Supply planning o planificación de la cadena de suministro: 5 estrategias para crear una operativa más fiable

La planificación de la cadena de suministro es un deporte de equipo y tú eres el capitán.

Estás en el centro de la acción. Y eres tú quien decide.

Sin embargo, una cadena de suministro es tan fuerte como su eslabón más débil. Del mismo modo que un equipo deportivo es tan bueno como su jugador más débil.

En la mayoría de las cosas es cierto que el todo es mayor que la suma de las partes. Pero cada parte tiene que valerse por sí misma.

Y en tu cadena de suministro, eso puede ser decisivo.

Sin duda, el eslabón más débil de tu cadena de suministro es digno de atención. Pero no olvides que ni siquiera tu proveedor más fiable es inmune a las interrupciones.

Una encuesta a personas con responsabilidades en la supply chain de sus empresas puso de relieve que el 56% de ellos sufrió una interrupción de la cadena de suministro en los últimos 12 meses .

Los encuestados afirmaron que las principales consecuencias de las interrupciones fueron financieras (62%), logísticas (54%) y de reputación (54%). Sin duda, tres áreas con un alto impacto en cualquier negocio.

Y dado que las empresas se enfrentan actualmente a un aumento interanual del 14% en el número de incidentes que perturban la cadena de suministro, es probable que cada vez seamos más los afectados por la volatilidad.

Si echamos la vista atrás a los últimos meses, las condiciones de la cadena de suministro difícilmente podrían calificarse de “favorables”.

El efecto dominó de las medidas COVID todavía está provocando continuos cierres de fábricas en todo Extremo Oriente. Los conflictos internacionales provocan una escasez de materiales y un aumento de los costes. Y las huelgas en todo el mundo occidental están provocando el caos en los puertos internacionales.

En última instancia, como un entrenador de La Liga que se enfrenta a la duodécima derrota consecutiva, el final está escrito. Sólo que esta salida no vendrá con un apretón de manos dorado de 2 millones de euros, sino con más trastornos, mayor volatilidad e incertidumbre en todos los rincones de tu negocio.

¡Un chivo expiatorio! ¡Un chivo expiatorio! ¡Mi negocio por un chivo expiatorio!

Es fácil culpar a tus proveedores de haberte defraudado. Y oye, puede que tengas parte de razón.

Pero echar la culpa a los proveedores no va a resolver ningún problema.

¿Hiciste lo suficiente por tu parte para proteger el suministro?

Probablemente no. Puede que no sea lo que quieres oír. Pero dirigir una empresa no consiste en escuchar respuestas fáciles. Se trata de sentirse cómodo con verdades incómodas.

Sólo el 6% de las empresas cree tener una visibilidad total de su cadena de suministro. Otra cosa es si la tienen o no. Pero solo el 6% lo cree.
Más del 46% de las empresas confían en las hojas de cálculo para controlar su cadena de suministro.

Esto significa que, incluso con los proveedores más fiables del mundo, muchas empresas carecen de la visibilidad y el control necesarios para mantener un flujo fiable de existencias a lo largo de su cadena de suministro.

Entonces, ¿Se equivocaron tus proveedores? Posiblemente.

Pero solo pueden apoyar tu cadena de suministro con la misma eficacia con la que tú la has planificado. Si tomas decisiones a ciegas, es un problema. Y si luego tomas esas decisiones en un engorroso sistema basado en hojas de cálculo, no es una forma eficaz de mantenerlo todo bajo control.

Si realizas tu pedido demasiado tarde, aunque el proveedor realice la entrega a tiempo, es probable que te quedes sin stock.

Si no consigues llenar un contenedor con el stock correcto, los costes de enviar el producto equivocado o, peor aún, de no enviar nada más que aire, corren de tu cuenta.

Y he aquí la pregunta que te ha traído hoy hasta este artículo…

¿Cómo puedes mejorar la supply chain planning y conseguir un funcionamiento más sólido y fiable?

En primer lugar, veamos cómo es una buena supply planning o planificación de suministros.

La planificación de la oferta es el proceso de coordinar y alinear las actividades implicadas en la producción y distribución de bienes y servicios para satisfacer la demanda de los clientes.

Es asegurarse de que se dispone de los medios para ofrecer lo que el cliente quiere, como y cuando lo quiere.

Implica prever la demanda, gestionar los niveles de existencias, abastecerse de materias primas, programar la producción y coordinar la distribución.

Todo para asegurarte de que las existencias que necesitas están en el lugar y el momento adecuados.

Proceso de planificación de la cadena de suministro: ¿Qué pasos hay que dar?

El proceso de planificación de suministros suele constar de los siguientes pasos:

Previsión de la demanda

Nos referimos al análisis predictivo necesario para anticipar la demanda de un determinado producto. Este paso orienta en última instancia todas nuestras decisiones de tu planificación de la cadena de suministro.

Revisión de inventario

No tiene mucho sentido invertir en más inventario sin saber lo que ya tenemos en el almacén. Este paso requiere un análisis de los niveles de inventario actuales y la identificación de las necesidades de inventario en función de la previsión de la demanda.

Aprovisionamiento y compras

Sabemos de qué existencias disponemos y dónde podemos quedarnos cortos. Ahora es el momento de llenar ese vacío. Para ello, tenemos que determinar los mejores proveedores y estrategias de aprovisionamiento para conseguir las materias primas y componentes que necesitamos para satisfacer la demanda.

Planificación de la distribución

Un inventario mal distribuido es casi tan inútil como no tener inventario. Por lo tanto, tenemos que desarrollar un plan para distribuir este inventario en toda nuestra red de operaciones.

Control del rendimiento

Siempre hay margen de mejora. Por lo tanto, tenemos que supervisar continuamente el rendimiento de la cadena de suministro, incluido el seguimiento de los niveles de inventario, los programas de producción y los plazos de entrega para asegurarnos de que el plan de suministro va por buen camino.

Sin embargo, gran parte de este paso consiste en comprobar si los proveedores han cumplido lo prometido. Y tomar medidas para rectificar cualquier desajuste en el rendimiento.

¿Por qué es importante el supply chain planning?

El objetivo de la planificación de suministros –supply planning en inglés- es garantizar que se fabriquen los productos adecuados, en las cantidades correctas, en el momento oportuno y que se entreguen a tiempo y de forma rentable.

Sin embargo, una planificación eficaz de los suministros ayuda a las empresas a minimizar el exceso de existencias y los costes de producción, reducir las roturas de stock y las pérdidas de ventas. Además de mejorar la satisfacción del cliente.

En última instancia, una buena planificación de los suministros o supply planning debería ayudarte a responder con absoluta confianza a unas cuantas preguntas sencillas.

¿Cuáles son mis requisitos de inventario?

¿Qué necesito? ¿Y cuándo lo necesito?

¿De dónde debo abastecerme?

¿Con qué proveedores puedo contar? ¿Qué proveedores debo evitar?

¿Cuánto puedo minimizar los costes?

¿Cómo puedo satisfacer mis necesidades de inventario al menor coste posible con un riesgo mínimo de retrasos, escasez, problemas de calidad, etc.?

¿Qué debo hacer en caso de interrupción?

¿Qué ocurre si se interrumpe el suministro? ¿Qué debo hacer si la demanda real es completamente distinta de lo que esperaba? Si necesito más o menos existencias de las previstas, ¿Con qué rapidez puedo responder?

¿Cómo controlar el rendimiento para sentar las bases de una mejora continua?

¿Cómo sé qué es “bueno”? ¿Qué indicadores clave de rendimiento debería medir? ¿Cómo puedo utilizar esta información sobre el rendimiento para trabajar con los proveedores y construir una cadena de suministro más sólida?

Vamos a responder a estas preguntas.

1. ¿Cuáles son mis requisitos de inventario?

Antes de calcular cuánto inventario necesitas y cuándo lo necesitas, debes tener claros algunos puntos:

¿Qué existencias tienes actualmente?

Lo hemos dicho antes y lo repetiremos: no tiene sentido invertir en existencias que no necesitas. Por tanto, antes de hacer un nuevo pedido a tu proveedor, debes hacer balance de las existencias que tienes a mano.

¿Cuántas existencias tienes en toda tu red? ¿Qué existencias llegarán pronto? ¿Qué inventario está siendo transportado? ¿Qué inventario se ha pedido y aún no ha salido del proveedor?

¿Cuál es la demanda prevista?

Para ello, necesitas previsiones sólidas que tengan en cuenta:

• Estacionalidad
•  Ciclos de vida de los productos
•  Volatilidad de la demanda de los clientes
•  Promociones y eventos
•  Pedidos de clientes confirmados.

La lista podría continuar… Y hablamos más sobre este tema en nuestra guía sobre planificación de la demanda logística.

Sin embargo, es importante señalar que estos pronósticos deben ser fruto del consenso.

Pero, ¿Qué significa “consenso”?

Esto significa que las previsiones se han elaborado a partir de sólidos análisis estadísticos, enriquecidos con información de mercado y validados por el conjunto de la empresa.

Si todos estos pasos se han llevado a cabo, tendrás una idea clara de qué inventario tienes a mano, junto con la demanda prevista.

Deberías ser capaz de determinar exactamente cuánto inventario necesitas.

Por supuesto, también hay que tener en cuenta el plazo de entrega.

No tiene sentido pedir existencias para 10 años si el plazo de entrega es de sólo un par de semanas.

Pero ya hablaremos más tarde del delicado tema de los plazos de entrega.

2. ¿De dónde debo abastecerme?

Conoces la demanda prevista y sabes exactamente cuántas existencias necesitas para satisfacerla.

Ahora es el momento de ir al mercado.

Sin embargo, seleccionar al proveedor adecuado es un proceso importante. Al fin y al cabo, puede haber varios proveedores capaces de satisfacer tus necesidades.

Pero, como ya hemos dicho muchas veces, no todos los proveedores son iguales. También puede darse el caso de que necesites recurrir a más de uno.

Nunca será una decisión que satisfaga a todos. Hay muchos factores que debes tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor.

Las variables a tener en cuenta dependerán de tu negocio, tu mercado y las expectativas de la empresa.

Pero aquí tienes algunas cosas que deberías tener en cuenta:

Calidad

¿Son los materiales o componentes adecuados para el fin perseguido? Tener productos de calidad inferior tiene efectos muy reales en la percepción que tienen de ti tus clientes.

Precio

¿Es aceptable el precio en relación con la calidad ofrecida? ¿Qué descuentos por volumen, promociones o rebajas hay sobre la mesa?

Plazos de entrega

¿Es aceptable el tiempo que transcurre entre la realización del pedido y la recepción de la entrega? Es fundamental que conozcas estos parámetros para asegurarte de hacer el pedido en el momento adecuado y en la cantidad correcta.

Sin embargo, también hay que saber hasta qué punto es probable que los plazos se incumplan. Si sabes que un proveedor tiene mala reputación por no cumplir los pedidos a tiempo, ¿A quién culparás cuando vuelva a ocurrir?

Condiciones de pago

¿Se adaptan las condiciones y métodos de pago a tus necesidades? Si algo parece demasiado bueno para ser verdad, lo más probable es que estés en lo cierto.

Asistencia posventa

¿Qué ocurre si algo va mal? ¿Es fácil ponerse en contacto con ellos para recibir asistencia después del pedido? Hay pocas cosas más frustrantes en la vida que hacer una llamada y quedarse a la espera. Y esta frustración se amplifica enormemente cuando los clientes están en la puerta y se han incumplido las promesas.

Ética

¿Cumple este proveedor tus normas éticas y las de tus clientes? Presumir de ser una empresa verde o ecológica no significa nada si tienes proveedores sin escrúpulos. Y si la gente se entera puede generarte un gran problema de relaciones públicas.

Otras consideraciones

¿Ofrece el proveedor otras ventajas clave? Por ejemplo, Experiencia, reputación y periodo de garantía?

¿Y la comunicación? ¿O la flexibilidad? Un proveedor con el que sea fácil tratar te hará la vida mucho más fácil que otro con el que choques constantemente.

3. ¿Hasta qué punto puedo reducir los costes?

Incluso después de haber negociado el mejor acuerdo con tu proveedor, hay palancas de las que puedes tirar para minimizar los costes en toda la cadena de suministro.

El objetivo es alcanzar el máximo nivel de servicio posible al menor coste posible.

Y aquí es donde el EOQ puede ayudarnos.

EOQ son las siglas en inglés de Cantidad Económica de Pedido, que es un modelo matemático utilizado en la gestión de inventarios para determinar la cantidad óptima de pedido que minimizará el coste total de pedir y mantener inventario.

El modelo EOQ tiene en cuenta dos factores contradictorios: los costes de pedido, que aumentan con el número de pedidos, y los costes de mantenimiento, que aumentan con la cantidad de existencias en el inventario.

Al encontrar la cantidad que equilibra estos costes, el modelo EOQ ayuda a determinar el tamaño óptimo del pedido que minimiza el coste total de la gestión de existencias.

4. ¿Qué hacer en caso de interrupción?

Todo esto está muy bien. Pero, como hemos señalado en la introducción, las perturbaciones son habituales en la gestión de la cadena de suministro.

Hay muchas razones por las que puede haber un desequilibrio entre la oferta y la demanda.

Fallos en el suministro, que pueden deberse al cierre de una fábrica, al hundimiento de un carguero o al mal rendimiento de un proveedor.

O simplemente la demanda es diferente de la esperada.

¿Qué ocurre cuando la oferta no cubre la demanda?

Imagina que tus proveedores suelen ser muy fiables y ofrecen plazos de entrega de 12 semanas. Así, si haces un pedido en la semana 10, tu entrega llegará en la semana 21.

Para simplificar las cosas, tus clientes minoristas también son constantes, con una demanda media semanal de 1.000 unidades.

Sin embargo, ¿Qué ocurre si uno de tus principales proveedores se ve afectado repentinamente por una huelga de personal o un incendio en la fábrica?

Inmediatamente, baja la producción.

En respuesta a esta reducción de capacidad, tu proveedor no tiene más remedio que ampliar el plazo de entrega a 15 semanas o perderás el pedido por completo. Incluso un plazo de entrega más largo suele ser preferible a no recibir el pedido.

Pero, ¿Hasta cuándo?

Pero dado que es probable que la interrupción dure semanas o incluso meses, tu empresa se enfrenta ahora a importantes problemas de suministro. Te enfrentas a un verdadero dilema.

Para cuando llegue el siguiente pedido, ya se habrán agotado las existencias. Y piensa además en todos los pedidos pendientes.

Naturalmente, en cuanto te enteras de que tu pedido se va a retrasar, lo duplicas la semana siguiente para asegurarte el suministro.

Al fin y al cabo, si tu proveedor tiene problemas de producción, querrás asegurarte de que dispones de la mayor cantidad de existencias posible. Lo último que quieres es que tu competidor te “robe” este suministro limitado.

Pero tu proveedor no puede crear capacidad extra por arte de magia.

En todo caso, tu pedido adicional somete a tu proveedor a una presión aún mayor y el plazo de entrega se alarga aún más. Cuando llegan los pedidos, ya se han perdido varias semanas de ventas por falta de stock. Pero lo más preocupante es que ahora tienes un gran exceso de existencias.

Lo más fácil es dejarse llevar por el pánico; quizá por eso el llamado efecto látigo es un reto tan grande hoy en día.

¿Cuál es la forma correcta de gestionar la interrupción del suministro?

Paso 1: identifica tus productos importantes

Al igual que ocurre con los proveedores, no todos los productos son iguales.

Para algunos productos, cualquier interrupción puede ser una situación de vida o muerte. Ya sea de vida o muerte empresarial o de vida o muerte real.

Para otros, quizá apenas merezca la pena pensar en un retraso del proveedor.

Como veremos en los puntos siguientes, responder a una interrupción del suministro puede resultar caro y llevar mucho tiempo. Por lo tanto, lo primero es dar prioridad a los productos más importantes.

Consejo: Para determinar las prioridades de tu surtido de productos, haz click aquí para leer nuestra guía de planificación del surtido.

Paso 2: Identificar el riesgo

Cada producto se verá afectado de forma diferente por la interrupción. Algunos productos pueden no verse afectados en absoluto.

Por lo tanto, debes centrarte en los productos con mayor riesgo de problemas de disponibilidad.

Por ejemplo, debes dar prioridad a los productos que ya están agotados o que es probable que lo estén antes de que llegue la próxima entrega.

Una vez más, debes dividir tus productos en las siguientes categorías:

Paso 3: Determinar la mejor línea de actuación

Si ya tienes problemas de inventario, lo peor que puedes hacer es malgastar las existencias que tienes a mano.

Esto significa gestionar el escaso inventario con mucho cuidado. Sin embargo, esto es una solución a corto plazo y sin mucho recorrido.

Para mitigar la interrupción del suministro, puedes tomar algunas medidas pragmáticas:

Opción 1: Aguantar la situación hasta que se solucione

En esencia, esto significa que analizas el riesgo y decides que lo mejor es esperar a que la interrupción se resuelva por sí sola. Sin embargo, lo último que se quiere es decepcionar a un cliente.

Si estás sufriendo una escasez extrema de stock, es posible que no haya existencias suficientes para todos. Por eso es importante trabajar con los clientes para gestionar las expectativas.

¿Quizá podrías renegociar los plazos de entrega? ¿Ofrecer un producto alternativo?

En cualquier caso, la comunicación es clave.

Opción 2: Acelerar el pedido

Alrededor del 90% del volumen del comercio internacional de mercancías se transporta por mar. El inconveniente del transporte marítimo es que los plazos de entrega son mucho más largos que los de cualquier otro método de transporte.

Sin embargo, si tu proveedor dispone de existencias, puede reducir el plazo de entrega enviándolas por transporte aéreo.

La parte positiva es que esto podría acortar el plazo de entrega de meses a semanas o incluso días.

Pero te advertimos de que el coste de la expedición de carga aérea es exponencialmente superior al de cualquier otro medio de transporte. En consecuencia, no es algo de lo que quieras depender como principal medio de distribución.

Opción 3: Garantizar un suministro alternativo

Si no puedes garantizarte que tus proveedores existentes van a cumplir, es hora de buscar en otra parte.

Para determinados productos, puede ser fácil encontrar nuevos proveedores. Sin embargo, para otros productos más especializados puede no ser tan sencillo.

Aquí es donde puede que tengas que ser un poco creativo y trabajar con varios proveedores para asegurarte un suministro estable.

Lo importante aquí es que se trate de una decisión meditada.

¿Puede el proveedor alternativo igualar el nivel de calidad que esperan tus clientes? ¿Puede realizar las entregas en un plazo aceptable? ¿Puede cumplir tus requisitos de volumen? ¿Están los costes asociados dentro del presupuesto?

Todas son preguntas cruciales que hay que responder antes de romper la relación con tu actual proveedor.

5. ¿Cómo se puede controlar el rendimiento para sentar las bases de una mejora continua?

Como hemos dicho al principio de este artículo, tu cadena de suministro es tan fuerte como su eslabón más débil. Y eso incluye a los proveedores con los que puedes contar.

Mientras que los buenos proveedores pueden hacer que tu empresa funcione sin preocupaciones, los malos proveedores pueden destruir tu operativa muy rápidamente. A veces con daños irreparables.

Del mismo modo, no puedes limitarte a juzgar a tus proveedores en función de los parámetros actuales. Tus proveedores deben ser fuertes y adecuados ahora, pero también lo bastante robustos para lo que vendrá en el futuro.

Tienen que ser capaces de respaldar tus objetivos y planes de crecimiento. Ya sea innovando o simplemente expandiéndose.

Buscar nuevos proveedores cada vez que quieres crecer dista mucho de ser estratégico. Y aunque el incumplimiento de las entregas es un problema obvio, no todos los problemas son tan fáciles de detectar.

Por eso necesitas unos KPIs sólidos.

¿Cuál es el rendimiento de tus proveedores? ¿Hay margen de mejora? ¿Las líneas de comunicación son claras y abiertas? ¿Estás poniendo de tu parte para ayudarles en el camino?

Unos KPIs sólidos pueden detectar problemas cuando aún son potenciales. Mucho antes de que se materialicen físicamente. Y una vez establecidos, tomar decisiones es mucho más fácil.

Reflexiones finales y conclusiones

Si has llegado hasta aquí, es de esperar que ahora conozcas mejor la mecánica de la supply planning.

Hemos explorado los aspectos básicos. Hemos examinado los procesos específicos de planificación de suministros y también hemos analizado lo que ocurre cuando tu actividad se ve afectada por una interrupción inesperada.

Ahora es el momento de que apliques estos consejos y trucos a tu propia operación.

Si te interesa saber más sobre Supply planning, te invitamos a ver el siguiente video: Supply planning para afrontar la crisis.