrear el inventario existente. Las empresas pueden optar por utilizar un sistema de control de inventario por sí solo, pero se beneficiarán de utilizar ambos juntos.

Aquí están las diferencias esenciales:

La gestión de stock

La gestión de Inventario es una estrategia que garantiza que las empresas siempre tengan la cantidad adecuada de inventario en el momento y lugar adecuados. Aquí algunos ejemplos de las herramientas de gestión de stock permiten a las empresas:

• Calcular el stock de seguridad;
• Calcular puntos de reorden;
• Realizar la planificación y previsión de la demanda;
• Identificar artículos obsoletos;
• Optimizar el diseño del almacén;
• Identificar el porcentaje de la tasa de llenado;
• y muchos otros.

Control de inventario

El control de inventario se ocupa del inventario que ya se encuentra en posesión de una empresa. Este funciona en la capa transaccional de un sistema ERP y permite a las empresas:

• Recibir inventario;
• Procesar transferencias;
• Procesar recibos;
• Empacar y enviar existencias;
• Procesar facturas de clientes; y
• Procesar órdenes de compra de proveedores.

Sistemas de gestión de inventarios

Un sistema de Gestión de Inventario puede ayudar a las empresas a encontrar el equilibrio entre falta y exceso de existencias para una eficiencia y rentabilidad óptimas.

El software de gestión de Inventario puede profundizar en varios niveles e integrarse con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y contabilidad. Los sistemas realizan un seguimiento del surtido en el inventario, en varias ubicaciones de almacén y calculan los costos, a menudo en varias monedas, por lo que los sistemas de contabilidad siempre tienen una evaluación precisa del valor de los bienes.

Algunos sistemas de software de gestión de Inventario están diseñados para grandes empresas y pueden personalizarse en gran medida para los requisitos particulares de una organización. Son capaces de manejar miles de datos en un par de segundos, ahorrando tiempo y dinero a las compañías.

Finalmente, este tipo de software facilita el trabajo manual de gestión de inventario, minimizando los errores humanos y manteniendo el control de los diferentes procesos.

Matriz Covey en la gestión de inventario

Los cuatro cuadrantes de Stephen Covey es una matriz compuesta por cuatro secciones. Cada una de ellas representa una determinada categoría de prioridad en las tareas. Al mimos tiempo, cada cuadrante incluye un conjunto de actividades que deben gestionarse de manera diferente.

La matriz combina dos variables ligadas a las tareas que se realizan y a su priorización: grado de urgencia y grado de importancia. Al cruzar estas dos dimensiones se crean cuatro cuadrantes distintos:

• Cuadrante I, urgente e importante: en este cuadrante se concentran crisis o problemas relacionados con tu propósito laboral y que se deben resolver de forma inmediata. Son tareas con alto nivel de urgencia e importantes para el trabajo.
• Cuadrante II, menos urgente e importante: estas son tareas que siguen el propósito laboral. No tienen un alto grado de urgencia, pero son esenciales. Acá entra todo aquello que permite atajar los problemas para que no lleguen al cuadrante 1.
• Cuadrante III, menos importante y urgente: en este caso se concentran actividades repentinas que se prolongan y no tienen relación con tu área laboral. Suelen ser tareas que no van con tu propósito laboral y que no son urgentes para ti, pero sí para otras personas.
• Cuadrante IV, menos urgente y menos importante: presenta todas aquellas tareas que no son ni urgentes ni importantes. Mucha veces este cuadrante es un escape, son aquellas tareas que no nos aportan en un nivel secundario.

Aplicación de la Matriz Covey en la gestión de invenarios

Ahora que entendemos el concepto de esta matriz, podemos aplicarla a nuestra Cadena de Suministro. Este es un consejo ideal para momentos críticos y incertidumbre, donde el foco debe ser en clasificar tus tareas según importancia. A continuación veamos como trabajar en gestión de stock aplicando esta matriz:

La idea de esta matriz es proponer una técnica para identificar cuáles son las tareas fundamentales en las que deberías invertir tu tiempo y cuáles son aquellas que carecen de valor y afectan tu productividad. Conocer este tipo de métodos es fundamental para mejorar tu desempeño en momentos de crisis, y saber exactamente donde, cuando y como atacar aquellos problemas urgentes.

Cuadro de madurez en la gestión de inventario: los 7 ejes principales

El Cuadro de Madurez es una herramienta orientada a analizar el nivel de desarrollo en el que se encuentra una empresa en relación a la gestión de su Cadena de Suministro. Este se divide en 3 niveles que van de la estrategia hacia la ejecución:

a) Nivel Estratégico. Dentro del nivel estratégico con encontramos con 2 ejes enfocados a elaborar políticas y estrategias con objetivos a mediano y largo plazo.

1. Estrategia corporativa
2. Gestión de surtido.

b) Nivel Táctico. En el nivel táctico se coordinan, organizan y se toman decisiones sobre actividades específicas del área en cuestión. Aquí nos encontramos con:

1. Gestión de inventario
2. Gestión de proveedores

c) Nivel Operativo. Este nivel consiste en realizar las tareas rutinarias programadas en el nivel anterior. A este pertenecen los ejes:

1. Gestión de operaciones
2. Gestión de datos
3. Indicadores de rendimiento

En total, el Cuadro de Madurez cuenta con 7 ejes fundamentales, los cuales apuntan a actividades que se deben realizar en una empresa para gestionar de manera correcta una Cadena de Suministro.

Para un mayor entendimiento, a continuación describiremos cual sería el estado en que se encontraría la empresa según cada ponderación.

1. Inocencia: Al interior de la compañía no se ha prestado atención al tema relacionado
2. Conciencia: Existe conocimiento de la importancia del tema, pero se le presta poca atención.
3. Comprensión: Se sabe que el tema es importante y se invierte tiempo en el mismo, pero no de una forma estructurada.
4. Competencia: Es sabido que el tema es importante y se le presta una atención estructural, pero el proceso no conlleva necesariamente a la adopción de mejorías.
5. Excelencia: Al interior de la compañía se sabe que el tema es importante y se le presta una atención estructural, como un componente explícito de un programa de mejora continua.

Tips de buenas prácticas en gestión del stock

• Tener todos tus datos en un solo lugar. La recomendación tradicional ha sido siempre mantener toda información en un único lugar que, por idoneidad, era el propio ERP. Sin embargo, la realidad es que según las dimensiones de la organización cabe la posibilidad de integrar diferentes sistemas que permitan obtener un dato “limpio”. Poder evaluar esto en una fase previa es muy valioso para el éxito del sistema de gestión.
• Resultados de principio a fin. Tal vez no sea una necesidad imperante, pero contar con esta posibilidad ofrece confianza y garantía al cliente. Cuando una solución de gestión permite tomar el dato, convertirlo, utilizarlo y generar un resultado para luego ser medido, es porque realmente cubre un proceso de negocio y genera valor.
• Amplias posibilidades de reportes. El reporte informático en diferentes formatos (csv, pdf, xls, etc.) se mantiene como una de las funcionalidades más valoradas por las organizaciones, ya que no solo permite compartir información a nivel horizontal dentro del departamento, sino que facilita la comprensión vertical por parte de la organización, emitiendo reportes personalizados de forma automática o a demanda del usuario.
• Cuadro de control. Tener un control sobre lo que conocemos y, sobre todo, conocer los datos en el momento justo y en el nivel de detalle que realmente importa es imprescindible. Una buena herramienta de gestión del inventario debe permitirnos entender el impacto de lo que está generando desviaciones en nuestros resultados sin hacernos perder el tiempo y esfuerzo en otros campos.
• Evaluación gráfica y de datos. Visualizar la información de manera gráfica siempre será la mejor forma de expresar tanto una situación como una solución. Es por esto que integrar los gráficos con el dato en bruto propicia una gran ventaja para identificar situaciones y proponer soluciones.
• Diferentes escalas de producto. Los resultados y los análisis deben hacerse a diferentes escalas de producto y de negocio. Es decir, que el hecho de que el análisis te permita acceder a una categoría en particular dentro de una región específica de la estructura comercial demuestra que hay habilidad para tomar decisiones y acertar en las acciones.
• Proceso estándar. Emplear procedimientos uniformes ahorra tiempo y dinero, además de facilitar el entrenamiento en nuevos recursos que posibiliten el movimiento de las personas dentro de la organización. Existen muchas reglas comunes de inventario que, bien utilizadas, maximizan la eficiencia de la actividad.
• Escenarios: Qué hacer si…? Adelantarse a los impactos que puedan tener el cambio en una política de gestión del inventario es de gran ayuda para tomar decisiones. En la actualidad, las organizaciones no se pueden permitir disponer de días para actualizar un ERP y ver los resultados al día siguiente. El escenario actual exige rapidez y flexibilidad.

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Con un robusto sistema de Gestión de Inventario como Slim4 de Slimstock, puedes aumentar la rentabilidad del inventario y también ayudar a tu negocio a gestionar la capacidad de reducir costos y de esa manera aumentar las ganancias, la digitalización es la respuesta a muchos puntos débiles de la administración de inventario.

Al respaldar los procesos y la estrategia actuales de la cadena de suministro, una buena solución de Gestión de Inventario aumentará invariablemente la eficiencia y facilitará la vida de todos los involucrados en la empresa.

La solución adecuada hará que sea fácilmente posible lograr el equilibrio adecuado entre el capital de trabajo, los costos operativos y el nivel de servicio óptimo para los clientes, lo que finalmente dará como resultado un negocio más rentable.

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