8 PUNTOS CLAVE PARA PLANIFICAR EL CIERRE DE PROVEEDORES ANTES DEL VERANO

En consecuencia, ¿cuánto dinero deberías invertir en tu inventario para cubrir esta volatilidad? ¿Cuánto le costará esto a tu empresa? ¿Cuánto tiempo estará tu capital circulante inmovilizado?

PLANIFICAR EL CIERRE DE PROVEEDORES

1. Fallar en la planificación es planificar para fallar

Frente a los cierres de proveedores es importante hacer una buena planificación con antelación. Un error significará que te quedes sin el stock suficiente para cumplir con tu demanda. La solución más obvia podría parecer comprar una cantidad extra de stock para cubrir el tiempo que tus proveedores vayan a estar cerrados. ¿Pero es esta la mejor forma de actuar?

Por ejemplo, si una gran parte de tu inventario está en riesgo de verse afectado por este cierre, tal vez deberías hacer una inversión importante que te permita cubrir varios meses de demanda durante ese periodo de tiempo en que tus proveedores no estén operativos. Esto inmovilizará capital circulante, lo que en consecuencia tendrá un impacto negativo en el flujo de caja.

De la misma manera, ¿puedes estar seguro de que todo ese producto se venderá? Porque si un artículo está llegando al fin de su ciclo de vida o va a ser reemplazado por uno nuevo, un pedido excesivo acabaría teniendo como consecuencia gran cantidad de obsoletos. Así que con el objetivo de planificar tus necesidades de inventario de una forma eficiente, la realidad es que tienes que tener en cuenta una gran cantidad de factores: desde armonizar tus necesidades de compra con los objetivos de la empresa, a ejecutar los pedidos con los proveedores.

Entonces, ¿cómo gestionar adecuadamente el cierre de proveedores logrando al tiempo mitigar los riesgos de problemas y alteraciones en la cadena de suministro?

2. Orientación estratégica. ¿Entiendes los retos de la empresa?

Antes de que puedas empezar a poner en marcha una estrategia para gestionar el cierre de proveedores es importante que comprendas las expectativas de la empresa en un sentido más amplio. Por ejemplo, la Dirección de la compañía puede ver la inversión en stock como un riesgo muy elevado y no apostar por esa solución. O puede que el mayor interés se centre en aumentar las ventas o la satisfacción del cliente, en cuyo caso, la disponibilidad de stock se vería como una prioridad y habría más posibilidades de hacer una inversión que minimice las alteraciones en la cadena de suministro. De cualquier manera, los objetivos generales de la empresa serán los que guíen las decisiones de compra.

3. Anticipación para mejorar la precisión de tus previsiones

Antes de que puedas determinar tus necesidades de inventario es crucial que tengas una buena perspectiva de la demanda futura. Considerando que puedas necesitar una planificación de 2 meses por adelantado, esto significará que tendrás que emplear retrospectivamente los patrones de demanda para crear una previsión acertada a largo plazo.

Aunque deberías tener en consideración alrededor de 2 años de demanda histórica como parte de la previsión, podría ser de gran valor poner atención también en la demanda histórica del verano anterior, de modo que podamos identificar valores atípicos. Comprender por qué los patrones de demanda difieren a lo esperado podrá darnos información valiosa para mejorar las previsiones del próximo verano.

Por ejemplo, si detectas que la demanda de un artículo en particular ha estado en varias ocasiones por encima de la previsión en la primera semana de junio del año pasado, una conclusión muy sencilla sería pensar que uno de tus clientes clave ha juntado todas sus necesidades de stock para el verano en un solo pedido. Obviamente, habría que plantearse hacerle ciertas preguntas para saber si adoptará esa misma política para el verano próximo.

Cuando consideras que es la previsión la que debe sustentar tu estrategia de inventario para el verano siguiente, es vital que ésta sea lo más precisa posible. Por ello, y dado el gran número de factores que debes tener en cuenta (como tendencias o estacionalidad), es importante contar con las herramientas adecuadas para desarrollar la previsión de la demanda.

4. Acorta distancias entre las previsiones y la demanda real 

Una vez que tengas hecha la base de tu previsión es importante que la compartas con el resto de la empresa, de modo que permitas a otros departamentos enriquecerla con el conocimiento específico de su área y anticipar así potenciales problemas.

Por ejemplo, el Departamento de Supply Chain deberá trabajar con Marketing y Ventas para planificar la actividad promocional que pudiera verse afectada por el cierre de los proveedores. Después de todo, equivocarse no teniendo en cuenta un potencial ‘boom’ de la demanda podría significar sencillamente no tener el stock necesario para cubrirlo.

Para conseguir los niveles de stock que se requieren para lanzar una promoción, es recomendable comenzar a planificar al menos 5 meses antes de que deba ponerse en marcha.

5. Explora tus opciones con la planificación de escenarios

Mientras que las previsiones te otorgan visibilidad sobre la demanda que puedes esperar, decidir cuál es la mejor manera de cubrir las necesidades de los clientes es algo que requiere un estudio en profundidad. Después de todo, hay muchas cosas que pueden cambiar en el entorno de la empresa y que podrían influir en la precisión de las previsiones.

Para artículos maduros con patrones de demanda sólidos esto no es un gran problema. Sin embargo, para artículos nuevos o para los que tienen patrones muy volátiles, esta cuestión debe gestionarse con mucho cuidado. Porque si decides invertir en inventario para 3 meses vista que te permita cubrir la demanda mientras los proveedores están cerrados, ¿puedes estar seguro de que lo vas a vender? Y del mismo modo, si decides no comprar stock, ¿desatenderás a tus clientes?

Con el objetivo de tomar decisiones fundadas, tu obligación es explorar todas tus opciones. Utilizar la planificación de escenarios podrá ayudarte a comprender cómo el hecho de hacer un pedido (o no hacerlo) podrá influir en que la empresa consiga sus objetivos. Parte de este proceso podría incluir revisar tus clasificaciones de producto para identificar las áreas clave en las que centrarte.

Por ejemplo, podrías poner más atención en los artículos A que en los C, que probablemente tengan menos valor. Esto podrá ayudarte a decidir cuándo hacer o no hacer un pedido. Tanto si lo que valoras es el potencial retorno de inversión como si es el impacto en el nivel de servicio, la planificación de escenarios te permitirá centrar tus recursos en los artículos más importantes y asegurarte que cualquier inversión en stock que hagas estará en línea con las expectativas y las necesidades de la empresa.

6. Salvaguarda tu empresa con un plan de contingencia

Aunque en un mundo perfecto los proveedores entregarían el 100% de los pedidos a tiempo y siempre completos, la realidad es que esto no es posible. Dada la alteración que se produce en el caso que estamos analizando, durante y después del verano suele haber plazos más largos, cuellos de botella en lo que se refiere a suministros o incluso pedidos perdidos. Por eso es muy importante comunicar bien y con antelación tus necesidades de inventario, para asegurarte de que recibirás todos tus pedidos a tiempo.

Es cierto que las previsiones de compras son una valiosa herramienta para compartir tus necesidades con tus proveedores, pero tal vez necesitarás trabajar codo con codo con ellos para estabilizar cualquier turbulencia que pueda surgir derivada de este periodo de cierre durante el verano. Por ejemplo, es probable que tengas que pedir mayores cantidades que en ocasiones normales con lo que, en consecuencia, tus proveedores podrán necesitar más tiempo para preparar el pedido. Es más, algunas empresas podrán sufrir una situación de caos en sus almacenes si un pedido por valor de tres meses de stock les llega de una sola vez.

Por ello, lo más razonable de cara a una gestión óptima es que trabajes de forma coordinada con tus proveedores para crear una agenda de entregas adecuada. Para mitigar esta volatilidad, algo que puedes hacer es invertir en un stock de seguridad adicional que te permita absorber la demanda hasta que las fábricas de tus proveedores recuperen la normalidad. Otra opción es que compartas con ellos información de tus prioridades de inventario. Esto debería permitirles redirigir sus recursos y así asegurarse de que los productos más importantes llegarán a tiempo.