Forsyningsplanlægning eller supply planning: 5 strategier til at opbygge en mere pålidelig drift

Hvorfor er det vigtigt med en effektiv supply chain?

Målet med leveringsplanlægning er at sikre, at de rigtige produkter produceres i de rigtige mængder på det rigtige tidspunkt og leveres rettidigt og omkostningseffektivt.

Effektiv forsyningsplanlægning hjælper imidlertid virksomheder med at minimere overskydende lagerbeholdning og produktionsomkostninger, reducere lagerudløb og tabte salgstal og forbedre kundetilfredsheden.

I sidste ende bør en god forsyningsplanlægning hjælpe dig med at besvare et par enkle spørgsmål med absolut sikkerhed.

1. Hvad er mine krav til lagerbeholdningen?

   Hvad har jeg brug for? Og hvornår har jeg brug for det?

2. Hvor skal jeg købe fra?

   Hvilke leverandører kan jeg regne med? Hvilke leverandører skal jeg undgå?

3. Hvor meget kan det koste at klemme sig?

   Hvordan kan jeg opfylde mine lagerbehov til de lavest mulige omkostninger med minimal risiko for forsinkelser, mangel, kvalitetsproblemer osv.?

4. Hvad skal jeg gøre i tilfælde af afbrydelser?

   Hvad sker der, hvis forsyningen er afbrudt? Hvad skal jeg gøre, hvis den faktiske efterspørgsel ser helt anderledes ud, end jeg havde forventet? Hvor hurtigt kan jeg reagere, hvis jeg har brug for mere eller mindre lagerbeholdning end forventet?

5. Hvordan kan du overvåge dine resultater for at skabe grundlaget for løbende forbedringer?

   Hvordan ved jeg, hvordan “godt” ser ud? Hvilke KPI’er skal du måle? Hvordan kan jeg bruge denne indsigt i præstationerne til at arbejde sammen med leverandørerne om at opbygge en mere robust forsyningskæde?

Lad os besvare disse spørgsmål for dig nu.

1. Hvad er mine krav til lagerbeholdningen?

Før du kan finde ud af, hvor meget lager du har brug for, og hvornår du har brug for mere, skal du have klarhed over et par punkter:

Hvilket lager har du i øjeblikket på lager?

Vi har sagt det før, og vi siger det igen: Det nytter ikke noget at investere i lagerbeholdning, som du ikke har brug for. Inden du afgiver en ny ordre til din leverandør, skal du derfor gøre status over det lager, du har på lager.

Hvor meget lager har du i hele dit netværk? Hvilken beholdning vil snart ankomme? Hvilken beholdning er på vej ud? Hvilket lager er blevet bestilt og skal endnu ikke forlade leverandøren?

Hvilken efterspørgsel forventer du at se?

Til dette formål har du brug for robuste prognoser, der tager højde for:

• Sæsonbestemt
• Produktets livscyklus
• Ustabilitet i kundernes efterspørgsel
• Kampagner og arrangementer
• Bekræftede kundeordrer

Listen kunne fortsætte… Og vi dækker mere om dette emne her.

Det er dog vigtigt at bemærke, at denne fremtidsvision bør være resultatet af konsensus.

Men hvad betyder “konsensus” i lægmandstermer?

Det betyder, at prognoserne er blevet udarbejdet på baggrund af en solid statistisk analyse, beriget med markedsoplysninger og derefter valideret af den bredere virksomhed.

Hvis alle disse trin er gennemført, har du en klar forståelse af, hvilket lager du har på lager, og hvilken efterspørgsel du forventer at se.

Du bør kunne bestemme præcis, hvor meget lager du har brug for.

Du skal naturligvis også overveje leveringstiden.

Der er ingen grund til at bestille 10 års lagerbeholdning, hvis leveringstiden kun er et par uger.

Men lad os komme ind på det vanskelige område med leveringstider senere.

2. Hvor skal jeg købe fra?

Du kender den forventede efterspørgsel, og du ved præcis, hvor meget lager du skal bruge for at opfylde den.

Nu er det tid til at gå på markedet.

Det er dog en vigtig proces at vælge den rigtige leverandør. Der kan trods alt være flere leverandører, som har mulighed for at opfylde dine behov.

Men som vi har konstateret mange gange før, er ikke alle leverandører lige gode. Det kan også være, at du har brug for mere end én.

Det er aldrig en beslutning, der passer til alle størrelser. Der er mange faktorer, du bør overveje, når du vælger leverandør.

Betydningen af de enkelte faktorer afhænger af din virksomhed, dit marked og virksomhedens forventninger.

Men her er et par ting, du bør overveje:

• Kvalitet

  Er materialerne eller komponenterne egnede til formålet? Hvis du har produkter af dårlig kvalitet, har det en meget konkret indvirkning på, hvordan dine kunder opfatter dig.

• Pris

  Er prisen acceptabel i forhold til den kvalitet, der tilbydes? Hvilke mængderabatter, kampagner eller rabatter er der på bordet?

• Leveringstider

  Er den tid, der går mellem bestilling og levering, acceptabel? Det er vigtigt, at du forstår disse parametre for at sikre, at du bestiller på det rigtige tidspunkt og i den rigtige mængde.

  Men du skal også have en vurdering af, hvor sandsynligt det er, at de bliver overholdt. Hvis du ved, at en leverandør har et dårligt ry for ikke at opfylde ordrer til tiden, hvem skal så have skylden, når det sker igen?

• Betalingsbetingelser

  Passer betalingsbetingelserne og -metoderne til dine behov? Hvis noget lyder for godt til at være sandt, er der stor sandsynlighed for, at det er det også.

• Eftersalgssupport

  Hvad sker der, hvis noget går galt? Hvor let er det at komme i kontakt med dem for at få løbende support efter din bestilling? Der er ikke meget mere frustrerende i livet end at blive ladt i venteposition. Og du kan forstærke det i høj grad, når dine kunder står ved døren, og løfterne er blevet brudt.

• Etik

  Opfylder denne leverandør dine og dine kunders etiske standarder? At kalde sig selv en grøn eller miljøvenlig virksomhed betyder intet, hvis du har skruppelløse leverandører. Og hvis folk finder ud af det, vil din PR ikke få store konsekvenser for din virksomhed.

• Andre overvejelser

  Tilbyder leverandøren andre vigtige fordele? F.eks. erfaring, omdømme og garantiperiode?

  Hvad med kommunikation? Eller fleksibilitet? En leverandør, der er nem at have med at gøre, vil gøre livet meget nemmere end en leverandør, som du konstant kommer i konflikt med.

3. Hvor meget kan jeg presse omkostningerne?

Selv efter at du har forhandlet den bedste aftale med din leverandør, er der nogle ting, du kan gøre for at minimere omkostningerne i hele din forsyningskæde.

Målet her er at opnå det højest mulige serviceniveau til de absolut laveste omkostninger i forsyningskæden.

Og det er her, at EOQ kan hjælpe os.

EOQ står for Economic Order Quantity, som er en matematisk model, der bruges i lagerstyring til at bestemme den optimale ordremængde, der minimerer de samlede omkostninger ved at bestille og opbevare lageret.

EOQ-modellen tager højde for to modstridende faktorer: bestillingsomkostningerne, som stiger med antallet af ordrer, og lageromkostningerne, som stiger med lagerbeholdningen.

Ved at finde den mængde, der afbalancerer disse omkostninger, hjælper EOQ-modellen med at bestemme den optimale ordrestørrelse, der minimerer de samlede omkostninger ved lagerstyring.

4. Hvad skal jeg gøre i tilfælde af afbrydelser?

Det er alt sammen godt og vel. Men som vi fremhævede i indledningen, er forstyrrelser en normal del af supply chain management.

Der er mange grunde til, at der kan være en ubalance mellem udbud og efterspørgsel.

Leverancer svigter, hvilket kan skyldes en fabrikslukning eller et fragtskib, der synker, eller dårlige leverandørpræstationer.

Eller efterspørgslen er anderledes end forventet.

Hvad sker der så, når udbuddet ikke kan opfylde efterspørgslen?

Lad os starte med at se på business-as-usual-grundlaget.

Forestil dig, at dine leverandører normalt er meget pålidelige og tilbyder leveringstider på 12 uger. Så hvis du afgiver en ordre i uge 10, vil din levering ankomme i uge 21.

For at gøre tingene enkelt, er dine detailkunder også konsekvente med en gennemsnitlig ugentlig efterspørgsel på 1000 enheder.

Men hvad sker der, hvis en af dine hovedleverandører pludselig bliver ramt af strejker eller fabriksbrand?

Med det samme falder produktionen.

Som reaktion på denne reducerede kapacitet har din leverandør intet andet valg end at forlænge leveringstiden til 15 uger eller helt at gå glip af ordren. Selv en længere leveringstid af denne art er ofte mere fordelagtig end slet ikke at få ordren

Men hvor længe kan det vare ved?

Men da afbrydelsen sandsynligvis vil vare i uger eller endda måneder, står jeres virksomheder nu over for nogle store forsyningsproblemer. I står over for et virkeligt dilemma.

Når din næste ordre ankommer, vil du allerede være løbet tør for lagerbeholdning. Og tænk bare på alle de restordrer.

Så snart du hører, at din ordre bliver forsinket, fordobler du naturligvis din ordre den næste uge for at sikre forsyningen.

Hvis din leverandør har produktionsproblemer, vil du trods alt gerne sikre dig, at du får så meget lager som muligt. Det sidste, du ønsker, er, at din konkurrent skal “stjæle” dette begrænsede udbud.

Men din leverandør kan ikke på magisk vis skabe ekstra kapacitet.

Hvis der er noget, sætter din ekstra ordre din leverandør under endnu større pres, og leveringstiden forlænges endnu mere. Når din(e) ordre(r) ankommer, har du mistet flere ugers salg på grund af udsolgte varer. Men endnu mere bekymrende er det, at du nu har et stort overskudslager.

Det nemmeste er at gå i panik – måske er det derfor, at den såkaldte bullwhip-effekt er så stor en udfordring i dag.

Hvad er den rigtige måde at håndtere forsyningsafbrydelser på?

Trin 1: identificer dine vigtige produkter

Ligesom med leverandører er det ikke alle produkter, der er lige gode.

For nogle produkter kan enhver afbrydelse være en situation, hvor det handler om liv eller død. Uanset om det er forretningsliv og død eller virkeligt liv og død.

For andre er en leverandørforsinkelse måske knap nok værd at tænke på.

Som vi vil komme ind på i de næste par punkter, kan det være dyrt og tidskrævende at reagere på forsyningsafbrydelser. Derfor bør du prioritere de produkter, der betyder mest, først.

Top tip: Klik her for at læse vores guide til sortimentsplanlægning for at finde ud af, hvordan du prioriterer dit produktsortiment.

Trin 2: Kortlæg risikoen

Forskellige elementer vil blive påvirket på forskellige måder. Nogle produkter vil måske slet ikke blive påvirket.

Derfor bør du fokusere på de produkter, der har den største risiko for problemer med tilgængelighed.

Du bør f.eks. prioritere de produkter, der enten allerede er udsolgt eller sandsynligvis vil være udsolgt, inden den næste levering ankommer.

Så igen skal du opdele dine produkter i følgende kategorier:

Trin 3: Bestem den bedste fremgangsmåde

Hvis du allerede har problemer med lagerbeholdningen, er det absolut værste, du kan gøre, at misbruge det lager, du har på lager.

Det betyder, at vi skal forvalte de knappe lagre meget omhyggeligt. Men selv i så fald kan man kun nå langt og er måske kun effektiv på kort sigt.

Der er nogle få pragmatiske skridt, du kan tage for at mindske forsyningsafbrydelser:

Mulighed 1: Sluk forstyrrelsen

Det betyder i bund og grund, at du analyserer risikoen og beslutter, at den bedste fremgangsmåde er at vente på, at forstyrrelsen løser sig selv. Det sidste, du ønsker at gøre, er dog at efterlade en kunde skuffet.

Hvis du lider af ekstrem mangel på lagerbeholdning, er der måske ikke nok lagerbeholdning til alle. Derfor er det vigtigt at samarbejde med kunderne for at styre forventningerne.

Måske kunne du genforhandle leveringstidspunkterne? Måske kunne du tilbyde et alternativt produkt?

Uanset hvad, er kommunikation afgørende.

Mulighed 2: Fremskynde bestillingen

Omkring 90 % af den internationale varehandel foregår ad søvejen. Ulempen ved søtransport er, at der er meget længere leveringstider end ved andre transportformer.

Men hvis din leverandør har lageret på lager, kan du forkorte leveringstiden ved at sende lageret via luftfragt.

På den positive side kan dette forkorte leveringstiden fra måneder til uger eller endda dage.

Men vær opmærksom på, at omkostningerne ved at ekspedere luftfragt er eksponentielt højere end ved alle andre transportformer. Derfor er det ikke noget, du ønsker at bruge som dit primære distributionsmiddel.

Mulighed 3: Sikre alternative forsyninger

Hvis du ikke kan sikre dig tilgængelighed hos eksisterende leverandører, er det på tide at kigge andre steder hen.

For visse produkter kan det være let at skaffe lagerbeholdning fra nye leverandører. Men for andre mere specialiserede produkter er det måske ikke så enkelt.

Her skal du måske være lidt kreativ og arbejde med flere leverandører for at sikre en stabil forsyning.

Det er vigtigt, at der er tale om en velovervejet beslutning.

Kan den alternative leverandør leve op til det kvalitetsniveau, som dine kunder forventer? Kan leverandøren levere inden for en acceptabel leveringstid? Kan leverandøren opfylde dine krav til lagerbeholdningsmængde? Ligger de dermed forbundne omkostninger inden for budgettet?

Alle vigtige spørgsmål, som du skal besvare, før du brænder din bros nuværende forsyningsgrundlag.

5. Hvordan kan du overvåge dine resultater for at skabe grundlaget for løbende forbedringer?

Som vi fastslog øverst i denne artikel, er din forsyningskæde kun så stærk som dens svageste led. Og det omfatter de leverandører, som du kan regne med.

Mens gode leverandører kan få din virksomhed til at fungere uden bekymringer, kan dårlige leverandører hurtigt ødelægge din forretning. Nogle gange med skader, der er uoprettelige.

På samme måde kan du ikke bare bedømme dine leverandører ud fra dagens benchmarks. Dine leverandører skal være stærke og egnede nu, men også robuste nok til fremtiden.

De skal kunne støtte dine mål og vækstplaner. Uanset om det betyder innovation eller blot ekspansion.

Det er langt fra strategisk at søge nye leverandører, hver gang du ønsker at vokse. Og selv om manglende leverancer er et indlysende problem, er det ikke alle problemer, der er lige lette at få øje på.

Det er derfor, du har brug for solide KPI’er.

Hvordan klarer de sig? Er der plads til forbedringer? Er kommunikationslinjerne klare og åbne? Gør du din del for at hjælpe dem på vej?

Robuste KPI’er kan opdage problemer, når de stadig er et potentiale. Langt før de fysisk materialiserer sig. Og når du først har dem på plads, bliver det meget nemmere at træffe beslutninger på deres vegne.

Top tip: Find ud af, hvordan du kan opstille mere effektive KPI’er for leverandører lige her.

Afsluttende overvejelser og konklusioner

Hvis du er nået så langt, har du forhåbentlig nu en omfattende forståelse af mekanikken i forsyningsplanlægning.

Vi udforskede de grundlæggende ting. Vi har set på de specifikke forsyningsplanlægningsprocesser. Og vi har også set på, hvad der sker, når din virksomhed rammes af uventede forstyrrelser.

Nu er det tid til at anvende disse tips og tricks i din egen virksomhed!