La industria alimentaria está en guerra. Frente a una batalla constante para ofrecer altos niveles de disponibilidad y minimizar el desperdicio, ¡la optimización de la vida útil nunca ha sido más difícil o más vital!
Dado que los costos de inventario, manejo y transporte deben mantenerse bajo control, garantizar la frescura del producto es un gran desafío para todas las empresas en la cadena de suministro de alimentos. Sin embargo, cómo contar con los gustos de nuestros clientes; ¿Spar, Sligro y Udea utilizaron tecnología para superar estos obstáculos de inventario?
Optimización de la vida útil en la industria
En este artículo, exploramos cómo algunos de los nombres más importantes de la industria alimentaria han logrado optimizar la vida útil para alcanzar sus objetivos de cadena de suministro.
Pedidos autónomos
Con el apoyo de técnicas estadísticas avanzadas y algoritmos inteligentes, los minoristas han podido reducir drásticamente la cantidad de tiempo que pasan preocupándose por reabastecer las tiendas. Al aprovechar las herramientas que tienen en cuenta una amplia gama de datos, incluida la demanda histórica, los datos de POS (terminal de puntos de venta) y los niveles actuales de existencias, los minoristas pueden calcular los requisitos de stock para cada tienda con mucha mayor precisión. El resultado es la optimización estructural de la vida útil en toda su gama.
Tomemos, por ejemplo, el minorista holandés, Udea: la cadena minorista se encuentra actualmente en el proceso de introducir lo que el director comercial, Jan van den Brink, llama “pedido autónomo”. Todos los días, los datos de transacciones y los niveles de existencias de las 70 tiendas EkoPlaza de la cadena y el centro de distribución se analizan con el apoyo de un software avanzado para calcular automáticamente los pedidos para el día siguiente. Desde que comenzó el proyecto, más de la mitad de las tiendas ahora reciben mercancías de esta manera.
Como parte de este proceso de mejora, los empresarios locales propietarios de las tiendas franquiciadas pierden cierta autonomía. Sin embargo, como explica Van den Brink: “A pesar de esto, no hubo resistencia. El proceso que ahora estamos probando garantiza que el control del espacio en los estantes en el piso de la tienda siga siendo el mismo: los gerentes locales aún pueden determinar qué artículos quieren incluir en su gama. Además, el gerente de la tienda ahora también puede ver cuáles son los requisitos mínimos de existencias para garantizar que los estantes se vean llenos y atractivos”. Como resultado, los gerentes de las tiendas, incluidos los que trabajan por cuenta propia, también pueden disfrutar de los beneficios de los pedidos autónomos.
Aunque muchos de los gerentes pueden haber estado más acostumbrados a usar un escáner para determinar ellos mismos los requisitos de los pedidos, este proceso a menudo estaba sujeto a errores. Van den Brink continúa agregando: “Los errores humanos son inevitables. Sin embargo, con la introducción de este nuevo proceso, hemos visto cómo se reducían los niveles de inventario mientras que la disponibilidad continuaba mejorando. En la mayoría de las tiendas, la introducción de pedidos autónomos ha ayudado a aumentar la disponibilidad del 94 o 95 por ciento al 99 por ciento”.
Reduciendo las existencias
Las 500 tiendas de Spar son operadas por empresarios independientes. Aunque el negocio tiene una serie de problemas urgentes que deben priorizarse, la cadena de supermercados está considerando formas de brindar a su red de empresarios un asesoramiento de pedido más preciso. Edwin Brekelmans, gerente de la cadena de suministro de Spar, explica: “Creemos en el poder de los emprendedores. Después de todo, conocen el mercado local. Sin embargo, para generar más ingresos, lo que estos dueños de negocios necesitan ahora es más apoyo con sus actividades en línea”.
El próximo año, Spar invertirá en un nuevo sistema POS que contendrá un módulo que brindará más capacidades para ayudar a registrar las existencias y los desperdicios. “Confiamos en que si ayudamos a los dueños de negocios a reducir la cantidad de existencias agotadas, a su vez generarán más ingresos”.
Si bien el nuevo sistema POS tendrá la capacidad de informar y asesorar a los gerentes de las tiendas, cualquier acción requerida deberá completarse manualmente. “Aunque aún no hemos llegado a ese punto en términos de poder reponer automáticamente los niveles de inventario de un artículo, este es un deseo futuro para el negocio”, afirma Brekelmans. Una vez implementado, esto ayudará a la empresa a garantizar la optimización de la vida útil en todas las ubicaciones.
Domar el efecto látigo
Sligro también está buscando formas de mejorar sus procesos de gestión de inventario en toda su cadena de suministro. La división de servicio de alimentos de la empresa consta de 47 mayoristas de efectivo y transporte, así como 8 establecimientos mayoristas que entregan al cliente. Además, la división de alimentos de Sligro consta de 127 supermercados EMTÉ que se abastecen a través de dos centros de distribución ubicados en Kapelle y Putten.
“Los gerentes de estas ubicaciones de almacenamiento actualmente administran sus propios inventarios. Sin embargo, esto está lejos de ser óptimo. Dado que la relación cliente-proveedor es entre las tiendas y el centro de distribución, es muy difícil obtener visibilidad de la demanda real de los clientes. Queremos que la demanda de los clientes se traduzca directamente en toda la cadena de suministro”, explica Nico Kuipers, gerente de inventario de Sligro al referirse al efecto látigo.
Como consecuencia de la incertidumbre entre la demanda de las tiendas independientes y el centro de distribución, los administradores de existencias, sin saberlo, acumulan existencias de seguridad adicionales. “Aunque, en general, la disponibilidad es buena, para lograrlo tenemos que tener muchas existencias”, dice Kuipers.
La decisión de almacenamiento correcta
Dado que la cantidad de artículos y el nivel de volatilidad en la división minorista de alimentos es significativamente menor en comparación con las ramas de servicio de alimentos, la presión es mucho menos intensa. A pesar de esto, Sligro todavía está buscando formas de mejorar aún más la forma en que administra su inventario y garantiza la optimización de la vida útil en toda su gama. Kuipers explica: “Una de las preguntas que tenemos que hacernos es si debemos retener artículos de movimiento lento en ambos o solo en uno de nuestros centros de distribución en Kapelle y Putten. Esto último conducirá a menores costos de inventario y, debido a la mayor rotación de existencias, la calidad del producto será mayor. Sin embargo, dado que diariamente los camiones tendrían que viajar de un lado a otro entre los centros de distribución, esto inevitablemente conducirá a mayores costos de manejo y transporte”.
Spar ya ha aplicado este concepto a sus dos centros de distribución en Waalwijk y Alkmaar. Aunque la gran mayoría de su surtido se almacena en ambas ubicaciones, alrededor de 600 a 650 artículos frescos de movimiento lento se almacenan exclusivamente en Waalwijk. Todos los días, dos camiones transportan los artículos frescos requeridos desde Waalwijk a Alkmaar, donde se transfieren a camiones destinados a supermercados ubicados en el norte de los Países Bajos. “Como consecuencia de la corta vida útil del producto, el riesgo de merma es particularmente alto para estos artículos. Al almacenar estos artículos en un solo lugar, requerimos mucho menos stock. Esto, a su vez, da como resultado una reducción de los desechos y productos más frescos en las tiendas”, dice Brekelmans.
Planificación diaria
Las herramientas de software con algoritmos inteligentes son de gran valor para los administradores de inventario. Udea, Sligro y Spar utilizan la solución de optimización de inventario minorista de Slimstock, Slim4, para administrar sus artículos frescos. Slim4 se ha mejorado con nuevas funcionalidades para ayudar a administrar grupos de productos.
“Slim4 es muy adecuado para pronosticar la demanda de cada artículo y traducir esto en un consejo de orden de compra. Antes de esto, nuestros requisitos solo podían calcularse mensual o semanalmente. Aunque esta información podría usarse para calcular una cifra general de demanda promedio por día, esto no sirvió de nada para respaldar la planificación de artículos con una vida útil corta. Dado que una tienda puede vender 10 unidades de un artículo el lunes y luego vender 35 unidades el sábado, para los productos frescos debe determinar exactamente cuánto espera vender cada día. Con Slim4, esto es posible”. Estados Van den Brink.
“Gracias a esta funcionalidad adicional, ahora tenemos un control mucho más estricto de nuestro inventario y, como resultado, podemos ofrecer productos mucho más frescos y reducir al mínimo los desechos”, agrega Brekelmans.
Para Udea, el próximo desafío es comenzar a utilizar Slim4 para ayudar a planificar los productos ultrafrescos. “El patrón de ventas de estos artículos es mucho más volátil que el de otros artículos frescos. La demanda no solo es muy estacional, sino que también fluctúa semanalmente debido a la sensibilidad del cliente al precio. Como consecuencia, la gestión de estos artículos es un desafío especial para nosotros”, explica Van den Brink.
Toma de decisiones informada
Kuipers también destaca la importancia de hacer una distinción entre cada uno de los diversos elementos al embarcarse en los objetivos de optimización de la vida útil. Por ejemplo, dado que no hay alternativa a un pepino, esto significa que se requiere un alto nivel de disponibilidad. Por el contrario, si se agota una cierta variedad de mezcla de ensalada, los consumidores pueden elegir fácilmente una variante similar. “Del mismo modo, si bien el pan integral es una buena alternativa al pan integral, no sustituye al pan sin gluten. No podemos garantizar una disponibilidad del 99,9 por ciento para cada producto, ya que los clientes simplemente no pagarán por él. Como resultado, tenemos que tomar una decisión informada”. explica Kuipers, quien argumenta que muchas de estas decisiones deben tomarse mediante la adopción de un enfoque basado en fórmulas. “Como parte de la fórmula, a veces hay que aceptar costos adicionales de la cadena de suministro.
Más allá de la reducción de inventario
Las historias de Spar, Sligro y Udea destacan que la reducción de inventario no es un fin en sí mismo. Los minoristas siempre deben esforzarse por ofrecer los productos más frescos y el más alto nivel de servicio. Dado que esto debe lograrse a un costo mínimo para el consumidor, el costo es siempre una consideración importante. “A veces hay que aceptar costos de inventario más altos para lograr una cadena de suministro más eficiente. Sin embargo, esto siempre debe ser con la condición de que la calidad del producto no se vea comprometida”, dice Kuipers.
Asimismo, además de mantener bajo control los costos de inventario y desechos, Spar también vigila los costos de transporte y manejo. Esta es una de las razones por las que Brekelmans tiene la intención de utilizar la funcionalidad de cantidad económica de pedido dentro de Slim4. Este módulo calcula la cantidad económica de pedido en base a los costos dados de los artículos y el espacio disponible en el centro de distribución. “Mientras que ahora podemos recibir una capa de palés de un artículo específico, podría ser más eficiente pedir tres capas de palés cada tres semanas. Sin embargo, esto no funciona si hay que desechar la tercera capa después de la segunda semana porque los productos se han estropeado”, explica Brekelmans. Al garantizar la optimización de la vida útil, la empresa puede minimizar el nivel de desperdicio debido a una mala toma de decisiones.
Brekelmans también aboga por una mayor colaboración con proveedores y proveedores de servicios de logística, así como con otros minoristas de alimentos. “Si llenamos los camiones hasta su capacidad, esto mantiene bajos nuestros costos de manejo y el proveedor de logística también se beneficia, ya que esto les permite operar su flota de manera mucho más eficiente. Ya tenemos acuerdos vigentes con varios proveedores de logística para garantizar que las entregas se realicen en la menor cantidad de camiones posible. Como resultado, se puede reducir la cantidad de viajes que deben realizar los proveedores de servicios logísticos”. Brekelmans continúa concluyendo: “A veces olvidamos que el costo de un artículo no solo está determinado por el precio de compra, sino también por los costos logísticos”.
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